Petty Cash

Ce este Petty Cash?

Un fond de numerar mic este o cantitate mică de numerar păstrată la îndemână, într-un sertar sau cutie încuiată, pentru a plăti cheltuieli minore, cum ar fi rechizite de birou sau rambursări. Un fond de numerar mic va suferi reconcilieri periodice, tranzacțiile fiind înregistrate și în situațiile financiare. În corporațiile mai mari, fiecare departament ar putea avea propriul fond de numerar mic.

Chei de luat masa

• Numerarul mic sau fondul de numerar mic reprezintă o cantitate mică de numerar disponibilă pentru plata cheltuielilor prea mici pentru a merita scrierea unui cec sau utilizarea unui card de credit.
• În corporațiile mai mari, fiecare departament ar putea avea propriul fond de numerar mic.
• Un fond mic de numerar poate fi utilizat pentru rechizite de birou, carduri pentru clienți, flori, pentru plata unui prânz pentru angajați sau pentru rambursarea angajaților pentru cheltuieli.
• Principalele avantaje ale numerarului mic sunt că sunt rapide, convenabile și ușor de înțeles și de utilizat.
• Dezavantajele fondurilor de numerar mic includ vulnerabilitatea lor la furt și utilizare necorespunzătoare și necesitatea de a le monitoriza și echilibra periodic.

Înțelegerea Petty Cash

Tranzacțiile în numerar mic oferă comoditate pentru tranzacțiile mici pentru care emiterea unui cec sau a unui card de credit corporativ este nerezonabilă sau inacceptabilă. Cantitatea mică de numerar pe care o companie o consideră mică va varia, multe companii păstrând între 100 și 500 USD ca fond de numerar mic. Exemple de tranzacții pentru care se folosește un fond de numerar mic includ:

• Papetărie
• Carduri pentru clienți
• Flori
• Plata unui prânz pentru un grup mic de angajați
• Rambursarea unui angajat pentru cheltuieli mici legate de muncă

Fondului de numerar Petty custozi sunt numiți pentru a supraveghea fondul. Taxele de custodie includ, în general, aplicarea regulilor și reglementărilor privind numerarul mic, solicitarea de reîncărcări și distribuirea de fonduri.

Cerințe pentru Petty Cash 

Utilizarea unui fond de numerar mic poate eluda anumite controale interne. Cu toate acestea, disponibilitatea banilor mici nu înseamnă că poate fi accesată în orice scop și de către oricine. Multe companii folosesc controale interne stricte pentru a gestiona fondul. Adesea, persoanele limitate sunt autorizate să aprobe plățile și pot face acest lucru numai pentru cheltuielile legate de activități sau operațiuni legitime ale companiei.

Un casier mic ar putea fi desemnat să emită cecul pentru finanțarea sertarului de numerar mic și să facă înregistrările contabile corespunzătoare. Depozitarul de numerar mic este însărcinat cu distribuirea numerarului și colectarea chitanțelor pentru toate achizițiile sau pentru orice utilizare a fondurilor. Pe măsură ce scade totalul numerarului mic, încasările ar trebui să crească și să se adauge la suma totală retrasă.

Având un casier mic și un custode de numerar mic, procesul dual ajută la menținerea fondurilor în siguranță și se asigură că numai cei autorizați au acces la acesta.

Înregistrarea Petty Cash

Când se folosește un fond de numerar mic, tranzacțiile cu numerar mic sunt încă înregistrate în situațiile financiare. Nu se fac înregistrări de jurnal contabil atunci când achizițiile se fac cu numerar mic, doar atunci când custodele are nevoie de mai mulți bani – și în schimbul încasărilor, primește noi fonduri – se înregistrează înregistrările din jurnal. Intrarea în jurnal pentru a oferi custodelui mai mulți bani este un debit către fondul de numerar mic și un credit în numerar.

Dacă există o penurie sau o depășire, o înregistrare în jurnal este înregistrată într-un cont peste / scurt. Dacă fondul de numerar mic s-a încheiat, se introduce un credit pentru a reprezenta un câștig. Dacă fondul de numerar mic este scurt, se introduce un debit pentru a reprezenta o pierdere. Contul peste sau scurt este utilizat pentru a echilibra forțat fondul la reconciliere.

---

Serviciul de venituri interne (IRS) recomandă depunerea fișelor de numerar mic și atașarea acestora la chitanțe pentru înregistrarea și documentarea cheltuielilor cu numerarul mic.

Reconcilierea mărimilor

Fondul de numerar mic este reconciliat periodic pentru a verifica dacă soldul fondului este corect. De obicei, pe măsură ce soldul de numerar mic scade la un nivel prestabilit, custodele solicită numerar suplimentar de la casierie. În acest moment, totalul tuturor încasărilor este calculat pentru a se asigura că se potrivește cu fondurile plătite din sertarul de numerar mic. Dacă sunt necesare noi fonduri, casierul scrie un nou cec pentru a finanța sertarul de numerar mic și preia, în schimb, încasările din achizițiile care au epuizat numerarul.

