Bon
Ce este un cupon?
Un voucher este un document utilizat de departamentul de conturi al unei companii pentru a strânge și a depune toate documentele justificative necesare pentru aprobarea plății unei datorii. Un voucher este în esență documentul de rezervă pentru conturile de plătit. Conturile de plătit sunt facturile pe termen scurt datorate de companii furnizorilor și furnizorilor.
Voucherul este important deoarece este un mecanism intern de control contabil care asigură că fiecare plată este autorizată în mod corespunzător și că bunurile sau serviciile achiziționate sunt primite efectiv.
Chei de luat masa
- Un voucher este un document utilizat de departamentul de conturi al unei companii care conține documentele justificative pentru o factură.
- Un voucher este în esență documentele de rezervă pentru conturile de plătit, care sunt facturi datorate de companii furnizorilor și furnizorilor.
- Documentele dintr-un cupon pot include factura furnizorului, suma datorată, data scadenței, conturile contabile generale și chitanțele de expediere.
- Toate sumele de bonuri restante datorate sunt totalizate, iar suma forfetară este înregistrată ca conturi de plătit în bilanț.
Cum funcționează cupoanele
Companiile au diverse obligații financiare pe termen scurt față de furnizori și furnizori pe parcursul unei perioade contabile. Este posibil ca o companie să aibă nevoie să cumpere inventar sau materii prime de la furnizori care sunt folosiți la producerea bunurilor companiei. Furnizorii acordă în esență o prelungire a creditului către companie, permițând efectuarea plății în viitorul apropiat, cum ar fi 30, 60 sau 90 de zile.
Un voucher este un formular care include toate documentele justificative care arată banii datoriți și orice plăți către un furnizor sau furnizor pentru o plată restantă. Bonul și documentele necesare sunt înregistrate în registrul voucherului. Unele dintre documentele justificative dintr-un voucher pot include:
- Factură de la furnizor
- Numele furnizorului sau furnizorului care urmează să fie plătit
- Condiții de plată, cum ar fi suma datorată, data scadenței și orice reduceri acordate de furnizor pentru plata anticipată a facturii
- Comanda de cumpărare a companiei
- Chitanță care arată că bunurile au fost primite de companie de la furnizor
- Cartea Mare conturile care urmează să fie utilizate în scopuri contabile
- Semnături de la reprezentanții autorizați ai companiei pentru achiziție și plată
- Dovada plății și data după achitarea facturii către furnizor
Suma totală a tuturor bonurilor care au solduri restante datorate sunt înregistrate ca conturi de plătit în bilanț. După achitarea voucherului, dovada plății este inclusă în voucher și înregistrată ca voucher plătit.
Cum sunt utile cupoanele
Tichetele companiei servesc drept sursă cheie de dovezi atunci când se efectuează un audit. Un auditor efectuează un set de proceduri pentru a determina dacă situațiile financiare sunt lipsite de denaturări semnificative. Voucherele documentează că bunurile achiziționate au fost primite efectiv, ceea ce susține afirmația auditorului că bunurile și serviciile postate în situațiile financiare există cu adevărat. Voucherele justifică, de asemenea, plățile în numerar ale firmei către vânzători și documentează conturile contabile utilizate pentru înregistrarea tranzacției.
Utilizarea unui sistem de cupoane reduce, de asemenea, riscul ca angajații să coluzioneze pentru a fura activele companiei. Întreprinderile folosesc separarea sarcinilor pentru a preveni furtul angajaților, ceea ce înseamnă că sarcinile critice sunt atribuite diferitelor persoane din cadrul organizației. Voucherul documentează că sarcinile sunt îndeplinite de mai mulți oameni și creează o pistă de hârtie, astfel încât un auditor să poată confirma că atribuțiile au fost separate în mod corespunzător.
Exemplu de voucher
Un restaurant local comandă carne și pește la fiecare câteva zile de la vânzătorii săi. Managerul restaurantului completează o comandă de cumpărare pentru 30 de kilograme de carne, iar proprietarul inițiază ordinul de cumpărare pentru a aproba expedierea. La primirea transportului, conținutul transportului este comparat cu comanda de cumpărare pentru a se asigura că livrarea se potrivește cu ceea ce a fost comandat. Restaurantul completează o chitanță de expediere pentru a documenta procesul, iar chitanța de expediere este comparată cu factura furnizorului.
Voucherul, care este o copertă care explică documentele atașate, include comanda de cumpărare, chitanța de expediere și factura. Valoarea achiziției este adăugată și înregistrată în conturile de plătit în bilanț până la plata. Proprietarul examinează toate informațiile despre cupon înainte de a semna un cec.
Voucherul include, de asemenea, conturile contabile generale utilizate pentru înregistrarea tranzacției. Restaurantul, de exemplu, poate debita contul de inventar al cărnii și poate credita contul de numerar pentru a înregistra plata. Chitanța de plată și data sunt înregistrate pentru a arăta că bonul a fost achitat. Conturile de plătit vor reflecta soldul mai mic datorat plății facturii, presupunând că nu există creanțe suplimentare generate.