Introducere în sistemele informaționale de contabilitate (AIS)

Un sistem informațional de contabilitate (AIS) este o structură pe care o companie o folosește pentru a colecta, stoca, gestiona, prelucra, prelua și raporta datele sale financiare, astfel încât să poată fi utilizată de contabili, consultanți, analiști de afaceri, manageri, ofițeri financiari șefi (CFO-uri) ), auditori, autorități de reglementare și agenții fiscale.

Contabilii special pregătiți lucrează în profunzime cu AIS pentru a asigura cel mai înalt nivel de acuratețe în tranzacțiile financiare și păstrarea evidențelor unei companii, precum și pentru a pune la dispoziție datele financiare cu ușurință celor care au nevoie în mod legitim de acces la acestea – toate păstrând datele intacte și sigure..

Chei de luat masa

• Un sistem de informații contabile (AIS) este utilizat de companii pentru a colecta, stoca, gestiona, procesa, prelua și raporta date financiare.
• AIS poate fi utilizat de contabili, consultanți, analiști de afaceri, manageri, ofițeri financiari șefi, auditori și autorități de reglementare.
• Un AIS ajută diferitele departamente din cadrul unei companii să lucreze împreună.
• Un AIS eficient utilizează hardware și software pentru a stoca și prelua în mod eficient date.
• Controalele interne și externe ale unui AIS sunt esențiale pentru protejarea datelor sensibile ale unei companii.

Înțelegerea sistemelor de informații contabile (AIS)

Un sistem de informații contabile este o modalitate de urmărire a tuturor activităților contabile și de afaceri pentru o companie. Sistemele de informații contabile constau în general din șase componente principale: oameni, proceduri și instrucțiuni, date, software, infrastructura tehnologiei informației și controale interne. Mai jos este prezentată în detaliu fiecare componentă.

1. Oamenii AIS

Persoanele dintr-un AIS sunt utilizatorii sistemului. Un AIS ajută diferitele departamente din cadrul unei companii să lucreze împreună. Profesioniștii care ar putea avea nevoie să utilizeze AIS-ul unei organizații includ:

• Contabili
• Consultanți
• Analiști de afaceri
• Managerii
• Directorii financiari
• Auditori

De exemplu, conducerea poate stabili obiective de vânzări pentru care personalul poate comanda apoi cantitatea adecvată de inventar. Ordinul de inventariere anunță departamentul de contabilitate cu privire la o nouă plată. Atunci când vânzările se fac într-o afacere, oamenii și departamentele implicate în procesul de vânzare ar putea include următoarele:

1. Agenții de vânzări introduc comenzile clienților în AIS.
2. Facturile contabile sau trimite o factură către client.
3. Depozitul asamblează comanda.
4. Departamentul de expediere trimite comanda către client.
5. Departamentul de contabilitate primește o notificare cu privire la o nouă creanță a conturilor, care este un IOU de la client care este de obicei plătit în 30, 60 sau 90 de zile. 
6. Departamentul de asistență pentru clienți urmărește comanda și livrările clienților.
7. Managementul folosește AIS pentru a crea rapoarte de vânzări și a efectua analize de costuri, care pot include costuri de inventar, transport și fabricație.

Cu un AIS bine conceput, toată lumea din cadrul unei organizații poate accesa același sistem și poate prelua aceleași informații. Un AIS simplifică, de asemenea, procesul de raportare a informațiilor către persoane din afara organizației, atunci când este necesar.

De exemplu, consultanții ar putea utiliza informațiile dintr-un AIS pentru a analiza eficacitatea structurii de stabilire a prețurilor companiei, analizând datele privind costurile, datele privind vânzările și veniturile. De asemenea, auditorii pot utiliza datele pentru a evalua controalele interne ale companiei, starea financiară și conformitatea cu reglementări precum Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS ar trebui să fie conceput pentru a satisface nevoile oamenilor care îl vor folosi. De asemenea, sistemul ar trebui să fie ușor de utilizat și ar trebui să se îmbunătățească, nu să împiedice eficiența.

