Cum se utilizează Excel ca contabilitate generală
Microsoft Excel este un instrument puternic care poate fi utilizat pentru o multitudine de scopuri. Pentru o afacere mică cu puține tranzacții, un proprietar de afaceri priceput poate folosi Excel ca înlocuitor al software-ului de contabilitate.
Excel are toate instrumentele necesare pentru crearea și menținerea unui registru general, dar necesită o înțelegere solidă a contabilității de bază și atenție la detalii. Pentru proprietarii de afaceri care nu au resursele necesare pentru a investi în software de contabilitate, Excel poate fi un loc bun pentru a începe să țină evidența contabilă până la achiziționarea software-ului de contabilitate. Următorul este un ghid care va ajuta la dispunerea modului optim de utilizare a Excelului în scopuri contabile.
Folosirea Excelului ca registru general
Este important să rețineți că fiecare afacere este diferită una de cealaltă și, prin urmare, va avea nevoi de raportare diferite. Primul pas în stabilirea unui proces de evidență contabilă este de a determina ce valori contabile vor trebui incluse în funcție de tipul de afacere.
O configurare simplă de păstrare a înregistrărilor ar trebui să includă mai întâi coloane pentru data tranzacției, descrierea tranzacției și un număr de referință, cum ar fi o factură sau un număr de cec. Următoarele coloane vor lista fiecare dintre conturile care vor fi utilizate în cursul anului. Gândirea atentă ar trebui să intre în selectarea conturilor, deoarece va fi dificil să vă întoarceți și să faceți modificări ulterior. De la stânga la dreapta, primele conturi enumerate ar trebui să fie conturi de declarații de venit, începând cu venituri și terminând cu cheltuieli. Urmează conturile de active, apoi conturile de pasiv și, în cele din urmă, orice conturi de capitaluri proprii.
Registrul general folosește contabilitatea cu intrare dublă pentru a ține evidența tuturor tranzacțiilor companiei și este important să aveți o înțelegere solidă a acestui concept înainte de a începe să utilizați Excel ca registru general. Contabilitatea cu intrare dublă se bazează pe introducerea atât a debitelor, cât și a creditelor pentru o tranzacție, astfel încât în cele din urmă cărțile să fie echilibrate.
Contabilitate cu intrare dublă în Excel
Dacă aceasta este o companie nouă, prima tranzacție va fi probabil capitalul propriu investit în companie. De exemplu, să presupunem că un antreprenor pe nume Jane decide să deschidă un atelier de mașini. Ea are 750.000 de dolari din economii pentru a începe afacerea și își deschide un cont de verificare la banca locală cu fondurile pe care le-a economisit.
Folosind concepte de evidență contabilă cu dublă intrare, Jane știe că această tranzacție va crește contul de numerar al companiei (intrarea de debit) și va fi compensată printr-o creștere a contului de capital proprietar (intrarea de credit). În acest sistem Excel, toate intrările de debit trebuie înregistrate ca valori pozitive, în timp ce toate intrările de credit trebuie înregistrate cu valori negative.
În acest exemplu, Jane ar trebui să introducă data tranzacției și o descriere precum „Investiție de capital” în prima linie a foii de calcul. Apoi va introduce o intrare pozitivă de 750.000 USD în coloana contului „Numerar” a foii de calcul și o intrare negativă de 750.000 USD în coloana contului „Proprietar de capital” din foaia de calcul. Pentru a verifica numerele, Jane ar trebui să utilizeze formula de sumă Excel pentru a se asigura că toate intrările de pe fiecare rând sunt la zero dolari.
De acolo, Jane va continua să introducă o linie pentru fiecare tranzacție. Dacă achiziționează echipamente cu numerarul companiei, Jane va introduce o tranzacție pentru a afișa o debitare sau o intrare pozitivă în coloana contului „Echipamente” și o înregistrare de credit sau negativă în coloana contului „Numerar”. Dacă vinde servicii de prelucrare către un client, ar înregistra un credit în contul „Venituri” și un debit într-un cont „Capital”.
În cele din urmă, suma totală pentru fiecare coloană de cont ar trebui să fie însumată în partea de jos a foii de calcul. Suma tuturor conturilor de venit poate fi adăugată pentru a calcula venitul net curent. Alte coloane care vor fi calculate pot fi configurate după cum este necesar, cum ar fi activele totale, datoriile totale și capitalul propriu total.
Linia de fund
Conducerea unei afaceri necesită o cantitate extraordinară de contabilitate, care este cel mai bine deservită prin utilizarea unui software specific de contabilitate. Dacă aceasta nu este o opțiune pentru un proprietar de afacere, atunci utilizarea Microsoft Excel este o alternativă bună. Monitorizarea individuală a evidențelor contabile pentru companie ar trebui să cunoască termenii și tehnicile contabile și să înțeleagă diferitele instrumente din Excel pentru a produce înregistrări contabile precise. Odată ce afacerea crește, se recomandă utilizarea unui software de contabilitate adecvat.