Sfaturi de gestionare a timpului pentru profesioniștii financiari

Lumea finanțelor a evoluat într-un loc de muncă extrem de competitiv. Deși există doar 24 de ore într-o singură zi, așa cum se spune, timpul înseamnă bani. Prin urmare, gestionarea eficientă a timpului este un avantaj competitiv pentru orice profesionist în domeniul finanțelor care dorește să devină mai productiv și să crească timpul de calitate departe de locul de muncă.

Cu toate acestea, există multe distrageri care vă pot menține la locul de muncă mai mult decât este necesar. Citiți mai departe pentru a afla despre unele dintre aceste pierderi de timp obișnuite și pentru a afla mai multe sfaturi de gestionare a timpului care vă vor face să lucrați mai mult în mai puțin timp.

Chei de luat masa

• Profesioniștii financiari găsesc adesea puțină structură atunci când se întâlnesc cu clienții, plasează tranzacții intermitent pe tot parcursul zilei sau lucrează la analize de date.
• Acest lucru deschide oportunitatea amânării, distragerii și gestionării greșite a timpului.
• Aici, ne uităm la câteva tehnici de gestionare a timpului încercate și adevărate, în special orientate către profesioniștii financiari.

Gaura neagră

Există diverse pierderi de timp care pot absorbi productivitatea. De exemplu, profesioniștii din domeniul finanțelor sunt permanent tentați la multitasking. Să presupunem că sunteți consilier și, între 8:30 și 10 dimineața miercuri, reușiți să realizați următoarele:

• Lucrezi pe o foaie de calcul,
• Dar opriți-vă după ce ați fost întrerupt de două noi mesaje de e-mail,
• Apoi trimiteți șase e-mailuri la rând,
• Urmat de verificarea pozelor de nuntă ale unui prieten de facultate pe Instagram,
• Apoi, acceptați o invitație de ieșire socială a companiei printr-un mesaj Slack,
• Înainte de a trimite două apeluri neașteptate de la potențiali clienți și
• În cele din urmă, sunt forțați să închideți brusc, în timp ce managerul dvs. se oprește pentru a vă reaminti că ați întârziat cinci minute la întâlnirea personalului.

Sună ca o dimineață tipică pentru tine? Dacă da, și mai ales dacă lucrați într-un mediu corporativ plin de viață, cum ar fi o firmă de capital privat sau o bancă de investiții, probabil că vă aflați în nivelul cel mai performant în comparație cu colegii dvs.

Cinci sau zece ani de acum încolo, nimeni nu vă va aminti, nu va avea grijă sau vă va promova pentru toată munca ocupată pe care ați realizat-o. S-ar fi îngrijorat lumii dacă Thomas Jefferson a terminat o mulțime de hârtie, dar nu a ajutat niciodată să scrie Declarația de Independență? Același lucru este valabil și în munca dvs. – organizația dvs. apreciază munca și capodoperele necesare, nu munca ocupată.

Planificare înainte

În fiecare duminică după-amiază, terminați lista „de făcut” a săptămânii viitoare, utilizând de preferință o aplicație sau un serviciu web care se sincronizează pe toate dispozitivele dvs. Evidențiați elementele care sunt absolut critice pentru succesul dvs. la locul de muncă și în viața personală. Cele care nu sunt evidențiate sunt probabil lucruri pe care le puteți delega, întârzia sau evita cu totul.

În finanțe, rezultatele critice includ rapoarte sau cercetări care trebuie să fie corecte și transmise înainte de un termen limită. Organizația dvs. este mai bine deservită dacă vă concentrați asupra îmbunătățirii calității acestor rapoarte, spre deosebire de simpla realizare a unei munci decente, astfel încât să puteți elibera timp pentru elemente non-cheie (cum ar fi răspunsul la e-mailuri cu prioritate redusă sau participarea la o perioadă lungă de timp) -intalnire cu vant).

