Achiziționare-plată
Ce este achiziția-la-plată?
Achiziția la plată este un sistem integrat care automatizează pe deplin procesul de achiziție a bunurilor și serviciilor pentru o afacere. Sistemul și-a câștigat numele, deoarece gestionează toate aspectele achiziției de la achiziționarea de bunuri până la plata vânzătorului. Avantajele cheie pentru achiziționarea la plată sunt eficiența, economiile de costuri și vizibilitatea sporită financiară și de achiziții.
Înțelegerea achiziției-la-plată
Sistemul de achiziție-la-plată începe cu rechiziționarea, trece la achiziții și se încheie cu plata. Rechiziționarea este procesul de solicitare formală a unui serviciu, articol sau produs cu un formular de cerere de cumpărare. Achizițiile se întâmplă atunci când bunurile sau serviciile sunt primite. Sistemul se încheie la efectuarea plății.
Chei de luat masa
- Achiziția-la-plată este un sistem complet de achiziție pentru companii de la achiziționarea de bunuri până la plata furnizorului.
- Achiziția-la-plată este, de asemenea, numită P2P, procura-la-plată, eProcurement, sau req-to-check.
- Procesul de achiziție-plată este automatizat, economisește costuri și reduce riscul.
- Achiziția la plată nu este concepută pentru a accelera plata furnizorilor, deoarece acest lucru nu este în interesul companiilor care doresc să își păstreze banii cât mai mult timp posibil.
- Sistemele de cumpărare-plată sunt concepute pentru a îmbunătăți eficiența și controalele financiare.
Achiziția-la-plată urmărește să optimizeze procesul de achiziție, beneficiind astfel organizației printr-un control financiar și o eficiență mai bune. Acest sistem eficient și integrat economisește costurile și reduce riscul. Un sistem tipic de achiziție-plată include cinci pași și cerințe pentru finalizare:
- Cataloage : Catalogele de la furnizorii preferați sunt prima cerință într-un sistem de achiziție-la-plată.
- Cereri de achiziție : Odată ce un produs a fost selectat dintr-un catalog, cumpărătorul trimite o cerere de achiziție către managerul corespunzător.
- Fluxul de lucru al comenzii de cumpărare : o comandă de cumpărare este generată odată ce cererea de achiziție este aprobată de manager.
- Facturare : Aceasta este o componentă critică a unui sistem de achiziție-plată, deoarece procesarea manuală a facturilor este un proces extrem de laborios și care necesită mult timp. Prelucrarea automată a facturilor economisește timp și bani și include o funcție de reconciliere care se potrivește comenzilor de cumpărare cu facturile.
- Plata : Odată ce o factură este aprobată pentru plată, se generează un fișier în sistemul de conturi de plată al companiei. Factura aprobată are ca rezultat plata către furnizor până la sfârșitul perioadei pentru care furnizorul a extins creditul.
Sistemele de cumpărare-plată nu sunt destinate accelerării procesului de plată. Deși acesta ar fi un obiectiv lăudabil, realitatea este că nu ar fi o prioritate pentru majoritatea companiilor, deoarece plata facturilor mai rapid ar afecta calendarul propriilor fluxuri de numerar. Mai degrabă, scopul unui sistem de achiziție-la-plată este de a îmbunătăți eficiența și controalele financiare, deoarece departamentele financiare au la îndemână date de achiziție în timp util.
Fapt rapid
Sistemele de cumpărare-plată sunt procese automatizate care reduc costurile forței de muncă și măresc precizia.
Cele mai bune practici pentru sistemele de achiziție-plată includ o tehnologie solidă care utilizează un singur punct de contact, cum ar fi un portal pentru furnizori, complexitate redusă în cataloage și canale de cumpărare și asistență din partea conducerii superioare. Poate furniza date cheie despre cât se cheltuie, ce produse sau servicii primesc și termenele de livrare.