Confirmare pozitivă

Ce este confirmarea pozitivă?

Confirmarea pozitivă este o anchetă de audit care solicită clientului să răspundă, confirmând acuratețea unui articol. Confirmarea pozitivă necesită dovada acurateței prin afirmarea faptului că informațiile originale au fost corecte sau prin furnizarea informațiilor corecte, dacă sunt incorecte.

Chei de luat masa

• Confirmarea pozitivă este o anchetă de audit care solicită clientului să răspundă, confirmând acuratețea unui articol.
• Confirmarea pozitivă necesită dovada acurateței prin afirmarea faptului că informațiile originale au fost corecte sau prin furnizarea informațiilor corecte, dacă sunt incorecte.
• Confirmările pozitive sunt utilizate pentru a verifica sumele pasivelor, investițiilor, conturilor bancare, creanțelor și datoriilor.

Înțelegerea confirmării pozitive

Confirmarea pozitivă face parte din procedurile de confirmare pe care auditorii le utilizează pentru a confirma anumite informații. Destinatarul scrisorii trebuie să răspundă pentru a confirma exactitatea sau a furniza informații și să le trimită înapoi auditorului. Câteva exemple de informații solicitate de la auditori includ confirmarea următoarelor:

• Sumele și descrierile diferitelor tipuri de datorii
• Informații despre cont bancar, inclusiv solduri
• Sume și tipuri de inventar
• Investiții sau valori mobiliare
• Copii ale facturilor de vânzare pentru a se asigura că s-au făcut vânzări
• Informații sau copii ale facturilor de expediere pentru a se asigura că produsele au fost expediate

Analiza confirmării

Conturi utiliza, de asemenea scrisori de confirmare pozitive pentru a verifica conturile de plătit și conturi de încasat sau companii. Datoriile de credit sunt datorii pe termen scurt datorate de companii către furnizorii lor. Creantele reprezinta banii datorati de clientii unei companii pentru vanzarea de bunuri. Creanțele și datoriile au de obicei termeni de plată de 30, 60 sau 90 de zile – ceea ce înseamnă că o plată trebuie efectuată în acest interval de timp.

Un auditor poate verifica acuratețea înregistrărilor de creanțe examinate, determinând dacă înregistrările reflectă cu exactitate tranzacțiile care au avut loc între companie și clienții săi. Contactarea directă a clienților îi ajută pe auditori să verifice dacă există într-adevăr conturile listate, că soldurile afișate ca datorate sunt corecte și că plățile marcate ca primite sunt adevărate.

Creanțele de creanță sunt active pe termen scurt și pot fi utilizate de companii ca garanție pentru obținerea de împrumuturi sau finanțare de la bănci. Prin urmare, este important ca creanțele să fie auditate pentru a confirma că vânzările au fost efectuate, precum și pentru a confirma că fondurile din vânzări sunt colectate la timp.

În cazul în care o companie dorește să își auditeze evidențele de plată a conturilor, trebuie să revizuiască orice fonduri de ieșire asociate cu obligațiile datoriei sau cu plățile creditorilor. Procesul poate necesita o revizuire a facturărilor și o reconciliere a acestor sume cu plățile înregistrate ca fiind efectuate. În plus, compania poate alege să potrivească sumele menționate anterior cu retragerile efective din conturile de plăți pentru a confirma exactitatea.

Multe startup-uri fintech au apărut pentru a rezolva digitalizarea acestui proces. Taulia, Tipalti, C2F0 și Liquidx sunt toate nume care operează soluțiile de digitalizare a datoriilor și a creanțelor conturilor. Aceste servicii deschid ușile simplificării, precum și provocările pentru audit și chestiunile de confirmare pozitivă.

Confirmare pozitivă vs. negativă

În timp ce confirmarea pozitivă necesită informații justificative în ciuda acurateței înregistrărilor originale, confirmarea negativă necesită un răspuns numai dacă există o discrepanță. În timpul unei cereri de confirmare negativă, unei companii i se poate cere să confirme că soldul contului este listat la o anumită sumă, cum ar fi 100.000 USD. Dacă soldul contului curent este de 100.000 USD, nu este necesară nicio acțiune suplimentară. 

Dacă soldul diferă, trebuie furnizate informații suplimentare pentru a explica diferența. Scrisorile de confirmare negative sunt de asemenea utilizate pentru a stabili dacă destinatarul dorește să renunțe la un eveniment prezentat în scrisoare.

Confirmarea negativă este mai frecvent utilizată dacă înregistrările individuale sau comerciale sunt considerate, în general, extrem de precise. De obicei, compania care primește o confirmare negativă se crede că are cerințe interne și practici comerciale stricte. Drept urmare, confirmarea negativă este mult mai puțin costisitoare și necesită mult timp pentru auditori, deoarece aceștia trebuie, de obicei, să trimită o singură scrisoare.

În schimb, cererile de confirmare pozitivă sunt mai implicate, deoarece trebuie furnizate înregistrări financiare, chiar dacă informațiile originale din scrisoare erau corecte. De asemenea, cererile de confirmare pozitivă sunt mai susceptibile de a fi utilizate în cazul în care cărțile companiei sunt suspectate de erori. Cu toate acestea, o scrisoare de confirmare pozitivă este mai frecventă în tranzacțiile complexe, deoarece este mai precisă și asigură faptul că toată lumea se află pe aceeași pagină – sau are aceleași informații financiare. În împrumuturi, de exemplu, auditorii folosesc confirmări pozitive către bănci și companii pentru a stabili valoarea exactă a unei datorii.

Ca rezultat, o confirmare pozitivă tinde să fie o reprezentare mai bună a informațiilor financiare decât o confirmare negativă, deoarece este o cerere explicită care a fost returnată de către destinatar. Dacă apare o dispută, o confirmare pozitivă reprezintă dovada fizică a faptului că informațiile au fost confirmate.

Exemplu de confirmare pozitivă

Dacă o persoană fizică sau o entitate comercială este selectată pentru un audit de către Serviciul de venituri interne (IRS), contribuabilul trebuie să producă înregistrări pentru a confirma informațiile enumerate în declarațiile fiscale selectate. Auditul ar putea include o cerere de confirmare pozitivă pentru toate sursele de venit, verificarea deducerilor aplicabile luate și dovada câștigurilor sau pierderilor solicitate.

Chiar dacă informațiile necesare pentru audit se potrivesc cu cele raportate, toate dovezile trebuie prezentate pentru a satisface cerințele de audit.