Sunteți conform cu ERISA? Urmați această listă de verificare

Multe companii oferă o anumită formă de plan de pensionare calificat și, făcând acest lucru, intră sub îndrumările de guvernanță din Legea din 1974 privind securitatea veniturilor pentru pensionarea angajaților, mai bine cunoscută sub numele de ERISA. ERISA stabilește linii directoare și standarde minime concepute pentru a proteja angajații companiilor din sectorul privat care participă la planuri de pensii și asistență socială.Întreprinderile care administrează un plan de pensionare calificat, care nu sunt pe deplin conforme cu ERISA, ar putea fi supuse unor penalități costisitoare.

Dacă planul dvs. de pensionare a angajaților oferă un viitor venit de pensionare sau permite angajaților să amâne câștigurile pentru pensionare, atunci acesta este un plan ERISA.În calitate de angajator care oferă aceste beneficii ale planului ERISA, de asemenea, ERISA vă consideră un fiduciar desemnat care își asumă responsabilitatea administrării acestor planuri și, la fel, răspunderea în cazul în care planurile dvs. nu respectă orientările și standardele stabilite de ERISA.

Chei de luat masa

• ERISA pune în aplicare reguli care împiedică fiduciarii planurilor de pensii să utilizeze în mod abuziv activele planului și stabilește standarde minime pentru participare, dobândire, acumulare de beneficii și finanțarea planurilor de pensii.
• Firmele care oferă angajați planuri de pensionare calificate trebuie să fie conforme cu ERISA pentru a menține statutul favorizat de impozite și vor căuta adesea un administrator terță parte pentru a se asigura că sunt îndeplinite toate liniile directoare.
• Conformitatea ERISA implică atât proceduri de pornire, cât și menținerea cerințelor continue.

Conformitatea cu ERISA

Respectarea cerințelor de conformitate ERISA nu trebuie să fie prea împovărătoare. Deși există o mulțime de cerințe, un bun administrator terț (TPA) poate suporta o mare parte din sarcină. Multe dintre cerințe sunt bazate pe calendar, necesitând depunerea formularelor în termenele specifice.

Aceste date-limită formează o listă de verificare care poate fi gestionată de un TPA sau de un personal de resurse umane. Alte cerințe trebuie îndeplinite pe o bază ad hoc, după cum impun circumstanțele.

Lista de verificare a calendarului ERISA

Administrarea planurilor 401 (k) implică efectuarea anumitor sarcini de conformitate ERISA conform unui program anual. Acestea sunt cele mai frecvente sarcini care ar trebui să facă parte din listele de verificare ale majorității companiilor.

1. Primul trimestru al anului planului : furnizați declarații de beneficii pentru trimestrul al patrulea participanților la plan nu mai târziu de 45 de zile de la sfârșitul trimestrului. Faceți contribuțiile angajatorului din anul anterior pentru o deducere fiscală care să fie luată în calcul în anul precedent.
2. Al doilea trimestru : furnizați declarații de beneficii în primul trimestru participanților la plan. Distribuiți amânările în exces efectuate peste limita IRC Secțiunea 402 (g). Pentru participanții la plan care împlinesc vârsta de 72 de ani în anul precedent, distribuiți distribuțiile minime necesare în primul an(RMD).
3. Al treilea trimestru : furnizați declarații de beneficii în al doilea trimestru. Depuneți formularul 5500 pentru anul precedent sau depuneți formularul 5558 pentru o prelungire de 2,5 luni. Dacă documentul planului a fost modificat în cursul anului precedent, distribuiți o nouădescriere sumară a planului participanților la plan. Distribuiți un raport anual sumar pentru anul anterior participanților la plan.
4. Al patrulea trimestru : furnizați declarații de beneficii în al treilea trimestru. Trimiteți notificările aplicabile participanților, inclusiv tranșe sau modificări ale unui plan port sigur 401 (k), alternativă de investiții implicită calificată (QDIA) sau înscriere automată. Corectați eventualele eșecuri ale testului ADP / ACP și plătiți 10% accize.

Cerințe ERISA în curs

Unele cerințe ERISA sunt în curs de desfășurare ca parte a administrării planului sau declanșate de apariții. Mai jos sunt câteva dintre cele mai frecvente notificări și linii directoare pe care trebuie să le urmeze firmele care respectă ERISA:

• Aderarea la documentul planului: asigurați-vă că managementul planului respectă în permanență termenii documentului planului. IRS consideră că orice eșec de a respecta cu strictețe termenii documentului planului este un defect operațional, care, dacă nu este remediat, poate duce la descalificarea planului.
• Dezvăluirea anuală a taxei pentru participanți: toți angajații eligibili ai planului, angajații reziliați și beneficiarii cu un sold de cont trebuie să primească o divulgare a taxei de participare la fiecare 12 luni.
• Notificare privind modificarea planului : Participanții trebuie să fie informați cu privire la orice modificare a planului cu 30-90 de zile înainte de data efectivă a modificării.
• Oportunitatea de a vă înscrie: Toțiangajații care au îndeplinit cerințele privind vârsta și serviciile planului trebuie să aibă posibilitatea de a se înscrie. Aceștia ar trebui să primească toate formularele și instrucțiunile necesare împreună cu o descriere sumară a planului și orice notificare aplicabilă a participantului.
• Respectarea împrumuturilor : asigurați-vă că împrumuturile restante sunt rambursate în conformitate cu condițiile de politică ale planului și cu biletul la ordin al debitorilor.
• Depozite la timp: asigurați-vă că amânările angajaților și plățile împrumuturilor sunt depuse la timp, de obicei în același timp cu depozitele de impozite pe salarii.
• Efectuați menaj trimestrial: încasați soldurile conturilor mici pentru angajații încetați. Procesați implicitele împrumuturi și utilizați orice confiscări nealocate.

Deși majoritatea acestor cerințe pot fi gestionate de un TPA, sponsorul planului angajatorului are datoria fiduciară de a se asigura că sunt îndeplinite și efectuate corect.