Completarea formularului W-9: Cerere pentru numărul de identificare al contribuabilului (TIN) și certificare

Dacă lucrați ca freelancer sau antreprenor independent, majoritatea clienților dvs. ar trebui să vă ceară să completați formularul W-9, cererea pentru numărul de identificare a contribuabilului (TIN) și certificarea. Acest formular ajută companiile să primească informații cheie de la furnizorii lor pentru a pregăti declarații de informații pentru IRS.  Companiile trebuie să depună declarații de informații folosind formularul 1099-MISC ori de câte ori plătesc unui freelancer sau unui contractant independent un total de 600 USD sau mai mult în cursul anului.

Clienții dvs. vor utiliza informațiile de pe W-9 pentru a vă pune numele, numele companiei, adresa și numărul de identificare al contribuabilului (TIN) pe 1099-MISC pe care îl depun despre dvs. Vor trimite o copie a 1099-MISC către IRS și o altă copie către dvs. la sfârșitul lunii ianuarie, după sfârșitul anului fiscal.

Alte circumstanțe pentru care vi se poate cere să completați un W-9 includ:

• Anumite tranzacții imobiliare
• Dobânzi ipotecare plătite
• Achiziționarea sau abandonarea bunurilor securizate
• Anularea datoriei
• Contribuții la un acord individual de pensionare (IRA)

Cum se completează formularul W-9: cerere pentru numărul de identificare a contribuabilului (TIN) și certificare

Formularul W-9 este unul dintre cele mai ușor formulare IRS de completat, dar dacă formularele fiscale te fac să fii nervos, nu-ți face griji. Vă vom plimba prin modul adecvat de a-l finaliza.

Pasul 1: introduceți numele dvs. așa cum se arată în declarația de impozitare.

Pasul 2: introduceți numele companiei dvs. sau numele „entității nesocotite”, dacă este diferit de numele pe care l-ați introdus la pasul 1. De exemplu, ați putea fi un proprietar unic, dar în scopuri de marketing, nu vă folosiți numele personal ca Nume de afaceri;în schimb, „faceți afaceri ca” un alt nume. Ați introduce acest nume aici.În ceea ce privește partea de entitate ignorată, dacă nu știți ce este, probabil că nu sunteți una. Cel mai frecvent tip de entitate nesocotită este o societate cu răspundere limitată cu un singur membru.

Pasul 3: Ce tip de entitate comercială sunteți pentru clasificarea fiscală federală: proprietate individuală, parteneriat, corporație C, corporație S, trust / imobiliar, societate cu răspundere limitată sau „altă”? Bifați caseta corespunzătoare. Dacă nu sunteți sigur, probabil că sunteți un proprietar unic, pentru că ar fi trebuit să depuneți multe documente pentru a deveni una dintre celelalte entități.

Pasul 4: Scutiri. Sunt șanse să lăsați aceste casete goale. Iată câteva excepții: 

1. Beneficiarii care sunt scutiți de reținerea de rezervă, cum ar fi corporațiile (în majoritatea cazurilor), ar putea avea nevoie să introducă un cod în caseta „Codul beneficiarului scutit”. Instrucțiunile din formularul W-9 enumeră beneficiarii scutiți și codurile acestora și tipurile de plăți pentru care ar trebui utilizate aceste coduri. Corporațiile care completează un W-9 pentru primirea de dobânzi sau dividende, de exemplu, vor introduce codul „5.”

2. Beneficiarii care sunt scutiți de raportare în temeiul Legii privind conformitatea fiscală a conturilor străine (FATCA) ar putea avea nevoie să introducă un cod în caseta „Scutire de la codul de raportare FATCA”. Niciuna dintre aceste casete nu se va aplica contractorului independent independent sau independent.

Pasul 5: furnizați adresa străzii, orașul, statul și codul poștal. Ce se întâmplă dacă adresa de acasă este diferită de adresa companiei? Ce adresă ar trebui să furnizați în formularul W-9? Folosiți adresa pe care o veți utiliza în declarația de impozitare. De exemplu, dacă sunteți un proprietar unic care închiriază spații de birouri, dar vă depuneți declarația fiscală folosind adresa de domiciliu, introduceți adresa dvs. de domiciliu în formularul W-9, astfel încât IRS să nu aibă probleme cu potrivirea 1099-urilor dvs. cu formularul 1040.

Pasul 6: În acest pas opțional, puteți furniza numele și adresa solicitantului. Poate doriți să completați această casetă pentru a păstra o evidență a cui ați furnizat numărul dvs. de identificare fiscală.

Pasul 7: IRS numește această secțiune partea I, care trebuie să te facă să te întrebi care au fost toți acei pași pe care tocmai ai parcurs-o. Aici, trebuie să furnizați numărul de identificare fiscală al companiei dvs., care va fi fie numărul dvs. individual de securitate socială (SSN) dacă sunteți proprietar unic, fie numărul de identificare al angajatorului (EIN) dacă sunteți un alt tip de afacere. Acum, unele societăți individuale au, de asemenea, EIN-uri, dar IRS preferă ca proprietarii individuali să își folosească SSN-urile în formularul W-9. Din nou, dacă faceți acest lucru, va fi mai ușor să se potrivească orice 1099 pe care îl primiți cu declarația fiscală, pe care o veți depune în SSN.

