Formularul 941: Definiția declarației fiscale federale trimestriale a angajatorului

Ce este formularul IRS 941: Declarație fiscală trimestrială a angajatorului?

În general, un angajator trebuie să transfere electronic către Serviciul de venituri interne (IRS) reținute impozitele pe muncă lunar sau semestrial. Aceasta include reținerea impozitului pe venit federal și cota angajatorului și a angajaților din impozitele de asigurări sociale și Medicare. Apoi, o dată pe trimestru, angajatorul raportează aceste plăți în Formularul 941, Declarația fiscală trimestrială a angajatorului. 

Cum să depuneți formularul 941: Declarație fiscală trimestrială a angajatorului

Formularul 941 este format din șase pagini formate din cinci părți. În partea de sus a paginii 1, angajatorul furnizează un nume (inclusiv un nume comercial dacă este utilizat), adresa și numărul de identificare al angajatorului (EIN). De asemenea, angajatorul indică perioada de depunere:

• Primul trimestru (ianuarie, februarie, martie)
• Al doilea trimestru (aprilie, mai, iunie)
• Al treilea trimestru (iulie, august, septembrie)
• Al patrulea trimestru (octombrie, noiembrie, decembrie)

Prima parte

Prima parte este locul în care angajatorul raportează numărul personalului angajat, compensația acestora și impozitele datorate. Această parte arată, de asemenea, dacă angajatorul datorează impozite (sold datorat) sau dacă a plătit în exces taxe de muncă. Orice plată în exces poate fi aplicată în trimestrul următor sau primită ca rambursare. Alegerea este indicată prin bifarea casetei corespunzătoare de pe Linia 15.

Partea a doua

Partea a doua, care începe la jumătatea paginii a doua, explică programul de depunere a impozitelor pentru impozitele pe muncă. Programul de depunere pentru majoritatea angajatorilor este fie lunar, fie semestrial. Dacă depuneți lunar, aici se introduce o defalcare a obligației fiscale pe lună. Angajatorii care depun impozite semestrial își explică datoria fiscală pentru depozitele lor în anexa B. Există o cerință de depozit a doua zi pentru impozite care depășesc 100.000 USD. Impozitele mai mici de 2.500 USD pot fi plătite cu formularul și nu trebuie depuse.

Partea a treia

În partea a treia, angajatorul trebuie să răspundă la două întrebări: afacerea a închis sau a încetat să mai plătească salariile (și data la care s-a întâmplat acest lucru) și este afacerea un angajator sezonier (și, prin urmare, nu este necesară depunerea unei declarații în fiecare trimestru).

Părțile patru și cinci

În partea a patra, angajatorul este întrebat dacă va autoriza un angajat, un pregătitor de impozite plătit sau un alt terț, cum ar fi un contabil public certificat (CPA), să discute cu IRS cu privire la returnare. Dacă da, angajatorul trebuie să furnizeze numele destinatarului, numărul de telefon și un număr de identificare personal din cinci cifre auto-selectat, astfel încât IRS să poată confirma identitatea persoanei.

În partea a cincea, angajatorul semnează, datează și furnizează un număr de telefon în timpul zilei.

Dacă angajatorul a folosit un preparator plătit pentru a completa formularul, acesta trebuie să introducă informațiile în partea a cincea. Aceasta include numele, Numărul de identificare fiscală al preparatorului (PTIN), numele firmei, EIN-ul preparatorului sau al firmei, adresa și numărul de telefon.

În cazul în care angajatorul datorează taxe de muncă pentru trimestrul respectiv, plata poate fi însoțită de depunerea formularului 941. Utilizarea formularului 941-V: Voucher de plată va ajuta IRS să proceseze corect plata.

Formularul 941 este disponibil pe site-ul IRS.

Impozite raportate în formularul 941: Declarație fiscală trimestrială a angajatorului

După cum s-a menționat anterior, Partea întâi este locul în care angajatorul raportează suma impozitelor plătite pentru salarii, bacșișuri și alte compensații. Există patru tipuri de impozite:

1. Impozite federale reținute din salariile angajaților (Linia 3).
2. Impozite de securitate socială (liniile 5a și 5b). Cota de impozitare este de 12,4%, acoperind atât cota angajatului, cât și cea a angajatorului.
3. Taxe Medicare (Linia 5c). Rata este de 2,9 la sută, acoperind atât cota angajatorului, cât și cota angajaților.
4. Impozite Medicare suplimentare pe despăgubiri peste 200.000 USD (Linia 5d). Cota de impozitare este de 0,9% și este plătită exclusiv de către angajat.

Considerații speciale la depunerea formularului 941

Pentru micii angajatori

Un angajator care datorează impozite de muncă de 1.000 USD sau mai puțin pe an poate depuneFormularul 944, Declarația anuală de impozite federale a angajatorului dacă i se acordă IRS permisiunea de a face acest lucru. Sunați la 800-829-4933 sau trimiteți o cerere scrisă, deoarece trebuie să primiți permisiunea înainte de a depune acest formular în loc de formularul 941.

Formulare modificate

Dacă trebuie să corectați Formularul 941, utilizați Formularul 941-X, Declarație fiscală trimestrială ajustată a angajatorului sau Cerere de rambursare. De exemplu, dacă salariile au fost subevaluate sau impozitul pe asigurări sociale pe bacșiș a fost supraevaluat și descoperiți eroarea, acest formular este utilizat pentru a o corecta.

Linia de fund

Impozitele pe muncă sunt o mare responsabilitate. Aflați mai multe despre plățile către angajați care sunt impozabile și despre cum să calculați impozitele pe ocuparea forței de muncă în publicațiile IRS 15 (circulara E)  și 15-B.