2. Proceduri și instrucțiuni

Procedura și instrucțiunile unui AIS sunt metodele pe care le folosește pentru colectarea, stocarea, recuperarea și prelucrarea datelor. Aceste metode sunt atât manuale, cât și automatizate. Datele pot proveni atât din surse interne (de exemplu, angajați), cât și din surse externe (de exemplu, din comenzile online ale clienților). Procedurile și instrucțiunile vor fi codificate în software-ul AIS. Cu toate acestea, procedurile și instrucțiunile ar trebui, de asemenea, „codificate” în angajați prin documentare și instruire. Procedurile și instrucțiunile trebuie respectate în mod consecvent pentru a fi eficiente.

3. Date AIS

Un AIS trebuie să aibă o structură de baze de date pentru a stoca informații, cum ar fi limbajul de interogare structurat (SQL), care este un limbaj de calculator utilizat în mod obișnuit pentru baze de date. SQL permite ca datele din AIS să fie manipulate și recuperate în scopul raportării. AIS va avea nevoie, de asemenea, de diverse ecrane de intrare pentru diferitele tipuri de utilizatori ai sistemului și de introducere a datelor, precum și de diferite formate de ieșire pentru a satisface nevoile diferiților utilizatori și diferite tipuri de informații.

Datele conținute într-un AIS reprezintă toate informațiile financiare relevante pentru practicile de afaceri ale organizației. Orice date comerciale care afectează finanțele companiei ar trebui să intre într-un AIS.

Tipul de date incluse într-un AIS depinde de natura companiei, dar poate consta în următoarele:

• Comenzile de vânzări
• Declarațiile de facturare ale clienților
• Rapoarte de analiză a vânzărilor
• Achiziții de rechiziții
• Facturile furnizorului
• Verificați registrele
• Registrul general
• Date de inventar
• Informații despre salarizare
• Pontaj
• Informații fiscale

Datele pot fi utilizate pentru a pregăti situații contabile și rapoarte financiare, inclusiv îmbătrânirea creanțelor, programele de amortizare sau amortizare, un sold de probă și un raport de profit și pierdere. Deținerea tuturor acestor date într-un singur loc – în AIS – facilitează activitățile de păstrare a evidenței, raportare, analiză, audit și luare a deciziilor. Pentru ca datele să fie utile, acestea trebuie să fie complete, exacte și relevante.

Pe de altă parte, exemplele de date care nu ar intra într-un AIS includ note, corespondență, prezentări și manuale. Aceste documente ar putea avea o relație tangențială cu finanțele companiei, dar, excluzând notele de subsol standard, ele nu fac cu adevărat parte din evidența financiară a companiei.

4. Software AIS

Componenta software a unui AIS este programele de calculator utilizate pentru stocarea, recuperarea, procesarea și analiza datelor financiare ale companiei.Înainte de a exista computere, un AIS era un sistem manual, pe hârtie, dar astăzi, majoritatea companiilor folosesc software de calculator ca bază a AIS.Întreprinderile mici ar putea folosi Quickbook-urile Intuit sau Sage’s Sage 50 Accounting, dar există și altele.2  Întreprinderile mici și mijlocii ar putea utiliza SAP One Business.  Întreprinderile de dimensiuni medii și mari ar putea folosi Microsoft Dynamics GP, MAS 90 sau SAS Group de la Sage Group, PeopleSoft de la Oracle sau Epicor Financial Management.567

Calitatea, fiabilitatea și securitatea sunt componente cheie ale unui software AIS eficient. Managerii se bazează pe informațiile pe care le furnizează pentru a lua decizii pentru companie și au nevoie de informații de înaltă calitate pentru a lua decizii solide.

Programele software AIS pot fi personalizate pentru a satisface nevoile unice ale diferitelor tipuri de companii. Dacă un program existent nu îndeplinește nevoile unei companii, software-ul poate fi dezvoltat și intern, cu contribuții substanțiale de la utilizatorii finali sau poate fi dezvoltat de o companie terță specială pentru organizație. Sistemul ar putea fi chiar externalizat către o companie specializată.

Pentru companiile cotate la bursă, indiferent de programul software și de opțiunile de personalizare pe care le alege afacerea, reglementările Sarbanes-Oxley vor dicta într-o oarecare măsură structura AIS. Acest lucru se datorează faptului că reglementările SOX stabilesc controale interne și proceduri de audit pe care companiile publice trebuie să le respecte.