În mod similar, cu zece minute înainte de a părăsi locul de muncă în fiecare zi, terminați de enumerat elementele de acțiune ale zilei următoare și numărați-le în ordinea importanței și priorității. Din nou, întreabă-te continuu toate lucrurile pe care nu trebuie să le faci cu adevărat – lucrurile care nu îndeplinesc un anumit prag de productivitate.

Multifunctional

Succesul în finanțe se reduce la capacitatea cuiva de a obține întotdeauna rezultate critice și imediate. Care sunt informațiile și datele cruciale pe care se bazează managerii dvs. de finanțe? Ce puteți furniza pentru a vă ajuta organizația și / sau clienții să câștige? Implică transmiterea în timp util a unui raport de audit, calcule exacte ale valorii actuale nete pentru un proiect propus sau asigurarea faptului că formulele din Excel conduc la totaluri agregate adecvate?

La sfârșitul zilei, nimănui nu îi pasă de toate e-mailurile pe care le-ați schimbat, de ședințele clubului social la care ați participat sau de depunerea cronologică a dosarelor în cabinetul dvs. Multitaskingul împiedică în mod constant indivizii să dea tot ce este mai bun în ceea ce privește câteva rezultate critice pe care angajatorii lor le așteaptă cu adevărat de la ei.

Faceți mai întâi elementele de acțiune importante, dificile, urgente și de cea mai mare valoare. Succesul în finanțe poate implica simplitatea metodelor privind modul în care vă abordați sarcinile. Acest lucru poate părea brutal de simplu pentru proaspătul absolvent, bine citit și neinițiat, dar faceți câte un lucru la rând și nu vă opriți până când nu a fost finalizat. Dacă sarcinile tale se referă la un proiect pe termen lung, împarte-l în repere pe termen mai scurt și termină din timp. A face lucruri de la început până la sfârșit elimină ineficiențele costisitoare, deoarece veți evita să începeți în mod constant și să recalibrați pe diferite articole, fără legătură.

Dacă petreceți trei ore în fiecare săptămână pentru sarcini inutile, acest lucru se ridică la aproximativ 150 de ore pe an. Asociatul dvs., la câteva birouri de la dvs., care este mai eficient și oferă 150 de ore mai mult pe an, este probabil să se bucure de câteva promoții și creșteri salariale pe care alții nu le-au primit.

Gestionarea căsuței de e-mail

Mesaje primite sunt o pierdere de timp majoră. Dacă majoritatea e-mailurilor dvs. sunt irelevante pentru sarcinile dvs. imediate la îndemână, atunci vă umpleți sporadic ziua cu informații despre gunoi.

Pentru a evita acest lucru:

• Setați orele prestabilite pentru verificarea e-mailului și verificați căsuța de e-mail nu mai mult de trei sau patru ori pe zi.
• Creați un dosar după program pentru e-mail-uri la care ar trebui să accesați, dar care nu sunt urgente. Acest dosar este deosebit de util pentru a vă întoarce la solicitările importante care pot aștepta câteva zile lucrătoare înainte de a primi un răspuns de la dvs.
• Trimiteți doar cele mai critice e-mailuri în timpul zilei de lucru. Deși este important să rămâi actualizat în cadrul grupului tău, o parte importantă din timpul tău poate fi irosit de colegii neexperimentați sau mai puțin disciplinați, care îți inundă căsuța de e-mail cu mesaje irelevante. Puteți reduce aceste tipuri de e-mailuri fără a răspunde la cele care nu sunt legate de serviciu.
• Goliți căsuța de e-mail înainte de a părăsi locul de muncă. Puteți realiza acest lucru creând dosare legate de proiect în care puteți parca e-mailuri legate de probleme specifice. Menținerea căsuței de e-mail goale vă economisește timp eliminând din atenție mesajele non-core. Dacă există elemente care necesită absolut atenție în următoarele câteva ore sau a doua zi, puneți-le într-un folder urgent.

