Nota de debit
Ce este o notă de debit?
O notă de debit este un document utilizat de un vânzător pentru a informa cumpărătorul cu privire la obligațiile curente ale datoriilor sau un document creat de un cumpărător la returnarea bunurilor primite cu credit. Nota de debit poate oferi informații cu privire la o factură viitoare sau poate servi ca memento pentru fondurile datorate în prezent. Pentru articolele returnate, nota va include creditul total anticipat, un inventar al articolelor returnate și motivul returnării acestora.
Chei de luat masa:
- O notă de debit este separată de o factură și informează cumpărătorul cu privire la obligațiile curente.
- O notă de debit este, de asemenea, un document creat de un cumpărător la returnarea bunurilor primite cu credit.
- În cazul articolelor returnate, nota va arăta suma creditului, inventarul articolelor returnate și motivul returnării.
Cum funcționează o notă de debit
O notă de debit, cunoscută și sub numele de notă de debit, este utilizată în general în tranzacțiile între companii. Astfel de tranzacții implică adesea o extindere a creditului, ceea ce înseamnă că un vânzător trimite o expediere de bunuri către o companie înainte de achitarea costului cumpărătorului. Nota spune cumpărătorului că vânzătorul și-a debitat contul. Deși bunurile reale se schimbă de mână, banii reali nu sunt transferați până la emiterea unei facturi efective. Debitele și creditele sunt înregistrate în schimb într-un sistem de contabilitate pentru a urmări stocurile și plățile datorate.
Notele de debit sunt separate de facturi, deoarece sunt în general formatate ca litere și este posibil să nu necesite plata imediată. Acest lucru este adevărat atunci când nota de debit este utilizată pentru a informa cumpărătorul cu privire la viitoarele obligații de creanță pe baza sumelor care nu au fost încă facturate oficial.
Forme alternative de note de debit
Unele companii folosesc note de debitare pentru a factura articole care nu sunt activitatea lor principală. De exemplu, dacă o companie subînchiriază o parte din spațiul de depozitare, ar putea emite o notă de debit pentru chirie. Notele de debit ar putea fi, de asemenea, utilizate pentru a corecta greșelile din facturi. De exemplu, dacă un client este sub facturat pe o factură, ar putea fi emisă o notă de debit pentru suma lipsă care ar fi trebuit să fie facturată.
În plus față de formatul scrisorii, notele de debit pot fi furnizate și ca chitanțe de expediere cu bunurile primite. Deși se poate menționa suma datorată, nu se așteaptă plata până când nu se transmite cumpărătorului o factură oficială. Acest lucru poate permite cumpărătorului posibilitatea de a returna bunurile, dacă este necesar, fără a mai fi nevoie să furnizeze plata.
Unele note de debit pot fi trimise ca cărți poștale informative care servesc doar ca un memento al datoriei acumulate de cumpărător. Acest lucru poate fi util în cazurile în care vânzătorul nu este sigur dacă a fost primită sau revizuită o factură originală. Cartea poștală poate conține, de asemenea, informații despre modul în care poate fi decontată datoria, cum ar fi informațiile de contact relevante.
Note de debit ca documente opționale
Nu toate companiile aleg să trimită note de debit cumpărătorilor cu obligații restante sau în așteptare. În general, un vânzător fie îl consideră o practică comercială standard și îl folosește conform procedurilor interne, fie nu îl folosește deloc. În unele cazuri, un cumpărător poate solicita un document cu informațiile conținute într-o notă de debit pentru a îndeplini cerințele interne de evidență.