Ce se întâmplă dacă afacerea dvs. este nouă și nu are un EIN? Puteți completa formularul W-9. IRS spune că ar trebui să solicitați numărul dvs. și să scrieți „solicitat” în spațiul pentru TIN. Veți dori să obțineți acest număr cât mai repede posibil, deoarece, până când veți face acest lucru, veți fi supus reținerii de rezervă. Puteți solicita un EIN pe site-ul IRS. Consultați instrucțiunile de mai jos pentru Pasul 8, Partea II, pentru mai multe despre reținerea copiilor de rezervă.

Pasul 8: În partea II, trebuie să atestați veridicitatea tuturor informațiilor dvs. înainte de a putea semna formularul W-9. Dacă intenționați intenționat pe un formular de impozite ar putea însemna că va trebui să plătiți o amendă sau să mergeți la închisoare; IRS nu se încurcă. Înainte de a semna formularul W-9, iată declarațiile pe care trebuie să le certificați că sunt adevărate, sub pedeapsa mărturiei mincinoase:

1. Numărul afișat în acest formular este numărul meu corect de identificare a contribuabilului (sau aștept să mi se elibereze un număr).

Dacă vă gândiți să folosiți un număr de identificare fiscală „împrumutat”, furat sau inventat, gândiți-vă de două ori înainte de a vă depune jurământul.

2. Nu sunt supus reținerii de rezervă pentru că: (a) sunt scutit de reținerea de rezervă sau (b) nu am fost informat de către Serviciul de venituri interne (IRS) că sunt supus reținerii de rezervă ca urmare a unei eșecul de a raporta toate dobânzile sau dividendele sau (c) IRS mi-a comunicat că nu mai sunt supus reținerii de rezervă.

Majoritatea contribuabililor sunt scutiți de reținerii de rezervă, dar nu mai sunteți, nimeni nu trebuie să știe.

3. Sunt cetățean american sau altă persoană din SUA.

Dacă ești un străin rezident, ești clar. IRS consideră, de asemenea, următoarele „persoane din SUA”: un parteneriat, o corporație, o companie sau o asociație creată sau organizată în Statele Unite sau în conformitate cu legile Statelor Unite; o moșie internă; și un trust intern. Dacă afacerea dvs. este un parteneriat care are un partener străin, se aplică reguli speciale; citiți despre acestea în instrucțiunile pentru formularul W-9. Dacă nu sunteți cetățean american, poate fi necesar să completați formularul W-8 sau formularul 8233.

4. Codul (codurile) FATCA introdus în acest formular (dacă există) care indică faptul că sunt scutit de raportarea FATCA este corect.

Probabil că nu va trebui să vă faceți griji cu privire la aceasta, care are legătură cu Legea privind conformitatea fiscală a conturilor străine (FATCA).

Considerații speciale la depunerea formularului W-9

Formularul W-9 vă spune să barierați articolul 2 de mai sus dacă ați fost informat de IRS că sunteți în prezent supus reținerii de rezervă, deoarece nu ați raportat toate dobânzile și dividendele din declarația dvs. de impozitare.

Puteți tăia articolul 2 dacă completați formularul W-9 în legătură cu o tranzacție imobiliară. Elementul 2 nu se aplică în acest caz, deci nu contează dacă sunteți supus reținerii de rezervă.

Acum, dacă citiți cu atenție tipărirea mică din instrucțiunile W-9, pare să indice că majoritatea oamenilor nu sunt obligați să semneze deloc acest formular. În general, vi se cere să îl semnați numai dacă IRS v-a notificat că ați furnizat anterior un TIN incorect. Cu toate acestea, din punct de vedere tehnic, persoana care v-a cerut să completați formularul W-9 probabil îl va considera incomplet sau invalid dacă nu l-ați semnat și noroc încercând să-i convingeți altfel.

Formularul de întoarcere W-9

Returnați formularul completat W-9 către compania care v-a cerut să îl completați. În mod ideal, îl veți livra personal pentru a vă limita expunerea la furtul de identitate, dar de multe ori această metodă nu este practică. Poșta este considerată relativ sigură. Dacă trebuie să trimiteți formularul prin e-mail, ar trebui să criptați atât documentul, cât și mesajul dvs. de e-mail și să verificați de trei ori dacă aveți adresa de e-mail corectă a destinatarului înainte de a vă trimite mesajul. Serviciile gratuite sunt disponibile online pentru a vă ajuta să faceți acest lucru, dar verificați reputația lor înainte de a vă încredința documentele.

Linia de fund

Furnizarea de informații exacte în formularul dvs. W-9 vă va asigura că plățile pe care le primiți – sau alte tranzacții care necesită acest formular – sunt raportate în mod corespunzător către IRS. Dacă nu sunteți sigur de unele elemente, cum ar fi clasificarea corectă a afacerii dvs., consultați contabilul sau alt consilier financiar.