Procesul de reconciliere asigură faptul că soldul rămas al fondului este egal cu diferența dintre soldul inițial minus taxele detaliate pe chitanțe și facturi. Dacă soldul rămas este mai mic decât ar trebui să fie, există un deficit. Dacă soldul rămas este mai mult decât ar trebui să fie, există o depășire. Deși pot exista variații minore, atunci când este dezechilibrat, sursa discrepanței ar trebui identificată și corectată.

Petty Cash vs. Cash on Hand

„Numerar mic” și „numerar la îndemână” sună foarte mult la fel și se suprapun. Dintre cele două, „ numerar la îndemână ” este termenul mai generic.

Numerarul mic se referă în mod specific la bani – la propriu, monede și facturi – pe care o companie le ține la îndemână pentru cheltuieli mici, de obicei pentru că este mai simplu și mai convenabil / practic decât utilizarea unui cec sau card de credit.

Numerarul disponibil este orice numerar accesibil pe care îl au afacerea sau fondurile lichide. Poate fi sub formă de bani reali, cum ar fi sumele pe care nu le-ați depus încă în bancă sau bancnote și monede mai mici pe care le păstrați în casa de marcat pentru a face schimbări pentru clienți. În acest sens, diferența față de numerarul mic se referă la locul în care păstrați banii și modul în care îi folosiți – numerarul mic fiind mai mult pentru nevoile / cheltuielile de afaceri interne ale angajaților și numerarul în mână referitor la fondurile primite de la sau fiind rambursat clienților.

Însă numerarul la îndemână are o semnificație mai mare, ca termen contabil. În lumea financiară, se referă și la activele extrem de lichide ale unei companii – fonduri în cecuri sau alte conturi bancare, fonduri ale pieței monetare, instrumente de datorie pe termen scurt sau alte echivalente de numerar. Deși nu sunt literalmente numerar, sunt bani care pot fi accesați ușor și rapid, motiv pentru care sunt „la îndemână”.

Pe scurt: toate numerarele mici sunt o formă de numerar la îndemână, dar nu numerarul la îndemână este numerar mic.

Avantajele și dezavantajele numerarului mic

Numerarul mic are plusurile sale. Numerarul, în multe cazuri, rămâne cel mai rapid, mai simplu și mai simplu mod de a plăti pentru lucruri. Funcționează bine pentru a acoperi cheltuielile mici improvizate – cum ar fi un sfat pentru copilul care livrează pizza la întâlnirea de prânz sau tariful pentru taxi pentru angajații care lucrează extrem de târziu. Se economisește dificultatea de a rambursa persoanele sau de a se aștepta ca acestea să plătească din buzunar pentru articolele legate de muncă.

Numerarul mic poate funcționa, de asemenea, pentru cheltuieli frecvente, dar banale, cum ar fi laptele pentru frigiderul de birou, ștampilele sau consumabilele.

Deși nu ar trebui să fie o practică obișnuită, numerarul mic într-o ciupitură poate fi utilizat pentru a face schimbări pentru clienți, în cazul în care până se scurge.

Dezavantajul este că comoditatea banilor mici poate de asemenea să facă din aceasta o problemă și un risc. Numerarul este greu de asigurat și imposibil de urmărit; este foarte ușor ca facturile să dispară fără urmă – chiar dacă ați stabilit un sistem atent de chitanțe sau bonuri.

Acest lucru ne aduce la un alt dezavantaj al fondurilor mici în numerar: menținerea acestora, păstrarea evidenței și reconcilierea lor în mod regulat, toate implică muncă suplimentară pentru cineva. În cel mai bun caz, este un pic deranjant în firmele mai mari care au un manager de birou sau un departament de contabilitate; în cel mai rău caz, poate fi o povară reală pentru întreprinderile mici.

În cel de-al treilea deceniu al secolului XXI, stimulat parțial de pandemia COVID-19, tranzacțiile comerciale sunt din ce în ce mai fără numerar – chiar și la micii comercianți cu amănuntul și restaurante, unde achizițiile s-au bazat în mod tradițional pe monede. Deci, banii mici sunt într-adevăr un concept depășit, susțin unii critici. Între carduri de credit, carduri de debit, servicii de plată precum Venmo sau Paypal, portofele electronice și alte modalități fără contact de a cumpăra lucruri, există o mulțime de alternative la fel de ieftine și convenabile ca numerarul – cu avantajele suplimentare de a fi trasabile, sigure mai puțin supus furtului.

