Formularul W-9: Cerere pentru numărul de identificare și certificare a contribuabilului

Ce este formularul W-9: Cerere pentru numărul de identificare a contribuabilului (TIN) și certificare?

Un formular W-9 este un formular de impozitare al Serviciului de Venituri Interne (IRS) care este utilizat pentru a confirma numele, adresa și numărul de identificare al contribuabilului (TIN) al unei persoane pentru angajare sau alte scopuri generatoare de venituri. Confirmarea poate fi solicitată fie pentru o persoană definită ca cetățean american, fie pentru o persoană definită ca străin rezident.

Un formular W-9 este, de asemenea, cunoscut sub numele de Cerere pentru numărul de identificare a contribuabilului și formularul de certificare.

Chei de luat masa

• W-9 este un formular oficial furnizat de IRS pentru angajatori sau alte entități pentru a verifica numele, adresa și numărul de identificare fiscală al unei persoane care primește venituri.
• Informațiile preluate dintr-un formular W-9 sunt adesea utilizate pentru a genera un formular de impozitare 1099, care este necesar în scopul depunerii impozitului pe venit.
• Informațiile colectate de o entitate pe un formular W-9 nu pot fi divulgate în niciun alt scop, în conformitate cu reglementări stricte privind confidențialitatea.

Cine poate depune formularul W-9: cerere pentru numărul de identificare a contribuabilului (TIN) și certificare?

Un formular W-9 este o cerere formală scrisă de informații și este utilizat numai în scopul confirmării numărului de identificare a contribuabilului (TIN) al unei persoane. Un angajator sau o altă entitate care trebuie să depună un document informațional la IRS, cum ar fi Formularul 1099, trebuie să obțină TIN corect pentru a raporta câștigurile sau pierderile care ar putea afecta declarația dvs. fiscală federală sau venitul dvs. impozabil. Pentru majoritatea persoanelor, TIN va fi numărul lor de securitate socială (SSN).

W-9 diferă de un formular W-4 – care este mai frecvent furnizat de angajați angajatorilor direcți – prin faptul că W-9 nu aranjează în mod inerent reținerea impozitelor datorate. Orice taxe impuse pe baza câștigurilor legate de W-9 furnizat sunt responsabilitatea deținătorului TIN listat pe document, cu excepția cazului în care contribuabilul este supus reținerii de rezervă. Dacă este necesară reținerea de rezervă, aceasta va trebui notată pe W-9, pentru a informa în mod corespunzător entitatea care primește informațiile cu privire la necesitatea reținerii în consecință.

Pentru ce se folosește formularul W-9?

Informațiile obținute pe un formular W-9 sunt dividende plătite contra unei investiții;și diverse alte tranzacții financiare.

---

IRS cere celor care nu sunt definiți ca cetățeni americani sau străini rezidenți să folosească formularul W-8 corespunzător în locul unui formular W-9.

Formularul 1099 trebuie să fie emis numai odată cu atingerea pragului de venit minim, care pentru majoritatea veniturilor diverse este stabilit la 600 USD pentru anii fiscali 2020 și 2021. Sumele sub acest prag trebuie raportate ca venituri de către deținătorul de TIN, dar nu necesită o 1099 formular.

Chiar dacă angajaților li se cere legal să furnizeze anumite informații personale angajatorilor lor, confidențialitatea unui angajat este protejată de lege. Un angajator care dezvăluie informațiile personale ale unui angajat în orice mod neautorizat poate fi supus urmăririi penale și civile.

Cum să citiți și să completați formularul W-9

Formularul W-9 este unul dintre cele mai simple formulare IRS de completat, dar dacă formularele fiscale te fac să fii nervos, nu-ți face griji. Vă vom plimba prin modul adecvat de a-l finaliza.

Toate paginile formularului W-9 sunt disponibile pe site-ul IRS.

Pasul 1

Introduceți numele dvs. așa cum se arată în declarația dvs.  fiscală.

Pasul 2

Introduceți numele companiei sau numele „entității nesocotite”, dacă este diferit de numele pe care l-ați introdus la pasul 1. De exemplu, ați putea fi un proprietar unic, dar în scopuri de marketing, nu vă folosiți numele personal ca nume de companie;în schimb, „faceți afaceri ca” un alt nume. Ați introduce acest nume aici.În ceea ce privește partea de entitate ignorată, dacă nu știți ce este, probabil că nu sunteți una. Un tip comun de entitate nesocotită este o societate cu răspundere limitată cu un singur membru . Societățile  individuale și  corporațiile S  nu sunt niciodată clasificate ca entități nesocotite.

