Cum sunt înregistrate cheltuielile preplătite în contul de profit și pierdere?
Cheltuielile preplătite nu sunt înregistrateinițialîntr-o declarație de profit și pierdere.În schimb, cheltuielile plătite în avans sunt înregistrate inițial în bilanț și apoi, pe măsură ce se realizează beneficiul cheltuielilor plătite în avans sau pe măsură ce cheltuiala este suportată, este recunoscută în contul de profit și pierdere.
Atunci când o companie plătește în avans pentru o cheltuială, aceasta este recunoscută ca activ preplătit în bilanț, înregistrându-se o înregistrare simultană care reduce numerarul (sau contul de plată) al companiei cu aceeași sumă. Majoritatea cheltuielilor preplătite apar în bilanț ca activ curent, cu excepția cazului în care cheltuiala nu trebuie efectuată decât după 12 luni, ceea ce este o raritate.
Apoi, atunci când cheltuiala este suportată, contul de cheltuieli preplătit este redus cu valoarea cheltuielii și cheltuiala este recunoscută în contul de profit și pierdere al companiei în perioada în care a fost efectuată.
Este considerată asigurarea o cheltuială preplătită?
Una dintre cele mai frecvente forme de cheltuieli preplătite este asigurarea de răspundere civilă a directorilor și ofițerilor pentru anul viitor. Compania plătește pentru poliță în avans și apoi în fiecare lună face o înregistrare de ajustare pentru a ține cont de cheltuielile de asigurare suportate. Intrarea inițială, în care debităm contul de cheltuieli preplătite și credităm contul utilizat pentru a plăti cheltuiala, ar dori acest lucru:
Apoi, după o lună, compania face o înregistrare de ajustare pentru asigurarea utilizată. Compania efectuează un debit către contul de cheltuieli corespunzător și creditează contul de cheltuieli preplătit pentru a reduce valoarea activului. Ajustarea lunară pentru compania ABC ar fi de 12.000 USD împărțită la 12 luni sau 1.000 USD pe lună. Intrarea de ajustare la sfârșitul fiecărei luni va apărea după cum urmează:
Închiriați ca cheltuială preplătită?
Companiile pot plăti în avans chiria cu luni în avans pentru a obține o reducere sau poate că proprietarul necesită o plată în avans, având în vedere creditul chiriașului. Oricum ar fi, să presupunem că Compania XYZ plătește în avans pentru spații de birouri cu șase luni în avans, în valoare totală de 24.000 de dolari. Intrarea inițială este după cum urmează:
Apoi, pe măsură ce fiecare lună se încheie, contul de chirie preplătit, care se află în bilanț, este redus cu suma chiriei lunare, care este de 24.000 USD împărțită la șase luni sau 4.000 USD pe lună. În același timp, compania recunoaște o cheltuială de închiriere de 4.000 USD în contul de profit și pierdere. Astfel, intrarea de ajustare lunară va apărea după cum urmează:
Alte cheltuieli preplătite
Cheltuielile suplimentare pentru care o companie ar putea plăti în avans includ dobânzi și impozite. Dobânzile plătite în avans pot apărea pe măsură ce o companie efectuează o plată înainte de data scadenței. Între timp, unele companii plătesc impozite înainte de a fi scadente, cum ar fi o plată estimată a impozitelor pe baza a ceea ce ar putea fi scadent în viitor. Alte cheltuieli preplătite mai puțin frecvente pot include închirierea de echipamente sau utilități.
De exemplu, luați în considerare Company Build Inc., care a închiriat o piesă de echipament pentru o lucrare de construcție. Compania a plătit 1.000 de dolari pe 1 aprilie 2019, pentru a închiria o piesă de echipament pentru o treabă care va fi realizată într-o lună. Compania ar recunoaște tranzacția inițială după cum urmează:
Apoi, atunci când echipamentul este utilizat și se efectuează cheltuiala reală, compania va face următoarea înregistrare pentru a reduce contul activului preplătit și pentru ca cheltuielile cu închirierea să apară în contul de profit și pierdere:
Indiferent dacă este vorba de asigurare, chirie, utilități sau orice altă cheltuială plătită în avans, acestea trebuie înregistrate în contul de active preplătit corespunzător. Apoi, la sfârșitul fiecărei perioade sau atunci când cheltuielile sunt efectiv suportate, ar trebui făcută o înregistrare de ajustare pentru a reduce contul activului preplătit și pentru a recunoaște (credit) cheltuielile cu veniturile corespunzătoare, care vor apărea apoi în contul de profit și pierdere.
De ce cheltuielile preplătite nu sunt inițial în contul de profit și pierdere?
Cheltuielile preplătite nu sunt incluse în contul de profit și pierdere conform principiilor contabile general acceptate (GAAP).În special, principiul de potrivire GAAP, care necesită contabilitate de angajamente. Contabilitatea de angajamente impune ca veniturile și cheltuielile să fie raportate în aceeași perioadă în care au fost efectuate, indiferent de momentul în care numerarul sau banii se schimbă. Adică, cheltuielile trebuie înregistrate atunci când sunt efectuate. Astfel, cheltuielile preplătite nu sunt recunoscute în contul de profit și pierdere atunci când sunt plătite, deoarece acestea nu au fost încă suportate.