Imprest

Ce este Imprest?

Un avans este un cont de numerar pe care se bazează o companie pentru a plăti cheltuieli de rutină mici. Fondurile conținute în avansuri sunt completate în mod regulat, pentru a menține un echilibru fix. Termenul „avans” se poate referi și la un avans monetar acordat unei persoane într-un scop specific.

Chei de luat masa

• Imprest se referă la un tip de cont de numerar menținut de o companie folosit pentru a plăti mici cheltuieli accidentale sau de rutină.
• Un sold fix al contului este stabilit în contul de avans și rambursat după cum este necesar atunci când sunt retrași bani pentru articole precum salarizare, călătorie sau numerar mic.
• Datorită naturii sale mici și fixe care este ușor de monitorizat, avansul descurajează cheltuielile neautorizate sau fastuoase.

Cum funcționează Imprest

Cel mai cunoscut tip de avans este un cont de numerar mic, care este utilizat pentru a acoperi tranzacții mai mici atunci când este impracticabil sau incomod să taie cecurile. Astfel de conturi mențin o sumă stabilită de numerar la fața locului, care poate fi utilizată pentru rambursarea angajaților și pentru plata unor cheltuieli mici. Fondurile în numerar mic sunt de obicei gestionate de custodi care monitorizează contul și distribuie numerar angajaților, care la rândul lor furnizează chitanțe legate de afaceri.

Impresturile pot fi, de asemenea, utilizate pentru a acoperi salariile angajaților, dividendele, călătoriile angajaților și bonusurile. După achitarea acestor cheltuieli de ieșire, fondul este de obicei rambursat prin capital din contul bancar principal al companiei.

Impresturile descurajează utilizarea cheltuielilor neautorizate, deoarece fondurile sunt alocate unor scopuri specifice. În consecință, avansurile plătesc de obicei aceeași sumă de bani în mod regulat, ceea ce în mod ideal aduce contul la un sold aproape de zero, înainte ca acesta să fie completat automat cu aceeași sumă stabilită de bani. Acest sistem facilitează monitorizarea cheltuielilor, semnalarea discrepanțelor și, în cele din urmă, detectarea fraudei.

Sistemul Imprest

Sistemul de avans prevede următorii pași:

• Se înființează un fond de numerar mic, cu o sumă stabilită de numerar. Acest lucru este înregistrat în registrul companiei.
• Orice cheltuieli plătite prin fondul de numerar mic trebuie să fie documentate cu chitanțe.
• Fondul este completat în mod regulat cu chitanțe de debursare pentru a menține un sold fix.
• Fondul este monitorizat îndeaproape pentru eventualele discrepanțe între numerarul preconizat (pe baza documentației) și numerarul real. Dacă există discrepanțe, acestea sunt investigate.

Viitorul impresturilor

Pe măsură ce companiile se bazează din ce în ce mai mult pe tranzacțiile electronice, sistemul de avans nu cade în mod favorabil. Este adesea mai ușor să folosiți un card de credit al companiei decât un avans, deoarece primul oferă documentație electronică a tranzacțiilor și nu declanșează necesitatea de a alimenta orice fonduri de ieșire.