Pasul 3

Ce tip de entitate comercială sunteți pentru clasificarea fiscală federală: întreprindere individuală, parteneriat,  corporație C, corporație S, trust / imobiliar, societate cu răspundere limitată sau „altă”? Bifați caseta corespunzătoare. Dacă nu sunteți sigur, probabil că sunteți un proprietar unic, pentru că ar fi trebuit să depuneți multe documente pentru a deveni una dintre celelalte entități.

Pasul 4 

Scutiri. Sunt șanse să lăsați aceste casete goale. Iată câteva excepții: 

1. Beneficiarii care sunt scutiți de reținerea de rezervă , cum ar fi corporațiile (în majoritatea cazurilor), ar putea avea nevoie să introducă un cod în caseta „Cod de beneficiar scutit”. Instrucțiunile din formularul W-9 enumeră beneficiarii scutiți și codurile acestora și tipurile de plăți pentru care ar trebui utilizate aceste coduri. Corporațiile care completează un W-9 pentru primirea de dobânzi sau plăți de dividende, de exemplu, vor introduce codul „5.”
2. Beneficiarii care sunt scutiți de raportare în temeiul Legii privind conformitatea fiscală a conturilor străine (FATCA) ar putea avea nevoie să introducă un cod în caseta „Scutire de codul de raportare FATCA”. Niciuna dintre aceste casete nu se va aplica contractorului independent independent sau independent.

Pasul 5 

Furnizați adresa de stradă, orașul, statul și codul poștal. Ce se întâmplă dacă adresa de acasă este diferită de adresa companiei? Ce adresă ar trebui să furnizați în formularul W-9? Folosiți adresa pe care o veți utiliza în declarația de impozitare. De exemplu, dacă sunteți un proprietar unic care închiriază spații de birouri, dar vă depuneți declarația fiscală folosind adresa de domiciliu, introduceți adresa dvs. de domiciliu în formularul W-9, astfel încât IRS să nu aibă probleme cu potrivirea 1099-urilor dvs. cu  formularul 1040.

Pasul 6 

În acest pas opțional, puteți furniza numele și adresa solicitantului. Poate doriți să completați această casetă pentru a păstra o evidență a cui ați furnizat numărul dvs. de identificare fiscală.

Pasul 7 

IRS numește această secțiune partea I, care trebuie să te facă să te întrebi care au fost toți acei pași pe care tocmai ai parcurs-o. Aici, trebuie să furnizați numărul de identificare fiscală al companiei dvs., care va fi fie numărul dvs. individual de securitate socială dacă sunteți proprietar unic, fie  numărul de identificare al angajatorului (EIN) dacă sunteți un alt tip de afacere. Acum, unele societăți individuale au, de asemenea, EIN-uri, dar IRS preferă ca proprietarii individuali să își folosească SSN-urile pe formularul W-9. Din nou, dacă faceți acest lucru, va fi mai ușor să se potrivească orice 1099 pe care îl primiți cu declarația fiscală, pe care o veți depune în SSN.

Ce se întâmplă dacă afacerea dvs. este nouă și nu are un EIN? Puteți încă să completați un formular W-9. IRS spune că ar trebui să solicitați numărul dvs. și să scrieți „solicitat” în spațiul pentru TIN. Veți dori să obțineți acest număr cât mai repede posibil, deoarece, până când veți face acest lucru, veți fi supus reținerii de rezervă. Puteți solicita un EIN pe site-ul IRS. Consultați instrucțiunile de mai jos pentru Pasul 8, Partea II, pentru mai multe despre reținerea copiilor de rezervă.

Pasul 8 

În partea II, trebuie să atestați veridicitatea tuturor informațiilor dvs. înainte de a putea semna formularul W-9. Dacă intenționați intenționat pe un formular de impozite ar putea însemna că va trebui să plătiți o amendă sau să mergeți la închisoare; IRS nu se încurcă. Înainte de a semna formularul W-9, iată declarațiile pe care trebuie să le certificați că sunt adevărate, sub pedeapsa mărturiei mincinoase:

1. Numărul afișat în acest formular este numărul meu corect de identificare a contribuabilului (sau aștept să mi se elibereze un număr).

