Conturi de plătit (AP)

Ce sunt conturile de plătit (AP)?

Conturile de plătit (AP) este un cont din registrul general care reprezintă obligația unei companii de a achita o datorie pe termen scurt față de creditorii sau furnizorii săi. O altă utilizare obișnuită a „AP” se referă la departamentul sau divizia de afaceri care este responsabil pentru efectuarea plăților datorate de companie furnizorilor și altor creditori.

Chei de luat masa

• Conturile de plătit sunt sume datorate vânzătorilor sau furnizorilor pentru bunuri sau servicii primite care nu au fost încă plătite.
• Suma tuturor sumelor restante datorate furnizorilor este prezentată în soldul conturilor de plătit în bilanțul companiei.
• Creșterea sau scăderea totalului AP din perioada anterioară apare în situația fluxului de numerar.
• Conducerea poate alege să își plătească facturile restante cât mai aproape de termenele scadente pentru a îmbunătăți fluxul de numerar.

Înțelegerea conturilor de plătit

Soldul total al conturilor de plătit (AP) al unei companii la un anumit moment în timp va apărea în bilanțul său  în secțiunea pasiv curent. Conturile de plătit sunt datorii care trebuie achitate într-o anumită perioadă pentru a evita neplată. La nivel corporativ, AP se referă la plățile datoriei pe termen scurt datorate furnizorilor. De plătit este, în esență, un IOU pe termen scurt de la o afacere la o altă afacere sau entitate. Cealaltă parte ar înregistra tranzacția ca o creștere a conturilor sale de încasat în aceeași sumă.

Conturile de plătit (AP) sunt o cifră importantă în bilanțul unei companii. Dacă AP crește într-o perioadă anterioară, înseamnă că compania cumpără mai multe bunuri sau servicii pe credit, decât să plătească în numerar. În cazul în care AP-ul unei companii scade, înseamnă că compania își plătește datoriile din perioada anterioară la o rată mai rapidă decât achiziționează articole noi pe credit. Gestionarea conturilor de plătit este esențială în gestionarea fluxului de numerar al unei companii.

Atunci când se utilizează metoda indirectă pentru pregătirea situației fluxului de numerar, creșterea sau scăderea netă a AP din perioada anterioară apare în secțiunea de sus, fluxul de numerar din activitățile de exploatare. Conducerea poate folosi AP pentru a manipula într-o anumită măsură fluxul de numerar al companiei. De exemplu, dacă conducerea dorește să crească rezervele de numerar pentru o anumită perioadă, poate prelungi timpul pe care afacerea îl ia pentru a plăti toate conturile restante în AP. Cu toate acestea, această flexibilitate de plată ulterioară trebuie cântărită cu relațiile în curs de desfășurare pe care compania le are cu furnizorii săi. Este întotdeauna o bună practică comercială să plătiți facturile până la scadența lor.

Înregistrarea conturilor de plătit

Contabilitatea corectă cu intrare dublă necesită întotdeauna un debit și un credit compensator pentru toate intrările făcute în registrul general. Pentru a înregistra conturile de plătit, contabilul  creditează conturile de plătit la primirea facturii sau facturii. Compensarea de debit pentru această intrare este de obicei către un cont de cheltuieli pentru bunul sau serviciul care a fost achiziționat pe credit. Debitul ar putea fi, de asemenea, într-un cont de activ dacă articolul achiziționat a fost un activ valorificabil. Atunci când factura este plătită, contabilul debitează conturi de plătit pentru a reduce soldul pasivului. Creditul de compensare se face în contul de numerar, care scade și soldul de numerar.

