Ce este contabilitatea cu intrare dublă și cum se potrivește în registrul mare?

Contabilitatea cu intrare dublă este conceptul că fiecare tranzacție contabilă afectează finanțele unei companii în două moduri. Cartea Mare este recordul de cele două părți ale fiecărei tranzacții.

• Contabilitatea cu intrare dublă spune că fiecare tranzacție contabilă are două părți.
• Cartea mare este o înregistrare a celor două părți ale tranzacției – un debit și un credit.

Dacă o companie vinde un produs, veniturile sale cresc și numerarul său crește cu o sumă egală. Când o companie împrumută fonduri de la un creditor, soldul de numerar crește, dar soldul datoriei companiei crește cu aceeași sumă.

Sistemul cu dublă intrare creează un bilanț alcătuit din active, pasive și capitaluri proprii. Foaia este echilibrată deoarece activele unei companii vor fi întotdeauna egale cu pasivele sale plus capitaluri proprii. Activele includ toate articolele pe care le deține o companie, cum ar fi inventarul, numerarul, utilajele, clădirile și chiar articolele necorporale, cum ar fi brevetele. Datoriile reprezintă tot ceea ce compania datorează altcuiva, cum ar fi conturile pe termen scurt plătibile deținute furnizorilor sau bancnotele pe termen lung datorate unei bănci. Capitalurile proprii reprezintă participația proprietarilor în companie. Capitalurile proprii pot include orice contribuții pe care proprietarii le-au adus companiei, plus profiturile companiei sau minus pierderile companiei.

Fiecare intrare are o parte „debit” și o parte „credit”, înregistrate în registrul general. Conturile de active cresc atunci când sunt debitate și scad când sunt creditate. În schimb, pasivele și capitalurile proprii cresc atunci când sunt creditate și scad atunci când sunt debitate. Dacă un activ crește cu un debit, atunci partea de credit a intrării va afecta fie un alt activ prin scăderea acestuia, fie va afecta un cont de pasiv sau capital propriu, crescându-l, pentru a menține activele = pasive + ecuația capitalului propriu în echilibru.

De exemplu, dacă Lucie deschide un nou magazin alimentar, ea poate începe afacerea contribuind cu o parte din propriile economii de 100.000 de dolari către companie. Prima intrare în contabilitatea generală ar fi un debit către Cash, creșterea activelor companiei și un credit către Capitalul propriu, creșterea pachetului de acțiuni al lui Lucie în companie. Dacă Lucie achiziționează unele rafturi pentru 5.000 USD pe cardul de credit al companiei, următoarea intrare în registrul general va fi un debit către Echipamente pentru 5.000 USD, mărind activele companiei și un credit pe cardul de credit datorat pentru 5.000 USD, crescând pasivul al companiei.

Un sub-registru poate fi păstrat pentru fiecare cont individual, care va reprezenta doar jumătate din intrare. Totuși, registrul general are recordul pentru ambele jumătăți ale intrării. Când Lucie achiziționează raftul, sub-registrul echipamentului va afișa doar jumătate din intrare, care este debitul către echipamente pentru 5.000 USD. Sub-registrul cardului de credit datorat va include o înregistrare a celeilalte jumătăți a intrării, un credit pentru 5.000 USD. Marelui registru i s-ar adăuga două linii, care arată atât debitul, cât și creditul pentru fiecare 5.000 de dolari fiecare.

Potrivit Wall Street Journal, utilizarea timpurie a sistemului de intrare dublă a fost documentată de Luca Pacioli în secolul al XV-lea. Contabilii din anii 1400 foloseau pix și hârtie pentru evidența lor, ținând cu atenție evidența fiecărei intrări duble.

În prezent, contabilii nu folosesc de obicei un registru fizic; cu toate acestea, software-ul modern de contabilitate folosește același concept care stă la baza înregistrării a două intrări în registrul general pentru fiecare tranzacție.