Câteva alte sfaturi pentru economisirea timpului

Urmăriți cât timp pierdeți cu adevărat

Creați o foaie de calcul simplă care vă permite să introduceți timpul estimat pe care l-ați pierdut în chestiuni banale. Faceți acest lucru zilnic. Pe măsură ce dezvoltați și mențineți acest obicei, vă veți antrena pentru a recunoaște chestiunile neimportante pe măsură ce le întâlniți.

Procesați numai documente pe hârtie o dată

Odată ce acestea sunt procesate, le puteți înregistra, trimite sau le puteți scăpa.

Trimiteți mesaje directe colegilor dvs.

Mersul în jurul biroului dvs. sau între departamente vă poate costa câteva ore pe săptămână – și știm cât de costisitor este anual. Cu excepția cazului în care este o chestiune importantă sau complicată, utilizarea mesajelor directe printr-un sistem de mesagerie corporativă sau un serviciu web aprobat este adesea un mod mai eficient de a obține rapid răspunsuri la o varietate de întrebări.

Știți unde este totul la un moment dat

Aceasta include atât informațiile electronice, cât și cele pe hârtie. Dacă îți prețuiești timpul, nu-l pierde căutând lucruri.

Separați-vă sarcinile în patru categorii:

1. Urgent și important:  cum ar fi rapoartele financiare și contabile cu termene stricte și apropiate.
2. Nu este urgent și important: cum ar fi crearea de rețele în cadrul grupului dvs. financiar, cursuri de instruire etc.
3. Urgent și nu important:  cum ar fi mesaje sporadice din căsuța de e-mail și „înscrieți-vă termenele limită” pentru întâlnirile clubului.
4. Nu este urgent și nu este important: cum ar fi conversații de zece minute de la automat, verificarea fotbalului fantastic etc.

(Evident, ar trebui să vă petreceți cât mai mult din ziua dvs. pe prima categorie.)

Delegat, delegat, delegat

Acesta este ceea ce vă va separa de pachet pe măsură ce vă deplasați în organizație. Gestionați sarcini pe care numai dvs. le puteți executa. Pe măsură ce vă perfecționați abilitățile de gestionare a timpului, în curând vi se vor atribui rapoarte directe. Atribuiți sarcini pe care nu trebuie să le gestionați cât mai mult posibil. Ar trebui să faci doar lucrurile care necesită în mod absolut atenție sau expertiză.

Nu vă gestionați personalitatea

Profesioniștii din domeniul finanțelor ar trebui să posede abilități de gestionare a timpului, dar ar trebui să aibă, de asemenea, relații și bunăvoință cu colegii interni și comunitatea externă. Concentrându-vă exclusiv pe timp vă poate face să păreați abraziv, ceea ce va amâna o mulțime de oameni atunci când se află în jurul vostru, inclusiv în setările de dezvoltare socială și de afaceri. Dacă nu sunteți atenți, veți merge în jur gândindu-vă că sunteți guru-ul gestionării timpului, dar nu veți fi la curent cu ștampila „idiotului social” de pe frunte.

Abilitățile de comunicare, leadership și dezvoltare a afacerilor sunt la fel de importante ca și abilitățile de gestionare a timpului. Pe măsură ce profesioniștii din domeniul finanțelor își dezvoltă cariera, abilitățile de gestionare a timpului nu vor mai fi suficiente pentru a-i ajuta să ajungă la nivelul următor (adică la nivelul executiv).

Linia de fund

Dacă îți prețuiești viața, atunci îți prețuiești timpul. Viața profesională este o sub-componentă a imaginii de ansamblu a vieții tale – nivelul contribuției și serviciilor pe care le poți oferi altora depinde de capacitatea ta de a profita la maximum de timpul finit alocat ție. Amintiți-vă: este lucrurile importante pe care angajatorul dvs. se așteaptă să le îndepliniți în acest sens. Angajatorului tău nu îi va păsa prea mult de orice altceva și nici tu nu ar trebui