Cerere de propunere (RFP)

Ce este o cerere de propunere (RFP)?

O cerere de propunere (RFP) este un document comercial care anunță un proiect, îl descrie și solicită oferte de la contractanții calificați pentru a-l finaliza. Majoritatea organizațiilor preferă să își lanseze proiectele folosind RFP-uri, iar multe guverne le folosesc întotdeauna.

Atunci când se utilizează o cerere de ofertă, entitatea care solicită ofertele este responsabilă de evaluarea fezabilității ofertelor depuse, starea financiară a companiilor ofertante și capacitatea fiecărui ofertant de a întreprinde proiectul.

Chei de luat masa

• O cerere de propunere (RFP) este un anunț de proiect publicat public de o organizație care indică că sunt solicitate oferte pentru contractanți pentru finalizarea proiectului.
• RFP definește proiectul, atât pentru compania care îl emite, cât și pentru companiile care răspund la acesta.
• Cererea de oferte descrie proiectul, obiectivele sale și organizația care îl sponsorizează și prezintă procesul de licitare și termenii contractului.
• RFP-urile sunt utilizate de majoritatea agențiilor guvernamentale și de multe companii și organizații private.
• Alternativa este un proces mai puțin formal care ar putea să nu identifice cel mai bun furnizor și cel mai bun plan pentru realizarea unui proiect.

Înțelegerea unei cereri de propunere (RFP)

RFP-urile sunt utilizate pentru proiecte complexe, necesitând adesea un număr de subcontractanți. Acestea descriu organizația care emite cererea de ofertă, domeniul de aplicare al proiectului și criteriile de evaluare a intrărilor. De asemenea, acestea prezintă procesul de licitare și condițiile contractuale.

Cererile includ o declarație de lucru care descrie sarcinile care trebuie îndeplinite de ofertantul câștigător și calendarul pentru finalizarea lucrării.

Ofertele de preț recomandă, de asemenea, ofertanții cu privire la modul de pregătire a propunerilor, cu îndrumări specifice cu privire la modul în care ofertele ar trebui formatate și prezentate. În general, acestea includ instrucțiuni cu privire la informațiile pe care trebuie să le includă ofertantul și formatul dorit.

---

Propunerea nu ar trebui să fie atât de detaliată încât să împiedice creativitatea antreprenorului, sau atât de vagă, încât contractantul să rămână neîncetat.

Majoritatea RFP-urilor sunt emise de agenții guvernamentale și alte organizații din sectorul public. În general, li se cere să deschidă concurența între companiile private și să elimine părtinirea din proces. Agențiile doresc să se asigure că obțin cea mai mică ofertă și cea mai competitivă.

Cu toate acestea, orice organizație privată sau publică poate lansa o cerere de ofertă pentru a obține mai multe oferte și o varietate de perspective asupra proiectului.

De exemplu, o companie care dorește să-și schimbe procesul de raportare dintr-un sistem pe hârtie într-un sistem pe computer poate face o cerere de propunere pentru hardware, software și un program de instruire a utilizatorilor pentru a stabili și a integra noul sistem în Afaceri. Un proces de licitare competitivă le poate oferi o perspectivă mai bună asupra alternativelor disponibile.

Cerințe pentru o cerere de propunere (RFP) 

Agențiile guvernamentale sau alte entități pot fi obligate să emită cereri de propuneri pentru a oferi concurență completă și deschisă și pentru a reduce costurile unei soluții. Acceptarea unei propuneri care răspunde cel mai bine specificațiilor nu poate însemna întotdeauna oferta la cel mai mic preț.

Crearea abilă a unei cereri de propunere poate asigura succesul sau eșecul soluției rezultate. Dacă cerințele specificate sunt prea vagi, este posibil ca ofertantul să nu proiecteze și să implementeze o soluție adecvată pentru problemă. Dacă cerințele sunt prea detaliate și restrictive, inovația ofertanților poate fi limitată.

