Documente fiscale pe care ar trebui să le păstrați întotdeauna

Odată ce ați depus declarația fiscală, probabil că nu aveți chef să păstrați toate lucrările – W-2, 1099 și multe altele – sau chiar să vă gândiți la impozite. Dar există unele documente pe care doriți să le păstrați la nesfârșit. Efectuarea unei practici de păstrare a documentelor de care veți avea nevoie pentru viitor va răsplăti mai târziu în economiile fiscale. Iată un rezumat al acestor documente și de ce ar trebui să le păstrați.

Copii ale returnărilor

IRS are un timp limitat în care poate audita declarațiile (în general, trei ani de la data scadenței declarației).  Cu toate acestea, această limită nu se aplică dacă IRS consideră că nu ați depus niciodată o declarație. Dacă IRS îți trimite o scrisoare care indică faptul că nu ai depus niciodată, depinde de tine să dovedești contrariul. Pentru a face acest lucru, păstrați o copiea declarațieidvs. pentru totdeauna, împreună cu dovada depunerii.  Tipul dovezii depinde de modul în care ați depus declarația:

• Pentru retururi pe hârtie: o chitanță înregistrată sau certificată sau bonul de la un transportator privat (de ex. FedEx, UPS).
• Pentru returnări electronice: e-mailul de confirmare a returnării dvs. a fost acceptat pentru depunere. Dacă utilizați software pentru a înregistra, e-mailul este generat de software (de exemplu, TurboTax vă trimite un e-mail). Dacă utilizați un preparator plătit, solicitați o confirmare de la preparator că returnarea dvs. a fost acceptată pentru depunere.

Același lucru este valabil și pentru declarațiile de impozit pe venit. Păstrați o copie a declarației de impozit pe venit pentru totdeauna, împreună cu dovada depunerii. 

Documente pentru casa ta

Pentru mulți oameni, o reședință personală este cel mai mare bun unic al acestora și poate genera o factură fiscală considerabilă atunci când este vândută. Legea fiscală permite câștiguri de până la 250.000 de dolari la vânzarea unei reședințe principale (500.000 de dolari pentru solicitanții în comun) dacă sunt îndeplinite anumite condiții. Dacă aceste condiții nu sunt îndeplinite – sau dacă câștigul depășește limita în dolari – rezultă un câștig impozabil. Pentru a minimiza câștigul, este util să maximizați baza casei.  Baza, care începe cu ceea ce ați plătit pentru casă, poate fi mărită prin îmbunătățiri de capital, cum ar fi un supliment, un acoperiș nou, electrocasnice, o piscină în sol și amenajarea teritoriului.

Cu cât dețineți casa mai mult timp, cu atât este mai probabil ca (a) prețul pe care îl obțineți atunci când vindeți să fie mai mare decât ceea ce ați plătit și (b) că ați pus mai mulți bani în casă pentru îmbunătățiri. Găsiți o listă de îmbunătățiri de capital pentru care ar trebui să salvați chitanțe sau alte dovezi de plată în Publicația IRS 523.

În plus față de îmbunătățirile la domiciliu, păstrați extrasul de decontare inițial și alte documente legate de achiziție. Acest lucru vă permite să adăugați la baza costurilor următoarele:

• Taxe abstracte ( rezumatul taxelor de titlu )
• Taxe pentru instalarea serviciilor utilitare
• Taxe legale (inclusiv taxe pentru căutarea unui titlu, pregătirea contractului de vânzare și pregătirea actului)
• Taxe de înregistrare
• Taxe de anchetă
• Asigurarea titlului
• Taxe de transfer sau timbru

Păstrați o evidență a acestor cheltuieli atâta timp cât dețineți casa dvs. și apoi timp de cel puțin trei ani de la depunerea declarației dvs. raportând vânzarea. Perioada de trei ani în majoritatea cazurilor este perioada în care IRS vă poate pune la îndoială poziția.

Costuri de achiziție pentru proprietate

Ca și în cazul îmbunătățirilor de locuințe, doriți să păstrați evidențe legate de alte proprietăți – stocuri, o casă de vacanță, proprietate de închiriat sau lucrări de artă. Din nou, trebuie să știți ce ați plătit pentru proprietate, inclusiv comisioanele și alte costuri de achiziție, astfel încât să puteți calcula în mod corespunzător câștigul atunci când vindeți.În caz contrar, este posibil să trebuiască să plătiți mai multe impozite decât ar fi datorat altfel (depinde de dvs. să vă dovediți baza fiscală dacă IRS vă contestă returnarea).

Ca și în cazul înregistrărilor referitoare la locuința dvs., păstrați aceste evidențe atâta timp cât dețineți proprietatea și apoi cel puțin trei ani după ce ați depus declarația dvs. raportând vânzarea proprietății.

Notă: Firmele de brokeraj și societățile de fonduri mutuale trebuie să furnizeze acuminformații de bază cu privire la anumite valori mobiliare (de exemplu, acțiuni achiziționate de la acestea din 2011). Cu toate acestea, este înțelept să păstrați aceste informații în cazul în care schimbați firma sau firmele fuzionează și vă pierdeți înregistrările (se întâmplă).

Proprietatea moștenită

Când moștenești proprietatea, baza fiscală devine valoarea proprietății la data decesului persoanei care ți-a lăsat-o (numită bază intensificată ).  Proprietățile mari (cele evaluate la peste 11.180.000 de dolari pentru cei care mor în 2018) raportează valoarea pe o declarație federală de impozit pe proprietate ( Formularul 706 ). Este posibil ca moșiile mai mici să fie obligate să raporteze valoarea proprietății pe formularele de impozit pe moarte ale statului, chiar dacă nu se datorează nicio declarație federală. Cereți executorului, administratorului sau reprezentantului personal al proprietății aceste informații.(Noua legislație fiscală a dublat suma de bază de excludere pentru impozitul pe proprietate de la aproximativ 5 milioane dolari la 11 milioane dolari.)

Pentru moșiile care nu sunt obligate să depună astfel de declarații, depinde de moștenitori să stabilească valoarea, care devine baza proprietății. Dacă moșteniți valori mobiliare tranzacționate public, obțineți valoarea acestora pentru data decesului. Dacă moștenești imobilul, poate că vrei să obții o evaluare a momentului decesului, astfel încât să poți demonstra baza ta mai târziu. Din nou, ca și în cazul altor proprietăți, păstrați aceste informații atât timp cât dețineți proprietatea, plus perioada în care IRS vă poate pune la îndoială raportul de vânzare.

Linia de fund

Păstrarea evidenței poate părea obositoare și greoaie. Creați un sistem de evidență care funcționează pentru dvs. Simplificați-vă hârtiile creând o înregistrare electronică (de exemplu, scanați documentele pe care doriți să le păstrați și păstrați-le într-un fișier de pe laptop, pe o unitate flash sau în cloud).

De fapt, păstrarea copiilor înregistrărilor cheie în cloud și / sau în altă locație este, de asemenea, o garanție importantă. Laptopurile și unitățile flash se pot bloca sau se pot pierde. Și chiar și cu înregistrările electronice, înregistrați-le și pe cele pe hârtie, pentru orice eventualitate. Te-ar putea salva o mulțime de probleme dacă tu – sau moștenitorii tăi – ai nevoie de ele în viitor.