Plan responsabil
Ce este un plan responsabil?
Un plan responsabil este un plan care respectă reglementările Serviciului de Venituri Interne (IRS) pentru rambursarea lucrătorilor pentru cheltuieli de afaceri în care rambursarea nu este luată în considerare ca venit. Aceasta înseamnă că rambursările nu sunt supuse impozitelor reținute la sursă sau raportării W-2. Cu toate acestea, aceste cheltuieli trebuie să fie legate de afaceri pentru a intra sub incidența unui plan responsabil.
Chei de luat masa
- Un plan responsabil este un proces de rambursare a angajaților pentru costurile legate de muncă.
- Planurile responsabile nu sunt supuse impozitării, deoarece nu sunt considerate o formă de compensare a muncii.
- Costurile pot fi considerate ca făcând parte dintr-un plan responsabil numai dacă sunt legate de afaceri, sunt raportate cu exactitate și dacă sunt restituite rambursările în exces.
- Dacă un cost rambursat este considerat iresponsabil, atunci acesta este supus impozitării de către IRS. Fondurile în exces trebuie, în general, returnate în termen de 120 de zile.
Cum funcționează un plan responsabil
Un plan responsabil diferă de un plan neresponsabil. Dacă planul de rambursare al unei afaceri nu respectă cerințele IRS pentru un plan responsabil, planul nu este responsabil, iar rambursarea cheltuielilor este considerată parte a compensației angajatului și, prin urmare, este supusă reținerii și trebuie raportată pe formularul W al unui angajat.
Conform regulilor IRS, în cadrul unui plan responsabil, cheltuielile sunt rambursate dacă sunt legate de afaceri și sunt contabilizate în mod adecvat. În plus, sumele plătite care depășesc costurile reale trebuie returnate companiei într-un interval de timp specificat. Cheltuielile legate de afaceri suportate de angajați pot include lucruri precum călătorii, mese, cazare, divertisment sau transport. Angajații sunt obligați să contabilizeze în mod adecvat cheltuielile cu evidența și să returneze orice rambursare în exces într-o perioadă rezonabilă de timp.
Angajatorii nu sunt obligați să prezinte detaliile planului lor la IRS, dar trebuie să poată demonstra că îndeplinesc cerințele unui plan responsabil.
Angajatorii sunt deseori capabili să utilizeze cerințe de plan responsabile mai stricte decât sunt postate de IRS.
Cerințe pentru un plan responsabil
Cerințele pentru un plan responsabil sunt că acestea sunt legate de afaceri, că cheltuielile angajaților sunt contabilizate în mod adecvat angajatorului lor într-un mod rezonabil și în timp util și că orice rambursare în exces trebuie returnată angajatorului într-un interval de timp rezonabil.
Pentru ca cheltuielile să fie considerate legate de afaceri, acestea trebuie să îndeplinească (vag) următoarele cerințe: că costurile trebuie suportate pe parcursul angajării și că orice cheltuială care se amestecă între o cheltuială personală și o cheltuială de afaceri este contabilizată în mod corespunzător ca astfel, împărțirea cheltuielilor între angajator și angajat. Un exemplu obișnuit este cel al unei mașini personale care este folosită pentru călătorii de afaceri: într-un astfel de caz, se poate aștepta ca un angajat să țină cont de mile efectuate în timpul transportului personal și al transportului profesional, împărțind costurile în mod corespunzător.
Contabilitatea adecvată este de obicei supusă confirmării unei terțe părți pentru a demonstra că fondurile angajaților erau legate de afaceri. Încasările sunt o formă obișnuită de justificare a terților pe care angajații o vor folosi pentru a dovedi legitimitatea cererilor lor de finanțare. Cu toate acestea, există excepții de la această regulă, inclusiv cazuri de costuri de neacomodare care se ridică la mai puțin de 75 USD, rambursarea mesei care se încadrează în standardele IRS diurnă și costurile de transport pentru care obținerea unei dovezi oficiale a plății este dificilă, cum ar fi taxiurile, metrou și autobuze. În general, așteptarea pentru returnarea fondurilor de rambursare în exces este ca aceste fonduri să fie returnate angajatorului în termen de 120 de zile de la plata acestora.