Camera virtuală de date (VDR)
Ce este o cameră virtuală de date?
O cameră virtuală de date (VDR), cunoscută și sub numele de cameră de tranzacții, este un depozit online securizat pentru stocarea și distribuirea documentelor. De obicei, este utilizat în timpul procesului de due diligence care precede o fuziune sau achiziție pentru a revizui, a distribui și a divulga documentația companiei.
Chei de luat masa
- Camerele de date virtuale sau VDR-urile există ca o modalitate sigură de a stoca documente la care mai multe persoane au nevoie de acces simultan.
- VDR-urile sunt utilizate în mod obișnuit de către întreprinderi atunci când fuzionează, lucrează la un proiect sau la o altă societate în comun care necesită acces la date partajate.
- VDR-urile sunt considerate mai sigure decât documentele fizice, deoarece nu există niciun risc de pierdere în timpul tranzitului sau de a fi distruse accidental.
- În general, acțiunile precum copierea, tipărirea și redirecționarea sunt dezactivate în VDR-uri.
Înțelegerea camerelor de date virtuale
Camerele de date virtuale au înlocuit din ce în ce mai mult camerele de date fizice utilizate în mod tradițional pentru divulgarea și partajarea documentelor. Odată cu globalizarea afacerilor și controlul sporit pentru a reduce costurile, camerele de date virtuale sunt o alternativă atractivă pentru camerele de date fizice. Camerele de date virtuale sunt accesibile pe scară largă, disponibile imediat și mai sigure.
Pe măsură ce preocupările de securitate cresc și incidentele cu încălcări cresc, furnizorii de VDR dezvoltă baze de date mai sofisticate și mai fiabile. Ofertele publice inițiale (IPO), operațiunile de audit și parteneriatele sau alte companii care trebuie să lucreze în comun și să partajeze informații vor folosi sălile de date virtuale.
Utilizări ale camerelor de date virtuale
Procedurile de fuziuni și achiziții (M&A) sunt cea mai obișnuită utilizare a VDR-urilor. Aceste depozite oferă un loc pentru diligența necesară în timpul finalizării tranzacției. Aceste tranzacții comerciale implică cantități mari de documente, dintre care multe sunt confidențiale și conțin informații sensibile. Utilizarea unui VDR este o modalitate sigură și fiabilă pentru toate părțile interesate de a revizui și schimba documente pe măsură ce se angajează în negocieri.
Întreprinderile lucrează adesea între ele pentru a produce și fabrica produse în timpul construcției unei clădiri și pentru a oferi servicii. Formarea și menținerea acestor relații de afaceri necesită contracte și transmiterea frecventă a datelor. Camerele de date virtuale asigură stocarea acestor contracte și pun la dispoziție documentele disponibile pentru continuarea parteneriatelor de afaceri. De exemplu, modificările aduse planurilor unei structuri de către un inginer sunt disponibile imediat tuturor contractanților implicați în proiect.
Auditarea practicilor, conformității și conturilor companiei este o practică obișnuită în toate companiile. Acest proces este adesea o problemă, deoarece lucrătorii trebuie să interacționeze cu regulatori și reglatori externi. De asemenea, astăzi multe companii au birouri în locații îndepărtate și în întreaga lume în diferite fusuri orare.
Utilizarea unei camere de date virtuale permite avocaților, contabililor, autorităților de reglementare interne și externe și altor părți interesate să aibă un punct de acces centralizat. Furnizarea unui sistem central reduce erorile și timpul. De asemenea, asigură transparența comunicării. În funcție de tipul de audit, nivelul de acces și autoritatea variază.
Oferirea unei oferte publice inițiale (IPO) este o sarcină descurajantă care necesită o cantitate de lucrări de neconceput. La fel ca auditurile, transparența este esențială. Companiile trebuie să creeze, să facă schimb, să rețină și să gestioneze volume mari de documente. Datorită naturii tranzacției, majoritatea utilizatorilor vor avea acces restricționat, cum ar fi „numai vizualizare”. Capacitatea de a copia, transmite sau tipări poate fi interzisă.
Alternativă la un VDR
Deși camerele de date virtuale oferă multe avantaje, acestea nu sunt potrivite pentru fiecare industrie. De exemplu, unele guverne pot alege să continue să utilizeze camere de date fizice pentru schimburi de informații extrem de confidențiale. Daunele cauzate de potențialele atacuri cibernetice și încălcarea datelor depășesc avantajele oferite de camerele de date virtuale. Rezultatele unor astfel de evenimente ar putea fi cataclismice dacă părțile amenințătoare ar accesa informații clasificate. În aceste cazuri, utilizarea unui VDR nu va fi o considerație.