Sistemul de informații contabile (AIS)
Ce este un sistem de informații contabile (AIS)?
Un sistem de informații contabile (AIS) implică colectarea, stocarea și prelucrarea datelor financiare și contabile utilizate de utilizatorii interni pentru a raporta informații investitorilor, creditorilor și autorităților fiscale. Este, în general, o metodă computerizată pentru urmărirea activității contabile coroborată cu resursele tehnologiei informației. Un AIS combină practicile contabile tradiționale, cum ar fi utilizarea principiilor contabile general acceptate (GAAP), cu resursele moderne ale tehnologiei informației.
Cum se utilizează un sistem de informații contabile (AIS)
Un sistem de informare contabilă conține diverse elemente importante în ciclul contabil. Deși informațiile conținute într-un sistem variază în funcție de industrii și dimensiuni ale afacerii, un AIS tipic include date referitoare la venituri, cheltuieli, informații despre clienți, informații despre angajați și informații fiscale. Datele specifice includ comenzi de vânzare și rapoarte de analiză, cereri de achiziții, facturi, registre de verificare, inventar, salarizare, registru, sold de probă și informații despre situația financiară.
Un sistem de informații contabile trebuie să aibă o structură de baze de date pentru stocarea informațiilor. Această structură a bazei de date este de obicei programată cu un limbaj de interogare care permite manipularea tabelelor și a datelor. Un AIS are numeroase câmpuri pentru a introduce date, precum și pentru a edita datele stocate anterior. În plus, sistemele de informații contabile sunt adesea platforme foarte securizate, cu măsuri preventive luate împotriva virușilor, hackerilor și a altor surse externe care încearcă să colecteze informații. Securitatea cibernetică este din ce în ce mai importantă, din moment ce tot mai multe companii își stochează datele electronic.
Diferitele rezultate ale unui sistem de informații contabile exemplifică versatilitatea capacităților sale de manipulare a datelor. Un AIS produce rapoarte, inclusiv rapoarte de îmbătrânire a creanțelor, pe baza informațiilor despre clienți, planuri de amortizare pentru active fixe și solduri de probă pentru raportarea financiară. Pot fi reproduse, de asemenea, liste de clienți, calcule de impozitare și niveluri de inventar. Cu toate acestea, corespondențele, memo-urile sau prezentările nu sunt incluse în AIS, deoarece aceste elemente nu sunt direct legate de raportarea financiară sau contabilitatea unei companii.
Avantajele sistemelor informatice contabile
Interfață interdepartamentală
Un sistem de informații contabile se străduiește să interfețe între mai multe departamente. În cadrul sistemului, departamentul de vânzări poate încărca bugetul de vânzări. Aceste informații sunt utilizate de echipa de gestionare a stocurilor pentru a efectua numărarea stocurilor și pentru a cumpăra materiale. La achiziționarea inventarului, sistemul poate notifica departamentul de conturi de plată cu privire la noua factură. Un AIS poate, de asemenea, să împărtășească informații despre o nouă comandă, astfel încât departamentele de producție, transport și servicii pentru clienți să fie la curent cu vânzarea.
Controale interne
O parte integrantă a sistemelor de informații contabile se referă la controalele interne. Politicile și procedurile pot fi plasate în sistem pentru a se asigura că informațiile sensibile despre clienți, furnizori și afaceri sunt păstrate în cadrul unei companii. Prin utilizarea aprobărilor de acces fizic, a cerințelor de conectare, a jurnalelor de acces, a autorizațiilor și a segregării sarcinilor, utilizatorii pot fi limitați doar la informațiile relevante necesare pentru a-și îndeplini funcția de afaceri.