1 mai 2021 23:53
„Per diem” sau tariful pe zi este o sumă fixă de rambursare plătită angajaților pentru cazare zilnică, mese și cheltuieli accidentale suportate în timpul călătoriilor legate de afaceri. Tarifele sunt stabilite în fiecare an de către General Services Administration (GSA) pentru destinațiile din SUA continentală;ratele non-străine (de exemplu, Alaska, Hawaii, Puerto Rico și Guam) sunt stabilite de către Departamentul Apărării, iar ratele străine (oriunde în afara SUA și a teritoriilor sale) sunt stabilite de Departamentul de Stat.
Dacă călătoriți pentru afaceri sau aveți angajați care călătoresc, este important să înțelegeți diurna, care oferă o alternativă la rambursare bazată pe înregistrări detaliate ale cheltuielilor și necesită o contabilitate mai puțin elaborată. Aici, vă răspundem la întrebările pe care le-ați putea avea despre diurnă, cum funcționează și ce implică din punct de vedere fiscal.
Ce acoperă Per Diem?
GSA împarte ratele per diem în două categorii:
Mese și cheltuieli accidentale
Categoria meselor și cheltuielilor accesorii (M&IE) acoperă toate mesele (mic dejun, prânz și cină), room service, spălătorie, curățătorie chimică, presare a hainelor și taxe și sfaturi pentru persoanele care oferă servicii, cum ar fi servere alimentare și bagaje transportatori. Tarifele zilnice pentru mese variază în funcție de locație și sunt clasificate în șase niveluri.
Orașele majore au, de obicei, nivelul maxim pe zi de 76 USD;orașele mai mici care găzduiesc călătorii substanțiale legate de afaceri au diurne care se încadrează între nivelurile 2 și 5 (56 USD până la 71 USD). Zonele care nu sunt de obicei vizitate de călătorii de afaceri vor avea o rată minimă de 55 USD.
Cheltuieli de cazare
Categoria de cazare acoperă cazările pentru nopți, cum ar fi hoteluri, moteluri, hanuri, stațiuni și apartamente. Se stabilește o rată diem separată atât pentru M&IE, cât și pentru cazare pentru fiecare locație. De exemplu, pentru anul fiscal 2020, tarifele per diem pentru Atlanta variază între 157 USD și 156 USD pentru cazare și 66 USD pentru M&IE. Pentru Chicago, tarifele de cazare variază între 125 USD și 229 USD, în funcție de lună, iar M&IE per diem este de 76 USD.
De ce diferă tarifele în funcție de locație
Tarifele per diem se bazează pe costul de trai al unei zone. Tarifele per diem din orașele mari, precum Chicago, New York și Los Angeles sunt mai mari decât zonele non-metropolitane, deoarece bunurile și serviciile din orașele mai mari sunt, în general, mai scumpe. Tarifele de cazare pot varia de asemenea în funcție de lună, ca răspuns lacerere și ofertă. Cea mai mare cazare per diem din New York, de exemplu, coincide cu toamna, sezonul care atrage cei mai mulți turiști și călători de afaceri. Tarifele per diem sunt actualizate anual și intră în vigoare pe 1 octombrie, prima zi a anului fiscal al guvernului federal.
Găsirea tarifelor pentru fiecare locație
Adresați-vă angajatorului site-ul web GSA, unde puteți căuta după oraș, stat sau cod poștal pentru anul fiscal curent (1 octombrie până la 30 septembrie). Dacă doriți să vizualizați anul fiscal următor sau orice alt an din 1997, căutați după stat și selectați anul corespunzător din meniul derulant. Faceți clic pe „Găsiți tarife diurne” pentru a vizualiza rezultatele, care sunt defalcate în funcție de destinația principală, județ, cazare maximă pe lună și mese și cheltuieli suplimentare (M&IE).
Dacă căutați o zonă care nu este acoperită de tabelele GSA (de exemplu, Hawaii, care nu face parte din SUA continentală), vor apărea două linkuri care vă vor direcționa către site-ul web corespunzător: Departamentul Apărării pentru străini călătoriți (Alaska, Hawaii, Puerto Rico și Guam) și Departamentul de Stat pentru toate destinațiile străine.
Rata standard pe zi
O rată standard de 55 USD pe zi pentru M&IE și o rată standard de 96 USD pe zi pentru cazare (anul fiscal 2020) se aplică oricărei locații care nu are o rată specificată în tabelele GSA. Acest lucru este valabil pentru toate statele din SUA continentală
Utilizarea de către angajator a tarifelor GSA
În timp ce majoritatea întreprinderilor folosesc ratele per diem stabilite de GSA, pot folosi metode alternative de rambursare. De exemplu, angajatorii pot utiliza metoda IRS high-low, care stabilește o rată forfetară per diem pentru locațiile cu costuri ridicate (de exemplu, New York, Chicago și Districtul Columbia) și o rată forfetară pentru toate celelalte locații. Pentru călătoriile pe sau după 1 octombrie 2019, tariful este de 297 USD (71 USD numai pentru M&IE) pentru călătorii în orice zonă cu costuri ridicate și 200 USD (60 $ M&IE) pentru călătorii către orice altă locație din SUA continentală.
Impozite pe rambursări Per Diem
Plățile diurne nu sunt considerate salarii – și, prin urmare, sunt neimpozabile – atâta timp cât îndeplinesc anumite condiții. Veți fi supus taxelor dacă oricare dintre următoarele sunt adevărate:
- Plata este mai mult decât rata zilnică federală admisibilă
- Nu ați depus un raport de cheltuieli la angajatorul dumneavoastră
- Raportul dvs. de cheltuieli nu a inclus data, ora, locul, suma și scopul comercial al cheltuielilor
- Angajatorul dvs. v-a dat o dietă zilnică și nu a necesitat un raport de cheltuieli.
Dacă oricare dintre situațiile de mai sus este adevărată, diurna dvs. va fi considerată salarizare și va fi supusă impozitului pe reținere la impozit pe venit și impozite pe salarii. Suma va fi raportată de angajatorul dvs. pe formularul dvs. W-2. Dacă doar diurna dvs. a fost mai mare decât rata federală zilnică admisă, doar suma în exces va fi considerată salariu.
Pentru a vă dovedi cheltuielile de călătorie și cheltuielile aferente, vi se va cere să păstrați un jurnal care să includă zilele în care ați călătorit pentru afaceri, unde ați mers și scutirea de impoziteconform regulilor fiscale per diem. Pentru a evita consecințele fiscale nefavorabile, consultați-vă cu consultantul fiscal înainte de a începe o călătorie de afaceri extinsă.
Deoarece plățile per diem nu sunt impozabile, unele persoane pot ridica întrebarea „Pot să accept un salariu mai mic cu diurnă în loc de un salariu mai mare fără diurnă?” Raspunsul este nu.” Politicile per diem nu pot fi create într-o manieră care să permită etichetarea a ceea ce ar trebui plătit ca altceva – în acest caz, per diem.
Plățile diurne asigură rambursarea angajaților care călătoresc în scopuri comerciale. Tarifele variază în funcție de locație și de perioada anului și sunt împărțite în două categorii: cazare și masă și cheltuieli suplimentare (M&IE). Atâta timp cât plățile dvs. nu depășesc rata maximă a diurnei federale, acestea sunt neimpozabile; dacă plățile per diem depășesc limitele federale, orice excedent va fi impozitat ca venit obișnuit.
Tarifele per diem se pot modifica anual, iar legile fiscale per diem pot fi complicate. Consultați un specialist fiscal calificat dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la politica zilnică a companiei dumneavoastră.