Procesul de cerere de ofertă începe cu redactarea unei cereri de propunere. Ofertanții examinează solicitarea și trimit sugestii de îmbunătățire. După implementarea feedback-ului, este emisă cererea finală pentru propunere. Ofertanții își prezintă apoi propunerile.

Clientul restrânge selecția la un grup mic de ofertanți și intră în negocieri cu privire la prețuri și detalii tehnice. Clientul poate cere ofertanților rămași să prezinte cea mai bună ofertă finală înainte de a atribui un contract. Contractul este apoi prezentat companiei oferind cea mai bună soluție la această problemă.

Avantajele unei cereri de propunere (RFP)

O cerere de ofertă este, în parte, o reclamă. Anunță că se desfășoară un proiect și deschide ușa candidaților calificați care pot face treaba.

În guvern, cererea de oferte a fost adoptată ca o modalitate de a se asigura că amicismul este eliminat ca factor în recompensarea contractelor. De asemenea, deschide procesul către concurență, care poate fi de așteptat să mențină costurile proiectului mai mici.

Alternativa la o cerere de ofertă este un proces mai puțin formal care necesită un manager de proiect să cerceteze și să identifice potențiali furnizori pentru un proiect.În funcție de cât de exhaustivă este căutarea, răspunsurile potențiale pot fi limitate. Este posibil ca furnizorii noi și răspunsurile inovatoare să fie mai puțin probabil să fie descoperite.

RFP vs. RFQ vs. RFI

O cerere de propunere, o cerere de ofertă și o cerere de informații sunt trei tipuri distincte de documente pe care întreprinderile și alte entități le folosesc pentru a ajunge la comunitatea de afaceri pentru furnizorii sau contractanții pe care aceștia le pot a lucra cu.

• O cerere de propunere, așa cum s-a menționat mai sus, anunță un proiect specific care este planificat și solicită antreprenori capabili să facă treaba.
• O cerere de ofertă (RFQ) este o solicitare trimisă unui număr de furnizori care caută oferte pentru un contract de furnizare a anumitor produse sau servicii. Solicitarea trebuie să specifice calitatea și cantitatea necesară, precum și calendarul dorit de companie sau organizație.
• O cerere de informații (RFI) este o solicitare către furnizori de informații scrise despre produsele și serviciile pe care le pot furniza. Ar putea fi folosit pentru a colecta informații pentru o bază de date de furnizori pentru referințe viitoare.

Exemplu de cerere de propunere (RFP)

Să presupunem, de exemplu, că administrația federală a căilor ferate emite o cerere de propuneri pentru finanțarea, proiectarea, construirea, operarea și întreținerea unui sistem feroviar de mare viteză.

Părțile interesate depun propuneri care îndeplinesc cerințele prezentate în document. Pe baza propunerilor primite până la termen, Departamentul Transporturilor stabilește comisii pentru revizuirea și dezvoltarea ulterioară a propunerilor.

DOT alege propunerea care cuprinde cel mai mult obiectivele sale și angajează compania să realizeze lucrările.

O privire asupra unei cereri de oferte detaliate

Acest exemplu de cerere de ofertă de la o organizație nonprofit arată nivelul de detaliu necesar, în acest caz pentru o revizuire propusă a site-ului web al organizației. Propunerea descrie proiectul, oferă o imagine de ansamblu asupra organizației și definește obiectivele sale pentru site-ul său web. De asemenea, detaliază produsele și serviciile care urmează să fie furnizate și definește în detaliu conținutul, designul și funcționalitatea site-ului web propus.

Eșantionul este furnizat de TechSoup, un site care oferă o bibliotecă de informații despre instrucțiuni și eșantion de oferte de preț pentru organizații non-profit.

Întrebări frecvente despre cererea de propunere (RFP)

Iată răspunsurile la câteva întrebări frecvente despre RFP-uri.

Ce înseamnă RFP?

