Achiziții centrale

Ce este achiziția centralizată?

Achizițiile centrale sunt un departament din cadrul unei companii sau organizații care este responsabil pentru efectuarea tuturor achizițiilor necesare. Achizițiile centrale funcționează cu alte departamente și agenții pentru a consolida comenzile de produse pentru a utiliza economii de scară pentru a primi prețuri mai ieftine.

În plus, organizațiile folosesc un departament central de achiziții pentru a simplifica un buget de achiziții sau pentru a menține cheltuielile organizației într-o locație centralizată care poate fi verificată pentru discrepanțe și auditată mai ușor.

Chei de luat masa

• Achizițiile centrale sunt o unitate de afaceri care face toate achizițiile pentru o organizație, adesea mai potrivite pentru corporațiile mari cu diverse locații.
• Unele avantaje ale achizițiilor centrale includ reducerea muncii redundante, scăderea costurilor asociate cu instruirea și sprijinirea personalului suplimentar și un control mai bun.
• Unele dezavantaje ale achizițiilor centrale includ complexitatea crescută, livrările întârziate și renunțarea la reducerile locale.

Înțelegerea achizițiilor centrale

Folosirea unui departament central de achiziții face parte dintr-o strategie organizațională care vizează eficiența. În timp ce consolidarea poate permite organizației să comande mărfuri în cantități mai mari și să reducă costurile, poate, de asemenea, să încetinească procesul de achiziții și să împiedice angajații să primească la timp materialele de care au nevoie. Planificarea centralizată poate duce la birocrație mai birocratică care poate împiedica inovația, împiedicând departamentele emergente să obțină materialele de care au nevoie.

Achizițiile centrale pot funcționa mai bine pentru organizațiile mai mari, care sunt mai puțin răspândite geografic. Este posibil să nu aibă sens pentru companiile mai mici să se angajeze într-o strategie centrală de cumpărare, având în vedere costurile asociate cu tehnologia îmbunătățită și personalul suplimentar.

Avantajele și dezavantajele achizițiilor centrale

Achizițiile centrale, în special în întreprinderile mari, geografice diverse, oferă câteva avantaje cheie. Totuși, chiar și cu avantajele considerabile, achizițiile centrale – atunci când sunt executate prost sau utilizate greșit – pot avea unele dezavantaje:

Avantaje

• Evită duplicarea sau redundanța eforturilor, ceea ce înseamnă costuri mai mici și procese standardizate

• Permite un control mai cuprinzător și optimizarea inventarului

• Reduce numărul total de angajați necesar și facilitează formarea, ceea ce poate fi văzut în costuri mai mici

• Achiziționarea volumului este activată, ceea ce înseamnă reduceri mai mari și condiții mai bune

• Costuri de livrare potențial mai mici, precum și personalul necesar pentru mutarea și depozitarea mărfurilor

• Permite evidența centralizată a comenzilor și a inventarului

• Permite utilizarea sistemelor computerizate pentru automatizarea procesului de cumpărare, precum și integrarea acestuia cu controlul stocurilor și contabilitate

• Oferă furnizorilor un contact cunoscut și centralizat, care poate duce la economii de costuri și timp

• Poate permite personalului de achiziții să dezvolte relații mai bune cu furnizorii, ceea ce poate duce la o mai mare colaborare și sugestii de economisire a costurilor

Dezavantaje

• Poate deveni prea mare sau prea complex pentru a fi rulat eficient

• Poate fi o întârziere în livrarea bunurilor esențiale, deoarece acestea ar trebui să provină dintr-o locație centrală

• Are locații răspândite pe scară largă într-o regiune sau țară, este posibil să nu poată profita de reducerile locale

• Poate duce la subinvestiții și, prin urmare, la ineficiență