Exemple de note de debit în tranzacții între companii
Notele de debit sunt o formă de dovadă că o companie a creat o înregistrare de debit legitimă în cursul tranzacției cu o altă companie. Acest lucru se poate întâmpla atunci când un cumpărător returnează materiale unui furnizor și trebuie să valideze suma rambursată. În acest caz, cumpărătorul emite o notă de debit care reflectă tranzacția contabilă.
O companie ar putea emite o notă de debit ca răspuns la o notă de credit primită. Greșelile (adesea cheltuielile cu dobânzile și taxele) dintr-o factură de vânzare, cumpărare sau împrumut ar putea determina o firmă să emită o notă de debit pentru a ajuta la corectarea erorii.
Chei de luat masa
- O notă de debit este o tranzacție scrisă care afirmă că o companie a luat măsuri financiare ca urmare a tranzacției cu o altă afacere; nota corespunde unei note de debit într-un jurnal contabil.
- Tranzacțiile între companii utilizează atât note de debit, cât și note de credit; toate notele sunt datate, includ un număr de serie, descrierea tranzacției, detaliile returnării și semnăturile persoanelor implicate.
- O factură subfacturată pe care un furnizor a încercat ulterior să o remedieze ar fi un exemplu tipic de bancnotă de debit; un magazin care returnează produsele furnizorului său și caută să fie rambursat ar fi un alt exemplu.
Note de debit în tranzacții
Notele de debit și biletele de credit sunt aproape întotdeauna implicate în tranzacții între companii (B2B). Ele corespund înregistrărilor de debit și credit din jurnalele contabile, care servesc în continuare drept dovadă a unei tranzacții comerciale anterioare. Acestea pot fi, de asemenea, denumite note de debit.
Notele de debit includ de obicei toate aceleași informații generale: data notei, un număr de serie, o scurtă descriere a tranzacției comerciale anterioare, detalii despre articolele returnate (inclusiv taxele de vânzare și o referință la factură) și semnăturile corespunzătoare autoritățile companiei.
Notele de debit, notele de debit, chitanțele de debit și facturile sunt toate de natură similară și toate sunt documente legitime care demonstrează tranzacții financiare între companii.
Este cel mai probabil să auziți despre o notă de debit în urma unei facturi sub-facturate. Să presupunem că un furnizor a livrat materiale în valoare de 10.000 USD către un client, dar a trimis doar o factură pentru 9.500 USD. După ce și-a dat seama de greșeala sa, furnizorul ar putea trimite o notă de debit clientului său pentru diferența de 500 USD pentru a rezolva problema și pentru a face orice ajustări corespunzătoare la evidența sa contabilă.
Chitanțe de debit
Există o anumită ambiguitate între termenii „notă de debit” și „chitanță de debit”. Uneori, o chitanță de debit este utilizată interschimbabil cu o notă de debit; alteori, chitanțele de debit sunt menite doar să descrie înregistrări scrise care dovedesc că un client datorează bani unei companii. Este rar să vezi termenul de chitanță de debit utilizat pentru tranzacțiile B2B.
Facturi
O notă de debit sau o chitanță de debit este foarte asemănătoare cu o factură. Principala diferență este că facturile arată întotdeauna o vânzare, unde notele de debit și chitanțele de debit reflectă ajustări sau returnări ale tranzacțiilor care au avut loc deja.
Tranzacțiile B2B se bazează de obicei pe o extindere a creditului, în cazul în care un furnizor trimite o expediere către o companie înainte de a fi plătit, apoi facturează companiei suma datorată după livrare. Debitele și creditele sunt metoda contabilă utilizată pentru a urmări aceste tranzacții.
Notele de debit pot fi, de asemenea, înlocuite cu facturile tradiționale atunci când este furnizat un bun sau un serviciu care se află în afara domeniului normal de activitate. Acest lucru ajută la distingerea tranzacției pentru ambele departamente de contabilitate și, de asemenea, împiedică compania emitentă să creeze un nou tip de factură.
Returnări materiale
Gândiți-vă la notele de debit ca la revendicări împotriva erorilor comerciale. În cazul bunurilor returnate de la un cumpărător la un furnizor sau furnizor, nota de debit arată modificarea în jurnalele contabile și solicită returnarea fondurilor (credit). Furnizorul / furnizorul trimite adesea o notă de credit ca dovadă a inversării.
De exemplu, luați în considerare cazul în care compania XYZ returnează material furnizorului său, compania ABC. Pentru a dovedi suma care trebuie rambursată, XYZ întocmește o notă de debit. Achiziția inițială a fost de 5.000 USD, deci nota de debit ar trebui să reflecte costul materialelor plus ratele de impozitare pe vânzări locale. Taxele și costul mărfurilor trebuie să fie întotdeauna elemente rând separate în notă.
La primire, ABC ar trebui să creeze o mică notă de credit ca dovadă a înțelegerii, apoi să procedeze la rambursarea (sau oferirea creditului) XYZ (atâta timp cât nota de debit conținea informații corecte).
Dobânzi / Comisioane de primit
Să presupunem că o afacere datorează un creditor sau comision unei terțe părți pentru serviciile prestate. Într-un astfel de caz, nota de debit este emisă în mod normal pentru a răspunde la o notă de credit primită, dar un debitor ar putea emite întotdeauna una nepromisă.
Notele de debit de primit de la Comisie sunt comune între societățile-mamă și filiale. Bancnotele de debit cu dobânzi de primit pot fi utilizate pentru a ajusta plățile anterioare sau ca o simplă formă de păstrare a evidenței.
Linia de fund
Notele de debit sunt utilizate în tranzacții atunci când este necesară o ajustare a intrării în debit în cazul în care sunt datorate bani. Acestea se găsesc în principal în facturi sub-facturate în cazul în care un furnizor a trimis o factură către un client pentru o sumă mai mică decât costul real, atunci când se datorează dobânzi sau comisioane sau creanțe împotriva erorilor comerciale. O notă de debit va stipula suma de bani datorată de la o parte la alta.