O cerere de propunere (RFP) este o cerere deschisă de oferte pentru a finaliza un nou proiect propus de companie sau altă organizație care îl emite. Este menit să deschidă concurența și să încurajeze o varietate de propuneri alternative care ar putea fi luate în considerare de către planificatorii proiectului.

Ce sunt cerințele referitoare la oferta de oferte?

Un RFP trebuie să descrie și să definească proiectul în detaliu suficient pentru a atrage răspunsuri viabile.

Ofertantul potențial ar trebui să poată înțelege natura afacerii și obiectivele pe care dorește să le atingă cu proiectul. Proiectul trebuie definit suficient de detaliat pentru ca ofertantul să înțeleagă în mod clar domeniul său de aplicare și toate produsele și serviciile care trebuie furnizate pentru realizarea acestuia. Formatul propunerilor preconizate trebuie, de asemenea, să fie detaliat. Sunt necesare răspunsuri uniforme pentru a compara și a contrasta ofertele.

RFP-urile urmează un format destul de rigid, deși formatul respectiv poate varia între agențiile și companiile care le pregătesc. Acest eșantion de la Centrul de Planificare pentru Excelență din Baton Rouge, Louisiana, prezintă elementele dintr-o cerere de ofertă tipică, care include o introducere și un fundal, o descriere a livrabilelor și informații despre criteriile de selecție.

Care este diferența dintre RFP și RFQ?

Să presupunem că un magazin de hardware își extinde departamentul de consumabile pentru grădinărit și trebuie să găsească furnizorii necesari pentru a-și umple rafturile. S-ar putea să trimită o cerere de ofertă către un număr de potențiali furnizori de produse de grădinărit. Răspunsurile îi vor permite să stabilească o relație cu unul sau mai mulți furnizori de cantitatea și calitatea bunurilor de care are nevoie, la un preț stabilit.

Atunci când o companie sau altă organizație trimite un RFQ, știe exact de ce are nevoie și caută cel mai bun furnizor sau furnizori.

O cerere de ofertă este un proces mai deschis. Compania sau organizația caută contractori calificați pentru a realiza un nou proiect. Proiectul și obiectivele sale sunt definite în detaliu, dar există spațiu pentru creativitate în răspunsuri. De exemplu, o cerere de ofertă pentru un parc pentru copii ar putea permite contractantului să propună aspectul precis, echipamentul și facilitățile pe care le poate conține parcul.

Când ați folosi un RFP?

Companiile mari și mici tind să aibă resurse suficiente pentru a menține operațiunile curente. Dacă vor să ia un nou proiect, nu au nici resursele, nici expertiza la îndemână pentru a-l adăuga la volumul de muncă.

În astfel de cazuri, RFP oferă companiei o modalitate eficientă de a recruta expertiza de care au nevoie pentru a realiza proiectul.

Ce se întâmplă după RFP?

Cererea de oferte este urmată de Ps. Propunerile sunt supuse examinării. În funcție de dimensiunea și domeniul de aplicare al proiectului, această revizuire poate fi un proces pe mai multe niveluri care implică o serie de comitete. Agențiile guvernamentale, în special, nu sunt cunoscute pentru că se mișcă cu abilitate.

Oricât de mult ar dura, procesul de revizuire este utilizat pentru a restrânge propunerile către câțiva finaliști cărora li se poate cere să prezinte informații suplimentare în vederea unei selecții finale și a unei date de începere a proiectului.

Linia de fund 

RFP definește proiectul, atât pentru compania care îl emite, cât și pentru companiile care răspund la acesta. Un RFP bine scris transmite intenția din spatele propunerii și se asigură că rezultatul final va satisface așteptările.

De asemenea, asigură un proces deschis. În mod ideal, mai mulți ofertanți vor răspunde. Acest lucru oferă organizației posibilitatea de a studia o varietate de abordări și prețuri și de a o alege pe cea care satisface cel mai bine nevoile sale.