De exemplu, imaginați-vă că o companie primește o factură de 500 USD pentru rechizite de birou. Când departamentul AP primește factura, acesta înregistrează un credit de 500 USD în conturi de plătit și un debit de 500 USD la cheltuielile cu furnizarea de birouri. Cheltuielile de debit de 500 USD pentru furnizarea de birouri trec în contul de profit și pierdere în acest moment, astfel încât compania a înregistrat tranzacția de cumpărare, chiar dacă numerarul nu a fost achitat. Acest lucru este în conformitate cu contabilitatea de angajamente, în care cheltuielile sunt recunoscute atunci când sunt efectuate, mai degrabă decât atunci când numerarul se schimbă. Compania plătește apoi factura, iar contabilul introduce un credit de 500 USD în contul de numerar și un debit de 500 USD în conturile de plătit.

O companie poate avea multe plăți deschise datorate furnizorilor în orice moment. Toate plățile restante datorate furnizorilor sunt înregistrate în conturile de plătit. Drept urmare, dacă cineva se uită la soldul conturilor de plătit, va vedea suma totală pe care afacerea o datorează tuturor vânzătorilor și creditorilor pe termen scurt. Această sumă totală apare în bilanț. De exemplu, dacă afacerea de mai sus a primit și o factură pentru serviciile de îngrijire a gazonului în valoare de 50 USD, totalul ambelor înregistrări în conturi de plătit ar fi egal cu 550 USD înainte ca societatea să achite acele datorii.

Conturi de plătit vs. Datorii comerciale

Deși unii oameni folosesc expresia „conturi de plătit” și „datorii comerciale”, expresiile se referă la situații similare, dar ușor diferite. Datorii comerciale constituie banii pe care o companie îi datorează furnizorilor săi pentru bunuri legate de inventar, cum ar fi bunuri comerciale sau materiale care fac parte din inventar. Conturile de plătit includ toate datoriile sau obligațiile pe termen scurt ale companiei.

De exemplu, dacă un restaurant datorează bani unei companii de alimente sau băuturi, acele articole fac parte din inventar și, prin urmare, fac parte din datoriile sale comerciale. Între timp, obligațiile față de alte companii, cum ar fi compania care curăță uniformele personalului restaurantului, intră în categoria de conturi de plătit. Ambele categorii se încadrează în categoria mai largă a conturilor de plătit, iar multe companii le combină pe ambele în termenul de conturi de plătit.

Conturi de plătit vs. Conturi de primit

Conturile de primit și de plătit sunt, în esență, opuse. Conturile de plătit sunt banii pe care o companie îi datorează furnizorilor săi, în timp ce creanțele sunt banii care sunt datorați companiei, de obicei de către clienți. Când o companie tranzacționează cu alta cu credit, una va înregistra o înregistrare în conturile de plătit în conturile lor, în timp ce cealaltă înregistrează o înregistrare în conturile de primit.

întrebări frecvente

Care sunt exemple de datorii?

O plată se creează de fiecare dată când sunt datorate bani de către o firmă pentru servicii prestate sau produse furnizate care nu au fost încă plătite de firmă. Aceasta poate proveni dintr-o achiziție de la un furnizor cu credit sau dintr-o plată în abonament sau în rate care se datorează după primirea bunurilor sau serviciilor.

Unde găsesc conturile plătibile ale unei companii?

Conturile de plătit se găsesc în bilanțul unei firme și, din moment ce reprezintă fonduri datorate altora, sunt înregistrate ca o datorie curentă.

În ce fel sunt diferitele datorii de conturile de primit?

Creanțele reprezintă fonduri datorate firmei pentru serviciile prestate și sunt înregistrate ca activ. Conturile de plătit, pe de altă parte, reprezintă fonduri pe care firma le datorează altora. De exemplu, plățile datorate furnizorilor sau creditorilor. Datorii sunt înregistrate ca datorii.

Sunt plătibile conturile o cheltuială de afaceri?

Nu. Unii oameni cred în mod eronat că conturile de plătit se referă la cheltuielile de rutină ale operațiunilor de bază ale unei companii, totuși aceasta este o interpretare incorectă a termenului. Cheltuielile se găsesc în contul de profit și pierdere al companiei, în timp ce datoriile sunt înregistrate ca pasive în bilanț.