Jurnalul de plăți în numerar
Ce este un jurnal de plăți în numerar?
Un jurnal de debursare a numerarului este o evidență ținută de contabilii interni ai unei companii care detaliază toate cheltuielile financiare pe care o întreprindere le efectuează înainte ca aceste plăți să fie înregistrate în registrul general. Lunar, aceste jurnale sunt reconciliate cu conturile contabile generale, care sunt apoi utilizate pentru a crea situații financiare pentru perioadele contabile regulate.
Chei de luat masa
- Un jurnal de debursare a numerarului este o înregistrare a conturilor interne ale unei companii care detaliază toate cheltuielile financiare efectuate cu numerar sau echivalente de numerar.
- Un jurnal de debursare a numerarului se face înainte ca plățile să fie înregistrate în registrul general și este utilizat la crearea unui registru general.
- Informațiile incluse într-un jurnal de plăți în numerar sunt valoarea plății, numărul cecului, tipul tranzacției, beneficiarul plății și orice alte informații pertinente.
- Jurnalele de plăți în numerar pot ajuta proprietarii de afaceri în gestionarea numerarului, oferind imagini clare ale cheltuielilor cu inventarul, salariile, costurile de închiriere și alte cheltuieli externe.
Înțelegerea unui jurnal de plăți în numerar
În general, menținute de software de contabilitate, aceste jurnale conțin informații esențiale, cum ar fi suma de plată, numărul cecului, tipul tranzacției, beneficiarul, plătitorul și nota. Dar unele companii înregistrează alte detalii importante, cum ar fi reducerile la articolele în vrac achiziționate. Tipuri variate de cheltuieli pot fi listate în coloane diferite sau pot primi coduri distincte.
Managerii de jurnale trebuie să fie orientați către detalii și trebuie să înregistreze cu atenție fiecare tranzacție pentru a preveni direcționarea greșită sau deturnarea banilor. Mai mult, jurnalele de plăți în numerar pot ajuta proprietarii de afaceri cu gestionarea numerarului, oferind imagini clare ale cheltuielilor cu inventarul, salariile, costurile de închiriere și alte cheltuieli externe. Aceste date pot fi cruciale pentru luarea unor decizii de afaceri solide care să avanseze.
Un jurnal de debursare a numerarului va arăta proprietarului unei companii dacă părăsesc mai mulți bani decât intră și viceversa, permițându-le să facă ajustări pentru a se asigura că există întotdeauna un flux de numerar pozitiv.
O plată în numerar va înregistra orice transfer de numerar, nu doar cel al numerarului fizic. Aceasta include cecuri și transferuri electronice de fonduri sau orice alt echivalent în numerar.
Structura jurnalului de plăți în numerar
Jurnalul de debursare a numerarului conține o varietate de coloane pentru a înregistra ieșirile de numerar ale afacerii. Coloanele includ data fiecărei plăți în numerar, detaliile celuilalt cont de registru afectat, numărul cecului emis de companie, suma totală a numerarului plătit, contul de control al creditului, care arată suma dedusă din contul creditorului, taxele plătite și coloanele speciale care identifică tipul de tranzacție, cum ar fi publicitatea, salariile etc.
Fiecare dintre aceste coloane este apoi adăugată la sfârșitul perioadei de jurnalizare pentru a ajunge la o sumă totală. Aceste informații sunt apoi transferate în registrul general.
Exemplu de jurnal de plăți în numerar
Să presupunem că într-o lună, Compania ABC achiziționează o mașină de la producătorul BZY pentru 5.000 USD și închiriază un camion de la Rental Trucks cu 500 USD. Compania ar trebui să își crediteze soldurile de numerar și să debiteze conturile corespunzătoare. Jurnalul de numerar ar arăta cam așa.
Acesta este un exemplu foarte simplist, dar ar arăta cum sunt înregistrate tranzacțiile. Atât suma în numerar trebuie înregistrată în contul de credit în numerar, cât și aceeași sumă trebuie debitată dintr-un cont corespunzător. În funcție de tip, acel cont ar putea fi un cont de inventar sau orice alt cont de bilanț tradițional. În acest caz, a fost pus într-un cont de „altă” categorie.
Pentru fiecare tip de companie, un jurnal de plăți în numerar va arăta foarte diferit. Jurnalul de plăți în numerar al unui comerciant cu amănuntul ar include inventarul, creanțele, creanțele, salariile și salariile. Un producător poate avea toate acestea, dar și conturile pentru materiile prime achiziționate și costurile de producție. O companie de software poate avea doar salarii și costuri hardware (computer).
Indiferent de tipul de companie, proprietarul unei companii trebuie să utilizeze un jurnal de plăți în numerar de fiecare dată când sunt plătite numerar pentru a ține evidența locului în care sunt cheltuiți banii. Este un instrument critic pentru succesul oricărei afaceri, precum și pentru a vă asigura că toate informațiile furnizate Serviciului de venituri interne (IRS) sunt corecte la momentul impozitării.