Instrumente de top pentru ERP Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning (ERP) este o metodologie orientată spre proces care integrează sistemele utilizate în diferite departamente ale unei companii, permițând un flux ușor și uniform de informații sub controale definite, ajutat de utilizarea aplicațiilor software și a celor mai bune practici definite.
Acest articol descrie instrumentele utilizate în ERP și caracteristicile acestora pentru diferitele funcții pe care le îndeplinesc. Pentru a înțelege mai bine instrumentele, să începem cu cerințele funcționale.
De ce este nevoie de un sistem ERP?
Orice sistem ERP trebuie să îndeplinească următoarele cerințe funcționale.
- Trebuie să fie un sistem unificat, cu aplicații și interfețe ușor de utilizat, care funcționează perfect în mai multe departamente cu accesul controlat necesar
- O bază de date comună (sau baze de date multiple, dar partajate) accesibilă prin diferite aplicații
- Căutați și raportați utilitare pentru a genera rapoarte bazate pe diverși parametri (cum ar fi „toate comenzile neexpediate începând de ieri în categoria„ jucării ”)
- Scalabilitate, personalizare și integrare ușoară a modulelor ad hoc, după cum este necesar
Instrumentele care îndeplinesc cerințele ERP :
Pentru a satisface cerințele funcționale menționate mai sus, următoarele instrumente și aplicații sunt integrate obligatoriu în sistemul ERP.
– Administrarea bazelor de date / Depozit de date / Instrumente de gestionare a informațiilor :
Stocarea datelor și gestionarea informațiilor cu flux de lucru stabilit în diferite departamente și funcții sunt coloana vertebrală a oricărui sistem ERP. Sunt disponibile mai multe soluții și instrumente pentru stocarea datelor, care includ baze de date relaționale de la companii precum Oracle, Sybase, DB2 și oferte gratuite open source precum Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby etc. Alte instrumente de gestionare a informațiilor pot include Content Management Systems (CMS) și aplicații de depozitare.
În funcție de industrie și funcțiile necesare, trebuie selectată una adecvată. Un producător poate găsi o bază de date tranzacțională precum Oracle sau MySQL pentru a fi mai relevantă pe măsură ce datele bazate pe tranzacții trec prin diferite stări (de la fabricație la inventar până la captarea comenzilor până la vânzare până la starea furnizării). Pe de altă parte, o companie de redactare a conținutului online poate găsi un sistem de depozitare CMS cu control de versiune care se potrivește mai bine nevoilor lor.
Baza de date sau depozitul pot fi fie unul centralizat, fie multiplu cu flux automat de date dintr-o bază de date în cealaltă. Fluxul de lucru definit asigură mișcarea perfectă a datelor. Bazele de date pot fi găzduite local sau de la distanță, sau chiar în cloud.
· Aplicații și interfețe cu control adecvat al permisiunilor :
Stocarea și gestionarea datelor necesită acces numai în citire sau editare pentru a procesa datele. Odată ce articolele sunt fabricate, acestea trebuie să fie marcate ca inventar gata. Departamentul de gestionare a stocurilor îl actualizează apoi ca fiind gata de vânzare. În urma unei achiziții, articolul trebuie actualizat la starea de vânzare și așa mai departe. Pentru a realiza acest lucru, aplicațiile și interfețele ușor de utilizat fac parte integrantă din orice sistem ERP care are, de asemenea, controale și permisiuni definite. De exemplu, odată ce un articol este marcat ca vândut, numai operatorii departamentului de logistică ar trebui să-l poată actualiza în continuare, în timp ce cei de la departamentul de fabricație sau inventar ar trebui să aibă acces doar la vizualizare.
În mod similar, pentru un instrument ERP de redactare a conținutului, odată ce un scriitor trimite conținutul editorului spre revizuire, numai editorul ar trebui să îl poată modifica, pentru a evita orice duplicare și conflicte de conținut.
Pentru a permite încorporarea unor astfel de controale, aplicații și interfețe bazate pe permisiuni, orice soluție ERP care poate fi bazată pe browser, instalări desktop sau aplicații pentru tabletă / mobil. O echipă de producție într-o locație staționară va prefera o interfață bazată pe desktop, în timp ce o echipă de vânzări care se deplasează constant va beneficia de o interfață bazată pe browser sau de o aplicație mobilă.
· Instrument de gestionare a fluxului de lucru :
Un sistem ERP este format din mai multe module și depozite de date în care actualizările și acțiunile de date urmează o secvență definită logic bazată pe nevoile afacerii. Acesta constituie fluxul de lucru. Fluxul de lucru poate fi gândit ca mintea care controlează diferitele funcții ale corpului (fluxul de sânge, aer, alimente și alte provizii, mișcarea părților corpului etc.). Un flux de lucru clar definit cu acces adecvat la diferite niveluri este partea necesară a oricărei soluții ERP.
Instrumentele utilizate în mod obișnuit implementate în cadrul ERP includ Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM etc.
