Cum se completează un formular I-9 (pas cu pas)

Ce este un formular I-9?

Când angajați un nou angajat, trebuie să verificați dacă persoana respectivă este eligibilă legal pentru a lucra în Statele Unite. Odată ce ați făcut o ofertă de muncă (dar nu înainte), noul angajat trebuie să demonstreze eligibilitatea de a lucra în SUA completând formularul  I-9, Verificarea eligibilității pentru angajare.

În calitate de angajator, este responsabilitatea dvs. să vedeți că acest formular din Serviciile de cetățenie și imigrare din SUA este completat de angajat și de dvs. Păstrați formularul împreună cu celelalte fișe de angajare – nu îl depuneți la guvern.

Completarea unui formular I-9

Formularul I-9 este conceput pentru a obține informații de la noii angajați care demonstrează eligibilitatea lor de a lucra legal în SUA Niciun lucrător nu este scutit de obligația de a completa formularul.

Formularul I-9 este alcătuit din trei părți:

1. Partea I: Pentru angajat, stabilirea identității

Această parte a formularului este completată de angajat. Include informații precum numele complet al angajaților, adresa, data nașterii, numărul de securitate socială (dacă este cazul), adresa de e-mail și numărul de telefon (adresa de e-mail și numărul de telefon sunt opționale).

Această parte este, de asemenea, utilizată pentru a atesta – sub pedeapsa mărturiei mincinoase – că persoana este eligibilă în mod legal să lucreze în Statele Unite din cauza faptului că:

• Un cetatean
• Cetățean non-cetățean al Statelor Unite
• Un rezident permanent legal
• Un străin autorizat să lucreze în SUA Angajatul trebuie să introducă data de expirare pentru această autorizație, dacă este cazul.

Un angajat care este străin și autorizat să lucreze trebuie să introducănumărul de înregistrare alstrăinului  (un „număr A” care este un număr unic de 7, 8 sau 9 cifre atribuit unui străin) sau numărul de admitere alformularului I-94. 

Angajatul trebuie să semneze formularul și să-l dateze. Declarațiile false pot duce la amenzi și / sau închisoare.

Este posibil ca unii angajați să aibă nevoie de asistență pentru a-și completa partea din formular. Dacă angajatul este minor sau cu dizabilități (sau are nevoie de traducere), persoana care ajută la completarea formularului (de exemplu, pregătitorul și / sau traducătorul) trebuie să includă și numele și adresa acestora, precum și o semnătură pe formular (de asemenea sub pedeapsa mărturiei mincinoase).

2. Partea II: Pentru angajator, revizuirea documentelor angajatului

Această parte a formularului este completată de angajator. Acesta descrie documentele revizuite de angajator pentru a verifica eligibilitatea pentru angajare. Angajatorul ar trebui să ia această măsură în termen de trei zile de la prima zi de angajare. Angajatorul poate – dar nu este obligat – să creeze o copie a documentelor prezentate.

Există trei liste de documente care pot fi utilizate. Tipul de documente utilizate dictează partea din partea II pe care angajatorul trebuie să o completeze.

Lista A:  Documentele din această listă stabilesc atât identitatea angajatului, cât și autorizația de angajare. Un angajat trebuie să prezinte doar unul dintre următoarele formulare pentru a îndeplini cerința documentului:

• Pașaport american (sau codul pașaportului SUA)
• Cardul de rezident permanent („ cardul verde ”) sau cardul de primire a înregistrării străinilor (din punct de vedere tehnic, cardul verde este formularul I-551)
• Pașaport străin cu ștampila I-551 temporară
• Document de autorizare a angajării care conține o fotografie (Formularul I-766)
• Pentru un străin non-imigrant autorizat să lucreze: un pașaport străin și formularul I-94 (sau 94A) și o aprobare a statutului de non-imigrant al străinului, atâta timp cât nu a expirat
• Pașaport din statele federate din Micronezia, Republica Insulele Marshall

Lista B:  Documentele din această listă arată identitatea angajatului. Dacă un angajat nu are un document dinLista A,trebuie să fie produsun document dinLista B,plus  un document din Lista C (mai jos).

