Planul de rambursare

Ce este un plan de rambursare?

Un termen generic pentru mai multe tipuri de planuri care rambursează angajații pentru diferite tipuri de cheltuieli legate de muncă. Aceste cheltuieli pot include costuri medicale, auto, de călătorie, masă și divertisment. Planurile de rambursare sunt instituite de angajatori pentru a le permite să plătească pentru o sumă mai exactă a cheltuielilor efectuate de angajați, în loc să trebuiască să ofere o indemnizație largă sau o creștere a compensației pentru a le acoperi.

Înțelegerea planului de rambursare

Planurile de rambursare pot îmbrăca mai multe forme, cum ar fi planurile responsabile și neresponsabile, prestațiile marginale de minimis sau indemnizațiile de călătorie și kilometrajul automobilelor. Angajații nu pot lua deduceri personale de niciun fel pentru cheltuielile care sunt acoperite în cadrul unui plan de rambursare. Angajații trebuie să prezinte înregistrări detaliate în mod adecvat ale cheltuielilor prin jurnale sau chitanțe pentru ca angajatorii să poată deduce rambursările.

Publicația IRS 535, Cheltuieli de afaceri, prevede următoarele: „Pentru a fi deductibilă, o cheltuială de afaceri trebuie să fie atât obișnuită, cât și necesară. O cheltuială obișnuită este una care este comună și acceptată în industria dvs. O cheltuială necesară este una care este utilă și adecvată pentru comerțul sau afacerea dvs. O cheltuială nu trebuie să fie indispensabilă pentru a fi considerată necesară.

Anumite state precum California solicită angajatorilor să ramburseze cheltuielile rezonabile legate de muncă ale angajaților, iar orice rambursare a cheltuielilor primite nu trebuie raportate ca salarii sau venituri. Dar pentru ca acest lucru să se întâmple, angajatorii trebuie să stabilească în prealabil un plan responsabil responsabil, iar angajații depun cheltuieli documentate corespunzător în cadrul planului respectiv. Aceasta este pentru a se asigura că evidențele cheltuielilor sunt păstrate în mod corespunzător în timp util și corect. Multe întreprinderi au contabili sau consilieri de muncă care justifică cheltuielile și asigură raportări și deduceri corecte.

O defalcare a unor exemple comune de cheltuieli la locul de muncă care ar necesita rambursarea angajatorului includ următoarele:

• Transport: Costul oricărei călătorii legate de muncă, inclusiv cheltuielile cu vehiculele, mesele, cazarea și orice cheltuieli de divertisment care îndeplinesc criteriile detaliate înPublicația 463 a IRS, Călătorii, Divertisment, Cadouri și Cheltuieli cu mașina. Un număr mare de angajatori va rambursa angajații care își folosesc vehiculele personale pentru cauze comerciale la o rată standard a kilometrajului, care este stabilită anual de IRS. De exemplu, rata standard de kilometraj federal pentru afaceri în 2021 este de 56 de cenți pe milă (57,5 cenți pe milă pentru 2020). În general, cheltuielile de navetă de rutină între casa și locul de muncă ale unui angajat nu sunt considerate rambursabile.
• Consumabile : Orice bunuri necesare achiziționate de un angajat pot fi rambursate la cost, cu condiția ca acestea să fie rambursate în conformitate cu un plan responsabil.
• Mesele și divertismentul : costurile mesei și divertismentului suportate în locuința fiscală a unui angajat sunt rambursabile, dar numai dacă mesele / divertismentul în cauză au scopuri comerciale demonstrabile.