Confirmare negativă
Ce este o confirmare negativă?
Confirmarea negativă este o scrisoare sau un document prin care se solicită ca destinatarul să răspundă expeditorului numai dacă a existat o problemă cu conținutul mesajului sau dacă destinatarul a dorit să renunțe la evenimentul adresat scrisorii.
Scrisorile de confirmare negative pot fi utilizate în multe tipuri de situații comerciale și sunt adesea utilizate în industria serviciilor financiare. Scopul comunicării este de a reduce numărul de răspunsuri primite de o organizație ca răspuns la o scrisoare trimisă bazei sale de clienți. Într-o situație de comunicare negativă sau de consimțământ negativ, compania sau entitatea care trimite mesajul primește doar răspunsuri din voturile „nu”, spre deosebire de răspunsurile tuturor, indiferent de opinia lor.
O confirmare negativă poate fi contrastată cu o confirmare pozitivă.
Chei de luat masa
- Confirmarea negativă este o cerere care ar trebui să invoce un răspuns numai dacă există probleme sau preocupări restante care trebuie soluționate.
- Dacă nu există probleme, nu este trimis niciun răspuns, iar absența acestui răspuns servește ca o confirmare negativă.
- Scrisorile de confirmare negative sunt adesea folosite în industria serviciilor financiare, inclusiv contabilii care doresc să verifice informațiile financiare ale unui client.
- Confirmările negative, spre deosebire de cele pozitive, ajută la reducerea numărului de corespondențe primite, sporind eficiența și reducând risipa.
Înțelegerea confirmărilor negative
Confirmările negative sunt adesea folosite de auditori și implică un document trimis unui eșantion de clienți ai unei companii, cerându-le să răspundă numai dacă găsesc o discrepanță între cărțile lor și contul înregistrat în situațiile financiare ale companiei care este auditată. Confirmarea negativă este de obicei utilizată atunci când controalele contabile ale unei companii au avut istoric foarte puține erori și, prin urmare, sunt considerate a fi puternice. Companiei i se cere să verifice din nou numerele și să confirme doar dacă există o discrepanță.
Trimiterea unei confirmări negative, spre deosebire de o confirmare pozitivă, care necesită un răspuns, poate economisi timp care ar fi cheltuit urmărind răspunsurile și urmărind cu destinatarii care nu răspund. Confirmarea negativă este doar o modalitate pentru un contabil de a se asigura că ambele companii raportează aceleași numere.
Exemple de confirmări negative
Confirmările negative au multe aplicații care includ atât contabili, cât și companii de servicii financiare.
Planuri de pensionare a angajaților
Scrisorile de confirmare negative sunt adesea trimise cu planuri 401 (k) care au o caracteristică de escalare automată. Odată cu escaladarea automată, procentul din salariul unui angajat contribuit la fiecare perioadă de plată este automat crescut în fiecare an.
Intenția acestei rate de economii care crește automat este de a ajuta oamenii să economisească mai mulți bani pentru pensionare. Cu aproximativ o lună înainte ca escaladarea să aibă loc, înregistratorul trimite o confirmare negativă sau o scrisoare de consimțământ negativ. Scrisoarea informează participantul că creșterea contribuției va avea loc cu excepția cazului în care participantul contactează persoana de evidență 401 (k) și optează pentru a-și menține rata actuală de contribuție.
Contabilitatea veniturilor
O cerere negativă poate fi utilizată și pentru a contabiliza vânzările la un producător de mașini. Conform cărților, producătorul a vândut 200 de mașini către reprezentanță pentru un venit total de 6 milioane de dolari. Scrisoarea de confirmare negativă ar indica că, dacă cifra de 6 milioane de dolari ar fi corectă, nu este nevoie să răspundem. Cu toate acestea, dacă suma veniturilor ar fi de numai 5 milioane de dolari, producătorul ar trebui să notifice contabilului discrepanța din registrele reprezentanței.
Confirmările negative reprezintă un mod profesional de a spune „nu-mi răspunde decât dacă există o problemă”.