Cheltuieli accidentale – IE
Ce sunt cheltuielile accidentale (IE)?
Cheltuielile accidentale, cunoscute și sub numele de cheltuieli neprevăzute, sunt gratuități și alte taxe minore sau costuri suportate în plus față de serviciul principal, elementul sau evenimentul plătit în timpul activităților comerciale.
Cheltuielile accidentale accesorii costurilor de transport, mese și cazare sunt obișnuite atunci când un angajat călătorește pentru afaceri. Un angajat care ia un taxi de la aeroport la hotel va suporta cheltuieli pentru taxiuri și hoteluri și, dacă este obișnuit la nivel local, va suporta cheltuieli accidentale cu sfaturi pentru șoferul de taxi și personalul hotelului. Cheltuielile accidentale pentru articole sau servicii precum tunsori sau articole de toaletă sunt probabil clasificate drept personale, întrucât oricum ar fi fost necesare și plătite acasă.
Procedurile companiei pentru accidente
Cheltuielile accidentale și politicile și procedurile care le guvernează sunt adesea stabilite în manualul angajaților unei companii. Acolo, cheltuielile accesorii vor fi definite, clasificate ca de afaceri sau personale și limitate la cantitate, calitate sau suma în dolari. Sau se poate stabili o rată diurnă și orice costuri peste aceasta trebuie suportate de angajat. Procedurile de rambursare ale companiei pot necesita cheltuieli accidentale care trebuie plătite de angajați din buzunar sau de pe un card de credit al companiei sau în numerar mic.
Aceste proceduri ar trebui să faciliteze urmărirea cheltuielilor accidentale în scopuri contabile și fiscale. Angajații trebuie să țină evidențe detaliate pentru fiecare achiziție. Angajații trebuie să rezume aceste înregistrări într-un raport de cheltuieli susținut de chitanțe efective care să ateste plata și să le transmită companiei. Cheltuielile accidentale plătite din fondurile personale ale angajaților ar trebui rambursate prin cecuri independente, astfel încât să fie clar că plățile sunt rambursări și nu venituri către angajați.
Mese și cheltuieli accidentale
Cheltuielile accidentale sunt deductibile, sub rezerva plafonului de 50% atunci când sunt plătite fără rambursare în legătură cu călătoriile pentru afaceri, pentru investiții sau proprietăți producătoare de venituri sau pentru scopuri educaționale, medicale sau caritabile.
Cinci metode pot fi folosite pentru a calcula costurile mesei și cheltuielilor accesorii (M&IE):
- Metoda costului real
- Metoda standard a indemnizației de masă
- Indemnizația de călătorie per diem conform metodei planurilor responsabile
- Metoda High-Low
- Metoda numai cheltuielilor accesorii.
Disponibilitatea unei metode depinde în totalitate de faptele și circumstanțele specifice. Prima metodă, costul real, oferă o rambursare directă pentru cheltuielile de călătorie justificate. Cele patru metode rămase oferă tarife diurne inclusive pentru a acoperi costurile specificate.
Rata standard a indemnizației de masă acoperă costul tuturor meselor, room service, spălătorie, curățătorie chimică și presare a hainelor, precum și taxe și sfaturi pentru persoanele care furnizează servicii, cum ar fi servere de alimente și manipulatori de bagaje. Indemnizația per diem la rata federală diurnă și cea mai mică la o rată stabilită de IRS acoperă toate mesele, cazarea și cheltuielile accesorii. Rata cheltuielilor accesorii de 5 USD pe zi acoperă cheltuielile accesorii și poate fi utilizată numai atunci când nu s-au plătit sau nu au fost efectuate cheltuieli de masă și nu a fost utilizată indemnizația de masă standard.
În scopul deducerii mesei și cheltuielilor accesorii (M&IE), cheltuielile accidentale sunt taxe și sfaturi date portarilor, transportatorilor de bagaje, personalului hotelului și personalului de pe nave. Cheltuielile accidentale nu includ cheltuielile cu rufele, curățarea și presarea hainelor, taxele de cazare, costurile telegramelor sau apelurilor telefonice, transportul între locurile de cazare sau de afaceri și locurile unde se iau mesele sau costul poștal al depunerii tichetelor de călătorie și plata facturărilor cu carduri de taxă sponsorizate de angajator.
Tratamentul fiscal al incidentelor
Tratamentul fiscal al cheltuielilor incidentale plătite sau rambursate de către întreprinderi variază în funcție de tip și de contribuabil. În general, cheltuielile accesorii pot fi deductibile dacă sunt accesorii cheltuielilor comerciale care sunt obișnuite și necesare activităților lor comerciale respective, dacă sunt obișnuite și așteptate la nivel local și dacă sunt rezonabile în valoare.
Cadouri de afaceri
Cheltuielile accidentale auxiliare costurilor cadourilor sunt obișnuite atunci când o companie dă cadouri clienților săi. O companie care oferă astfel de cadouri va suporta cheltuieli accidentale pentru hârtie de ambalat, panglici, arcuri și livrare, în plus față de costul cadourilor subiacente.
Deductibilitatea cadourilor de afaceri
Cheltuielile accidentale cu cadouri de afaceri, cum ar fi ambalarea cadourilor, gravarea, ambalarea, expediere, asigurare sau alte costuri conexe care nu adaugă valoare substanțială cadoului nu sunt luate în calcul la stabilirea limitei de deducere pentru cadourile de afaceri. Acesta este un lucru bun, deoarece deducerile pentru cadouri de afaceri sunt limitate la 25 USD per beneficiar în fiecare an fiscal. Orice cheltuială mai mare de 25 USD din orice cadou dat unui destinatar nu poate fi dedusă.
Accident sau furt
Cheltuielile accidentale aferente costului bunurilor deteriorate sau furate sunt obișnuite atunci când o companie se confruntă cu un accident sau furt comercial. Dacă o fabrică arde, compania care o deține va trebui să plătească pentru repararea sau înlocuirea fabricii și ar putea suporta, de asemenea, cheltuieli accidentale, cum ar fi tratament medical pentru vătămări corporale, costuri de mutare și depozitare sau închiriere pentru spațiu temporar din fabrică.
Deductibilitatea accidentului sau furtului
Cheltuielile accidentale cauzate de un accident sau furt, cum ar fi tratamentul medical pentru vătămări corporale, locuințe temporare, combustibil, mutări sau închirieri pentru locuințe temporare, nu sunt deductibile ca pierderi ale accidentelor.
Garda Națională și Călătoria Rezervei
Membrii Gărzii Naționale și ai Rezervei pot solicita o deducere peste linie din venitul brut până la rata zilnică federală pentru mese, cazare și cheltuieli accidentale de călătorie de peste 100 de mile, cu o ședere peste noapte pentru a participa la întrunirile Gărzii sau Rezerve.
Formulare de declarație fiscală pentru accidente
Angajații deduc cheltuielile de călătorie legate de locurile de muncă în anexa A din formularul 1040, 1040A sau 1040EZ ca cheltuieli de loc de muncă și deduceri diverse detaliate sub rezerva limitării de 2% din limita AGI. Membrii Gărzii Naționale și ai Rezervei raportează cheltuielile de deplasare de 100 de mile pe Linia 24 din Formularul 1040 ca o deducere peste linia din venitul brut.
Persoanele care desfășoară activități independente deduc cheltuielile de călătorie legate de locul de muncă ca cheltuieli comerciale în anexa C din formularul 1040, 1040A sau 1040EZ. Întreprinderile, în funcție de clasificarea entității, deduc cheltuielile de călătorie ca cheltuieli de afaceri în Formularul 1120 sau 1120S sau Formularul 1065.