• Permis de conducere sau carte de identitate emisă de un stat (atâta timp cât conține un act de identitate cu fotografie și alte informații personale)
• ID-ul școlii cu o fotografie
• Cartea de înregistrare a alegătorului
• Carte militară americană sau cazier
• Cartea de identitate a dependentului militar
• Cardul Marinei comerciale pentru Garda de Coastă din SUA
• Document tribal nativ american
• Permis de conducere eliberat de o autoritate guvernamentală canadiană

Pentru minorii (sub 18 ani) care nu pot produce unul dintre documentele din Lista B, documentele alternative care sunt acceptabile pentru a dovedi identitatea angajatului includ o evidență școlară sau buletin;dosar de client, medic sau spital;sau un dosar de îngrijire de zi sau de grădiniță.

Lista C:  Acest document stabilește autorizația angajatului de a lucra în Statele Unite. Din nou, încazul în careangajatul nu poate produce un document din Lista A, acestea trebuie să producă una din Lista Bși una dinlista C.

•  Cardul numărului de cont de securitate socială (cu excepția cazului în care cardul menționează: nu este valabil pentru angajare, valabil numai pentru munca cu autorizație INS sau valabil doar pentru muncă cu autorizație DHS)
• Certificat de naștere în străinătate emis de Departamentul de Stat (Formularul FS-545)
• Certificarea raportului de naștere emis de Departamentul de Stat (Formular DS-1350)
• Original sau copie certificată a certificatului de naștere emis de un stat, județ, autoritate municipală sau teritoriu al SUA care are un sigiliu oficial
• Document tribal nativ american
• Cartea de identitate a cetățeanului american (formularul I-197)
• Carte de identitate pentru utilizarea cetățeanului rezident în Statele Unite (Formularul I-179)
• Document de autorizare de angajare emis de Departamentul pentru Securitate Internă

La fel ca și în cazul angajatului, angajatorii trebuie să ateste sub pedeapsa mărturiei mincinoase că au examinat documentele necesare, să creadă că sunt autentici și cred, din câte știu, că angajatul este autorizat să lucreze în SUA Pe lângă semnarea secțiunea de certificare, angajatorul trebuie să noteze prima zi de angajare a angajatului, precum și alte informații despre angajator (numele companiei, titlul persoanei care semnează formularul și adresa companiei).

3. Partea a III-a: Pentru angajator, la reîncadrare

Această parte a formularului este, de asemenea, completată doar de angajator, dar este utilizată numai în cazul reverificării la recrutarea unui angajat. Dacă un angajat este reangajat în termen de trei ani de la data I-9 original, angajatorul poate opta pentru completarea acestei secțiuni sau a unui nou I-9.

Dacă este necesar să completați această parte, atunci angajatorul nu face decât să enumere numele angajatului (sau numele nou în cazul în care angajatul a avut o schimbare de nume) și data recrutării. Dacă autorizația anterioară de angajare a expirat, dar a fost prelungită, introduceți informații despre documentul care stabilește autorizația respectivă (titlul documentului, numărul și data expirării noii autorizații de angajare).

La fel ca în cazul celorlalte părți, angajatul trebuie să semneze sub pedeapsă cu sperjur că consideră că documentul prezentat este autentic și că angajatul este autorizat să lucreze în Statele Unite.

Linia de fund

Angajatorii trebuie să păstreze I-9 pentru ultimii trei ani de la data angajării sau la un an după data încetării angajării. Din când în când, guvernul federal vă poate examina dosarele de muncă. Dacă nu reușiți să produceți I-9, puteți fi sancționat civil și / sau penal. Găsiți mai multe informații despre I-9 din „Manual pentru angajatori: instrucțiuni pentru completarea formularului I-9”. Pentru orice întrebări suplimentare despre I-9, puteți consulta și un avocat în domeniul muncii.