• Contribuabilii trebuie să utilizeze numere legitime de identificare fiscală. Utilizarea unui număr de identificare fiscală „împrumutat”, furat sau inventat ar echivala cu a se afla sub jurământ și ar implica consecințe grave.

2. Nu sunt supus reținerii de rezervă pentru că: (a) sunt scutit de reținerea de rezervă sau (b) nu am fost informat de către Serviciul de venituri interne (IRS) că sunt supus reținerii de rezervă ca urmare a unei eșecul de a raporta toate dobânzile sau dividendele sau (c) IRS mi-a comunicat că nu mai sunt supus reținerii de rezervă.

• Majoritatea contribuabililor sunt scutiți de reținerea de rezervă. Dacă nu aveți idee despre ce vorbește IRS aici, probabil că sunteți scutit. Dacă nu sunteți scutiți, IRS vă va notifica, iar compania care vă plătește trebuie să știe, deoarece este obligată să rețină  impozitul pe venit  din plata dvs. la o cotă forfetară de 24% (începând cu 2020) și să o trimită la IRS.  De altfel, acum cunoașteți un alt motiv bun pentru a nu înșela declarația dvs. fiscală: s-ar putea să trebuiască să spuneți unui viitor client despre asta și acest lucru ar putea determina compania să se gândească de două ori la dvs. Punctul (c) spune în principiu că, dacă ați fost odată supuși reținerii de rezervă, dar nu mai sunteți, nimeni nu trebuie să știe.

3. Sunt cetățean american sau altă persoană din SUA.

• Dacă ești un  străin rezident, ești clar. IRS consideră, de asemenea, următoarele „persoane din SUA”: un parteneriat, o corporație, o companie sau o asociație creată sau organizată în Statele Unite sau în conformitate cu legile Statelor Unite; o moșie internă; și un trust intern. Dacă afacerea dvs. este un parteneriat care are un partener străin, se aplică reguli speciale; citiți despre acestea în instrucțiunile din formularul W-9. Dacă nu sunteți cetățean american, poate fi necesar să completați Formularul W-8 sau Formularul 8233.

4. Codul (codurile) FATCA introdus în acest formular (dacă există) care indică faptul că sunt scutit de raportarea FATCA este corect.

• Probabil că nu va trebui să vă faceți griji cu privire la aceasta, care are legătură cu  Legea privind conformitatea fiscală a conturilor străine.

Considerații speciale la depunerea formularului W-9

Formular de semnare W-9

Formularul W-9 vă spune să barierați articolul 2 de mai sus dacă ați fost informat de IRS că sunteți în prezent supus reținerii de rezervă, deoarece nu ați raportat toate dobânzile și dividendele din declarația dvs. de impozitare.

Puteți tăia articolul 2 dacă completați formularul W-9 în legătură cu o tranzacție imobiliară. Elementul 2 nu se aplică în acest caz, deci nu contează dacă sunteți supus reținerii de rezervă.

Acum, dacă citiți cu atenție tipărirea mică din instrucțiunile W-9, pare să indice că majoritatea oamenilor nu sunt obligați să semneze deloc acest formular. În general, vi se cere să îl semnați numai dacă IRS v-a notificat că ați furnizat anterior un TIN incorect. Cu toate acestea, din punct de vedere tehnic, persoana care v-a cerut să completați formularul W-9 îl va considera probabil incomplet sau invalid dacă nu l-ați semnat.

Formularul de întoarcere W-9

Returnați formularul W-9 completat companiei care v-a cerut să îl completați. În mod ideal, îl veți livra personal pentru a vă limita expunerea la  furtul de identitate, dar de multe ori această metodă nu este practică. Poșta este considerată relativ sigură. Dacă trebuie să trimiteți formularul prin e-mail, ar trebui să criptați atât documentul, cât și mesajul dvs. de e-mail și să verificați de trei ori dacă aveți adresa de e-mail corectă a destinatarului înainte de a vă trimite mesajul. Serviciile gratuite sunt disponibile online pentru a vă ajuta să faceți acest lucru, dar verificați reputația lor înainte de a vă încredința documentele. De obicei, compania care trebuie să trimită un W-9 la IRS vă va oferi una de completat.