Aspectul securității este adesea important pentru companiile mici, care se temeau de mult că păstrarea banilor în jur este o invitație la crimă.

Pro

• Convenabil, ușor de înțeles

• Accesibil imediat; nu este necesară autorizarea / planificarea în avans

• Bun pentru situații de urgență / nevoi improvizate

Contra

• Risc de securitate: greu de urmărit și supus fraudei, furtului, abuzului

• Necesită monitorizare manuală, evidență

• De modă veche / învechită

Întrebări frecvente despre Petty Cash

Ce este numerarul mic și pentru ce se folosește?

Numerarul mic reprezintă banii pe care o companie sau o companie îi ține la îndemână pentru a efectua plăți mici, achiziții și rambursări. Fie de rutină, fie neașteptate, acestea sunt tranzacții pentru care scrierea unui cec sau utilizarea unui card de credit nu este practic sau incomod.

De ce se numește Petty Cash?

Cuvântul englezesc „meschin” derivă din francezul petit, care înseamnă „mic” sau „mic”. La fel, „meschin” înseamnă minor sau nesemnificativ. Deci, numerarul mic se referă la o sumă mică de bani alocată pentru cumpărături mici sau mici, spre deosebire de cheltuieli majore sau facturi.

Una dintre primele utilizări ale expresiei provine dintr-o lucrare educativă despre menaj realizată de un Benjamin Billingsley,Sfaturi pentru femeile și fecioarele din Londra, care datează din 1678.

Ce este un exemplu de numerar mic?

Banii mici sunt de obicei păstrați într-un sertar, cutie de blocare sau plic mare. Achizițiile tipice în numerar mic includ:

• Cafea, bomboane sau gustări
• Flori, felicitări de ziua de naștere sau alte mici cadouri
• Tarif taxi sau tarif auto
• Materiale de birou mici – pixuri, radiere, capsatoare etc.
• Mâncăruri servite

Petty Cash este echivalentul numerarului?

Nu. Numerarul mic reprezintă bani efectivi: facturi și monede. Echivalentele de numerar sunt valori mobiliare foarte lichide și alte active care pot fi ușor convertite în numerar: fonduri de pe piața monetară, hârtie comercială sau datorii pe termen scurt, cum ar fi bonurile de trezorerie.

Cu toate acestea, în situațiile financiare corporative, numerarul mic este listat în secțiunea „Numerar și echivalente de numerar” din bilanț. Deci, cele două pot fi aglomerate în acest sens.

Cum echilibrați numerarul mic în contabilitate?

De fiecare dată când accesați un fond de numerar mic – adică scoateți bani – ar trebui completat un bon sau un voucher. Aceasta acționează ca o chitanță, înregistrând valoarea retragerii, data, scopul și alte detalii. Din ce în ce mai mult, aceste fișe sunt electronice, introduse într-o foaie de calcul digitală sau un registru. Dar poate fi util să păstrați și foile de hârtie, împreună cu chitanțele din achiziții sau plăți (dacă este posibil).

După un interval desemnat – de obicei, în aceeași oră în fiecare lună sau săptămână – este timpul să reconciliați sau să echilibrați contul de fond mic. În primul rând, rețineți suma curentă din fond. Apoi, scade această sumă din soldul inițial. Această sumă este suma totală retrasă din cont în perioada respectivă.

Apoi, suma totală a tuturor fișelor restante (plus chitanțele atașate). Această cifră ar trebui să fie aceeași cu suma retrasă calculată din soldurile inițiale și finale ale contului. Iar suma de numerar pe care o aveți în cutia de depozitare sau în sertar trebuie să fie aceeași cu soldul curent al contului.

Dacă nu, va trebui să investigați de ce: eroare matematică? sau lipsește o chitanță? sau incorect?  

Echilibrarea contului de numerar mic apare, de obicei, atunci când fondul trebuie completat. Custodele de numerar mic aduc toate biletele sau tichetele la contabil, casier sau contabil al afacerii.Încasările de numerar mic sunt înregistrate în registrul general al companiei ca credite în contul de numerar mic și, probabil, debitează în mai multe conturi de cheltuieli diferite. Atunci când fondul mic este completat, de obicei prin extragerea unui cec emis de companie, se înregistrează ca debit în contul de numerar mic și un credit în contul de numerar.

Linia de fund

Numerarul mic este o cantitate mică de numerar care este păstrată în sediul unei companii sau al unei companii pentru a plăti cheltuieli și nevoi minore. De obicei, nu mai mult de câteva sute de dolari, este ușor de înțeles și simplu de utilizat. Dar este, de asemenea, ușor de abuzat și de pierdut urma și vulnerabil la furt. Unii consideră că, în societatea contemporană, fondul mic de numerar este depășit: există o mulțime de alternative pentru achiziții mici, care sunt mai sigure și la fel de convenabile.