Factura fiscala
Ce este o factură?
O factură este un document comercial marcat cu timp, care detaliază și înregistrează o tranzacție între un cumpărător și un vânzător. În cazul în care bunurile sau serviciile au fost achiziționate pe credit, factura specifică de obicei condițiile tranzacției și oferă informații cu privire la metodele de plată disponibile.
Tipurile de facturi pot include o chitanță pe hârtie, o factură de vânzare, o notă de debit, o factură de vânzare sau o înregistrare electronică online.
Chei de luat masa
- O factură este un document care menține o înregistrare a unei tranzacții între cumpărător și vânzător, cum ar fi o chitanță pe hârtie de la un magazin sau o înregistrare online de la un e-tailer.
- Facturile sunt un element critic al controalelor și auditurilor interne contabile.
- Taxele constatate pe factură trebuie aprobate de personalul de conducere responsabil.
- Facturile descriu în general condițiile de plată, costurile unitare, transportul, manipularea și orice alte condiții prezentate în timpul tranzacției.
Bazele unei facturi
O factură trebuie să precizeze că este o factură pe fața facturii. De obicei, are un identificator unic numit numărul facturii, care este util pentru referințe interne și externe. O factură conține de obicei informații de contact pentru vânzător sau furnizorul de servicii în cazul în care există o eroare legată de facturare.
Condițiile de plată pot fi prezentate pe factură, precum și informațiile referitoare la orice reduceri, detalii de plată anticipată sau cheltuieli financiare evaluate pentru întârzierea efectuării plăților. De asemenea, prezintă costul unitar al unui articol, unitățile totale achiziționate, transportul, transportul, transportul și taxele aferente și prezintă suma totală datorată.
Companiile pot alege să trimită pur și simplu un extras de sfârșit de lună ca factură pentru toate tranzacțiile restante. Dacă acesta este cazul, declarația trebuie să indice că nu vor fi trimise facturi ulterioare. Din punct de vedere istoric, facturile au fost înregistrate pe hârtie, adesea cu mai multe copii generate, astfel încât cumpărătorul și vânzătorul să aibă fiecare o înregistrare a tranzacției pentru propriile lor înregistrări. În prezent, facturile generate de computer sunt destul de frecvente. Pot fi tipărite pe hârtie la cerere sau trimise prin e-mail părților unei tranzacții. Înregistrările electronice permit, de asemenea, căutarea și sortarea mai ușoară a anumitor tranzacții sau date specifice.
O factură pro forma este o factură preliminară de vânzare trimisă cumpărătorilor înainte de expediere sau livrare de bunuri. Factura va descrie de obicei articolele achiziționate și alte informații importante, cum ar fi greutatea de transport și taxele de transport. Facturile pro forma intră adesea în joc cu tranzacțiile internaționale, în special în scopuri vamale la import.
O factură pro-forma este un acord obligatoriu, deși condițiile de vânzare pot fi modificate.
Importanța datei facturii
Data facturii reprezintă ora și data marcate cu ora la care au fost facturate mărfurile și tranzacția înregistrată oficial. Prin urmare, data facturii conține informații esențiale privind plata, deoarece dictează durata creditului și data scadenței facturii. Acest lucru este crucial în special pentru entitățile care oferă credite, cum ar fi net 30. Data scadenței efective a facturii este de obicei la 30 de zile de la data facturii. În mod similar, companiile oferă clienților opțiunea de a returna articolele care au de obicei un termen limită bazat pe un anumit număr de zile de la dovada achiziției, așa cum este indicat pe factură.
Facturare electronică
De la apariția erei computerelor, oamenii și companiile au găsit mai ușor să se bazeze pe facturarea electronică ca alternativă la documentele pe hârtie. Facturarea electronică sau facturarea electronică este o formă de facturare electronică pentru a genera, stoca și monitoriza documente legate de tranzacții între părți și pentru a se asigura că sunt respectate condițiile acordurilor lor.
Aceste documente electronice pot include facturi și chitanțe, ordine de cumpărare, note de debit și credit, termeni și instrucțiuni de plată și fișe de remitere. Facturile digitale sunt în mod normal trimise prin e-mail, pagină web sau aplicație. Avantajele includ următoarele:
- Permanență și rezistență la deteriorarea fizică
- Ușurința de a căuta și sorta anumite nume, termeni sau date
- Audibilitate sporită
- Capacitatea de a imprima sau reproduce la cerere
- Capacitatea de colectare a datelor și business intelligence
- Reducerea utilizării hârtiei
Facturarea electronică include mai multe tehnologii și opțiuni de intrare și este utilizată ca termen general pentru a descrie orice metodă prin care o factură este prezentată electronic unui client pentru plată. Mai multe standarde de facturare electronică, cum ar fi EDIFACT și UBL, au fost dezvoltate în întreaga lume pentru a facilita adoptarea și eficiența.
Facturi și conturi de plătit
Facturile urmăresc vânzarea unui produs în scopuri de control al inventarului, contabile și fiscale, care ajută la evidența conturilor de plătit și a obligațiilor similare datorate. Multe companii livrează produsul și așteaptă plata la o dată ulterioară, astfel încât suma totală datorată devine un cont de plătit pentru cumpărător și un cont de primit pentru vânzător.
Facturile moderne sunt transmise electronic, mai degrabă decât pe suport de hârtie. Dacă se pierde o factură, cumpărătorul poate solicita o copie de la vânzător. Utilizarea unei facturi reprezintă prezența creditului, deoarece vânzătorul a trimis un produs sau a furnizat un serviciu fără a primi bani în avans.
Facturile sunt diferite de comenzile de cumpărare, care sunt create înainte ca un client să comande un bun sau un serviciu.
Facturi și controale interne
Facturile sunt un element critic al controalelor interne contabile. Taxele pe factură trebuie aprobate de personalul de conducere responsabil. Alternativ, o factură este asociată cu o comandă de cumpărare și, la reconcilierea informațiilor, se efectuează plata pentru tranzacțiile aprobate. O firmă de audit se asigură că facturile sunt introduse în perioada contabilă corespunzătoare atunci când se efectuează testarea pentru întreruperea cheltuielilor.