· Instrument de raportare / tablou de bord :
Nivelul de management, nivelul departamentului, nivelul echipei sau generarea de rapoarte la nivel individual este o altă cerință importantă pentru un sistem ERP. De obicei, este disponibil fie într-un formular de tablou de bord (cu o vizualizare a datelor în timp real – care afișează informații precum comenzile primite, dar care nu au fost încă expediate, plățile eșuate din ultima săptămână etc.) sau rapoartele personalizabile generate în cuvinte sau date comune – editarea aplicațiilor precum foi de calcul.
Cele mai multe instrumente de raportare și tablouri de bord funcționează în timp real (sau cu un decalaj minim). La fel ca aplicațiile utilizate de departamente pentru actualizările de date, aceste instrumente de raportare / vizualizări ale tabloului de bord sunt disponibile ca instalări bazate pe browser sau desktop. Acestea includ, de asemenea, funcții de raportare la sfârșitul zilei, care oferă prin e-mail rapoarte cu diagrame / grafice / tabele ca atașamente Microsoft Excel sau Word.
· Instrumente de comunicare :
În cadrul oricărui sistem care funcționează în mai multe departamente, comunicarea este obligatorie. Sistemele ERP facilitează acest lucru oferind instrumente pentru generarea automată de poștă bazată pe acțiune, mesagerie instantanee, chat sau funcții generale de difuzare la nivel individual și de grup. Spuneți că, odată ce o comandă este marcată ca „Gata de expediere”, ar trebui trimis un mailer automat către departamentul de logistică pentru a iniția procesul de expediere; Sau dacă o bucătărie de la o pizzerie a dezvoltat o problemă, un mesaj de difuzare generală poate fi trimis către toate celelalte departamente pentru a nu mai primi alte comenzi.
Alte funcții de mesagerie instantanee (cum ar fi cele de la Lync, Chatter sau Yammer) sunt încorporate pentru a permite comunicarea ușoară și instantanee.
În plus față de instrumentele de mai sus, care fac parte integrantă din orice sistem ERP, există și alte instrumente care pot fi integrate în funcție de necesități:
· Instrumente analitice :
O mulțime de instrumente analitice pot fi integrate în sistemul ERP pentru business intelligence, analiza predictivă, data mining și analiza conexă. Aceste instrumente analitice sunt utilizate pentru a obține informații valoroase pentru crearea de decizii strategice de afaceri pe baza datelor disponibile (cum ar fi urmărirea comportamentului consumatorilor în jurul cumpărăturilor de vacanță, rezultate comparative pentru produsele din raftul de culoare roșie care au mai multe vânzări decât cele din raftul de culoare albastră etc.)
· Instrumentele de alocare a resurselor și de planificare a sarcinilor :
Sistemele ERP pot, de asemenea, să integreze instrumente pentru alocarea resurselor între departamente și sarcini (pentru industriile cu muncă intensivă ). Aceste instrumente funcționează pe principiul simplu al timpului definit luat de o sarcină / proiect în raport cu programul de disponibilitate a resurselor. La finalizarea sarcinii, resursei i se atribuie automat o nouă sarcină care se potrivește cu abilitățile sale sau este pusă într-un pool pentru următoarea sarcină. Instrumentele au funcționalitate pentru intervenția manuală la nivelul supervizorului în cazul în care o sarcină este întârziată. Beneficiile includ vizibilitate clară despre volumul de muncă actual și viitor, utilizarea optimă a resurselor, explorarea posibilităților de automatizare etc.
· Alte caracteristici suplimentare : sistemele ERP pot integra module pentru managementul resurselor umane, managementul proiectelor, sisteme de urmărire a timpului, gestionarea documentelor etc., în funcție de nevoile afacerii. Există un număr mare de instrumente disponibile specifice fiecărei industrii și tipuri de funcții, iar furnizorii de ERP oferă asistență clienților interesați în alegerea celei mai potrivite. Internetul este întotdeauna disponibil pentru auto-ajutor la obținerea informațiilor necesare.
Linia de fund :
ERP este un cadru complex de implementat și de obicei are nevoie de un furnizor dedicat pentru implementare. Două mari blocaje identificate cu implementările ERP sunt costurile ridicate și eșecul de a adera la cele mai bune practici. În timp ce costurile pot fi atenuate într-o anumită măsură prin evaluarea atentă a diferiților furnizori și prin evaluarea instrumentelor open-source gratuite, cealaltă provocare a eșecurilor datorate lipsei de respectare a celor mai bune practici poate fi atenuată printr-o formare specială a angajaților. Evaluarea corectă în etapele inițiale, parteneriatul cu furnizori cu expertiză corectă și claritatea cerințelor încă de la început va ajuta la implementarea eficientă și cu succes a instrumentelor ERP. (Pentru lecturi conexe, consultați „ Studii de caz pentru planificarea cu succes a resurselor întreprinderii ”)