Scopul formularului W-9

Companiile folosesc  formularul IR-W-9, cerere pentru numărul de identificare și certificare a contribuabililor, pentru a obține informații de la furnizorii pe care îi angajează ca contractanți independenți (numiți și freelanceri).  Când o companie plătește unui antreprenor 600 $ sau mai mult pe parcursul unui an fiscal, trebuie să raporteze aceste plăți Serviciului de venituri interne (IRS), utilizând o declarație de informații numită Formularul 1099-MISC.  Companiile folosesc numele, adresa și numărul de securitate socială sau  numărul de identificare fiscală pe care  contractorii îl furnizează în formularul W-9 pentru a completa acea declarație de informații. Nici expeditorul, nici destinatarul nu ar trebui să trimită o copie la IRS.

Întreprinderile care angajează antreprenori independenți nu rețin impozitul pe venit și nu plătesc taxe Medicare sau de asigurări sociale pentru contractanții lor independenți, la fel ca și pentru angajații lor.În schimb, contractanții sunt responsabili pentru aceste obligații. Cu toate acestea, IRS încă dorește să știe cât au primit acești contractanți pentru a se asigura că plătesc impozitele datorate șifolosește formularul 1099-MISC pentru a colecta aceste informații.  Companiile nu trimit formularul W-9 către IRS.

Informații necesare în formularul W-9

Formularul W-9 solicită numele antreprenorului independent, denumirea societății comerciale (dacă este diferită), entitatea comercială (întreprindere unică,  parteneriat,  corporație C,  corporație S, trust / imobiliar, societate cu răspundere limitată sau „altul”) și impozitul comercial numărul de identificare (sau numărul de securitate socială, pentru proprietarii individuali care nu utilizează un număr de identificare fiscală separat).

Formularul W-9 cere, de asemenea, persoanei care îl completează să certifice că nu este supusă reținerii de rezervă. Majoritatea contribuabililor nu sunt, dar dacă sunt, compania care angajează contractantul independent va trebui să rețină impozitul pe venit din plata contractantului respectiv la o cotă forfetară de 24% (pentru anii fiscali 2018-2025) și să îl trimită la IRS.

Întrucât Formularul W-9 necesită listarea unui ID fiscal sau a unui număr de securitate socială, atât persoana care îl completează, cât și compania care primește formularul completat trebuie să îl păzească cu atenție în timpul transmiterii și după primire pentru a se proteja împotriva furtului de identitate.

Când nu ar trebui să completați un W-9

Un antreprenor independent care primește un W-9 neașteptat ar trebui să ezite înainte să îl completeze și să cerceteze dacă solicitantul are un motiv legitim să solicite acest formular. Instituțiile financiare folosesc uneori Formularul W-9 pentru a solicita informații unui client atunci când trebuie să raporteze dividende sau dobânzi.  Aveți grijă aici: instituția financiară ar trebui să aibă deja numărul dvs. de identificare fiscală de la momentul deschiderii contului.

O altă situație în care ar trebui să ezitați înainte de a completa formularul W-9 este dacă compania care vă solicită acest lucru este angajatorul dvs. și ar trebui să fiți clasificat ca angajat, nu ca contractant independent. Diferența este substanțială.

Angajat sau contractant independent?

Dacă sunteți angajat, angajatorul dvs. va reține impozitele pe venit, va reține și va plăti impozitele pe asigurările sociale și Medicare și va plăti impozitul pe șomaj pe salariile dvs. Dacă sunteți un antreprenor independent, nu va fi. Asta înseamnă că veți fi responsabil pentru cota angajatorului din impozitele de securitate socială și Medicare și că nu veți fi eligibil pentru compensații pentru șomaj dacă sunteți disponibilizat.

Un angajator lipsit de scrupule sau cu dificultăți financiare ar putea încerca să clasifice un angajat drept contractant independent pentru a economisi bani. Dacă sunteți clasificat ca un antreprenor independent, „economiile” fiscale ale angajatorului vă vor ieși din buzunar ca impozitare pe cont propriu. De asemenea, veți deveni responsabil pentru calcularea și plata impozitelor estimate de patru ori pe an și pentrucompletarea Programului C atunci când depuneți declarația anuală de impozite.

Nu este întotdeauna clar dacă un lucrător este un angajat sau un antreprenor independent, dar, în general, cu cât afacerea are mai mult control asupra a ceea ce fac și cum o fac lucrătorii, cu atât este mai probabil ca aceștia să fie angajați. Dacă simțul tău Spidey începe să furnicule atunci când cineva care te-a angajat te numește un antreprenor independent, acesta este un semn bun și ar trebui să investighezi în continuare situația.Începeți prin a revizui discuția IRS cu privire la diferența dintre cele două. Dacă sunteți angajat,ar trebui să completați formularul W-4, nu formularul W-9.

Iată un exemplu al momentului în care un angajator ar putea schimba în mod legitim statutul dvs. de la angajat la contractant independent. Ești programator de computere și trebuie să intri în birou de la 9:00 la 18:00, de luni până vineri. Compania vă pune la dispoziție biroul și computerul.

Începând de luna viitoare, vi se va cere să furnizați computerul. Veți putea lucra de acasă sau orice altă locație la distanță doriți și puteți finaliza lucrarea în orice oră doriți, atâta timp cât sarcinile dvs. sunt finalizate în mod programat și răspundeți la apelurile telefonice și e-mailurile legate de serviciu la timp.

Întrebări frecvente despre W-9

Cum știu dacă sunt supus reținerii de rezervă?

IRS v-a trimis o scrisoare prin care vă spune că sunteți supus reținerii obligatorii de rezervă? Acest lucru s-ar fi putut întâmpla dacă nu v-ați raporta toate dobânzile și dividendele la o declarație fiscală anterioară. Dacă nu ați primit această scrisoare și dacă furnizați numărul dvs. de identificare fiscală solicitantului formularului W-9, atunci nu sunteți supus reținerii de rezervă. Dacă sunteți supus reținerii de rezervă, tăiați articolul doi din partea a doua a Formularului W-9 înainte de a-l trimite.

Care este cel mai sigur mod de a trimite formularul W-9?

Dacă puteți preda documentul personal, este ideal. În caz contrar, o opțiune este să utilizați un serviciu online gratuit pentru a cripta Formularul W-9 completat și a-l trimite prin e-mail în siguranță solicitantului. De asemenea, puteți utiliza un serviciu de partajare de fișiere criptat.

O altă opțiune este să o trimiteți printr-un serviciu precum FedEx, UPS sau serviciul poștal, deși nu există nicio garanție că formularul dvs. nu va fi pierdut, furat sau modificat în tranzit.

De asemenea, nu există nicio garanție că destinatarul va stoca formularul în siguranță, chiar dacă îl trimiteți în siguranță, deci este posibil să doriți să întrebați acest lucru în avans.

Este afacerea mea o entitate scutită?

Dacă sunteți proprietar unic, probabil că nu este. Dacă este o corporație, ar putea fi, dacă se califică pentru statutul de scutit de impozit IRS.

Am atât un număr de identificare a angajatorului (EIN), cât și un număr de securitate socială. Ce număr ar trebui să introduc în formular?

Dacă sunteți proprietar unic, puteți introduce oricare dintre acestea. Dacă afacerea dvs. este o LLC clasificată ca o corporație sau un parteneriat, utilizați EIN-ul entității. Dacă afacerea dvs. este un LLC cu un singur membru, care este oentitate nesocotită, introduceți SSN-ul sau EIN-ul dvs. (nu EIN-ul entității).

Pot refuza să completez formularul W-9?

Sigur. Dacă refuzați ca răspuns la o solicitare legitimă, clientul dvs. va reține impozite din plata dvs. la o rată de 24%.  Departamentul de contabilitate ar putea, de asemenea, să vă găsească o durere și să-i spună contactului dvs. să refuze să mai facă afaceri cu dvs. Companiile au o obligație grea de la IRS de a obține un formular W-9 completat de la oricine plătește 600 $ sau mai mult în timpul anului. Nerespectarea poate duce la amenzi.

Dacă credeți că persoana care solicită formularul nu are nicio afacere care o cere, totuși, refuzul este probabil o idee bună. Dacă sunteți îngrijorat, întrebați un profesionist fiscal ce ar trebui să faceți.

Pe lângă un client, cine mi-ar putea cere să completez formularul W-9?

S-ar putea cere o bancă, o firmă de brokeraj, o instituție de creditare care a anulat o datorie pe care o aveți sau emitentul unui premiu pe care l-ați câștigat.  Dacă sunteți invitată la „Ellen” în timpul promoției „12 Days of Giveaways” și producătorii de talk-show vă cer să completați un W-9 înainte de a pleca, este sigur să presupuneți că cererea este legitimă. Dacă primiți un e-mail prin care spuneți că ați câștigat un premiu pentru un concurs la care nu vă amintiți că ați participat, este posibil să nu doriți să acordați persoanei respective un W-9.

Feriți-vă de escrocheriile de tip phishing W-9. Dacă primiți o solicitare prin e-mail pentru un formular W-9 și nu sunteți sigur că este legitim, contactați presupusul expeditor prin telefon (și nu utilizați niciun număr de telefon în e-mailul suspect) pentru a întreba dacă solicitarea este validă. Atacatorii sunt sofisticați și pot face ca un mesaj să pară că a venit de la banca dvs. sau chiar de la clientul dvs.Și dacă primiți un e-mail de la IRS, este cu siguranță o încercare de phishing și ar trebui să redirecționați e-mailul la [email protected]. IRS nu inițiază contactul cu contribuabilii prin e-mail.

Linia de fund

Formularele W-9 sunt destinate contractorilor independenți, numiți și freelanceri. Este important să completați formularul corect – dar numai dacă sunteți sigur că este formularul potrivit de trimis și solicitarea este legitimă.