5. Infrastructură IT

Infrastructura tehnologiei informației este doar un nume elegant pentru hardware-ul folosit pentru a opera sistemul de informații contabile. Majoritatea acestor articole hardware pe care o afacere ar trebui să le aibă oricum și pot include următoarele:

• Calculatoare
• Dispozitive mobile
• Servere
• Imprimante
• Protectoare de supratensiune
• Routere
• Suport de stocare
• O sursă de alimentare de rezervă

În plus față de cost, factorii care trebuie luați în considerare la selectarea hardware-ului includ viteza, capacitatea de stocare și dacă acesta poate fi extins și actualizat.

Poate cel mai important, hardware-ul selectat pentru un AIS trebuie să fie compatibil cu software-ul dorit. În mod ideal, ar fi nu doar compatibil, ci optim – un sistem neplăcut va fi mult mai puțin util decât unul rapid. O modalitate prin care companiile pot îndeplini cu ușurință cerințele de compatibilitate hardware și software este achiziționarea unui sistem la cheie care include atât hardware-ul, cât și software-ul de care are nevoie afacerea. Achiziționarea unui sistem la cheie înseamnă, teoretic, că afacerea va obține o combinație optimă de hardware și software pentru AIS-ul său.

Un AIS bun ar trebui să includă, de asemenea, un plan de întreținere, întreținere, înlocuire și actualizare a componentelor sistemului hardware, precum și un plan de eliminare a hardware-ului defect și depășit, astfel încât datele sensibile să fie complet distruse.

6. Controale interne

Controalele interne ale unui AIS sunt măsurile de securitate pe care le conține pentru a proteja datele sensibile. Acestea pot fi la fel de simple ca parolele sau la fel de complexe ca identificarea biometrică. Protocoalele de securitate biometrică pot include stocarea caracteristicilor umane care nu se schimbă în timp, cum ar fi amprentele digitale, vocea și recunoașterea facială.

Un AIS trebuie să aibă controale interne pentru a proteja împotriva accesului neautorizat la computer și pentru a limita accesul la utilizatorii autorizați, care include unii utilizatori din cadrul companiei. De asemenea, trebuie să împiedice accesul neautorizat la fișiere de către persoanele cărora li se permite să acceseze doar anumite părți ale sistemului.

Un AIS conține informații confidențiale care aparțin nu doar companiei, ci și angajaților și clienților săi. Aceste date pot include:

• Numere de securitate socială
• Informații despre salariu și personal
• Numerele cardului de credit
• Informații despre clienți
• Date financiare ale companiei
• Informații financiare ale furnizorilor și furnizorilor

Toate datele dintr-un AIS ar trebui să fie criptate, iar accesul la sistem ar trebui să fie înregistrat și supravegheat. Activitatea sistemului ar trebui să fie, de asemenea, trasabilă.

Un AIS are nevoie, de asemenea, de controale interne care să îl protejeze de viruși de computer, hackeri și alte amenințări interne și externe la adresa securității rețelei. De asemenea, trebuie protejat împotriva dezastrelor naturale și a supratensiunilor de energie care pot provoca pierderea datelor.

Exemple din lumea reală a sistemelor informatice contabile

Un AIS bine conceput permite unei companii să funcționeze fără probleme în fiecare zi, în timp ce un AIS slab proiectat îi poate împiedica funcționarea. A treia utilizare pentru un AIS este că, atunci când o companie are probleme, datele din AIS-ul său pot fi folosite pentru a descoperi povestea a ceea ce a greșit. Cazurile WorldCom și Lehman Brothers oferă două exemple.

WorldCom

În 2002, auditorii interni ai WorldCom, Eugene Morse și Cynthia Cooper, au folosit AIS-ul companiei pentru a descoperi aproape 4 miliarde de dolari în alocări frauduloase de cheltuieli și alte înregistrări contabile.  Investigația lor a condus la încetarea directorului financiar Scott Sullivan, precum și la o nouă legislație – secțiunea 404 din Sarbanes-Oxley Act, care reglementează controalele și procedurile financiare interne ale companiilor.11 

Lehman Brothers

La investigarea cauzelor prăbușirii Lehman, o revizuire a AIS și a altor sisteme de date a fost o componentă cheie, împreună cu colectarea și revizuirea documentelor, plus interviurile cu martori. Căutarea cauzelor eșecului companiei „a necesitat o anchetă și o revizuire extinse a sistemelor de operare, tranzacționare, evaluare, financiare, contabile și alte sisteme de dateale Lehman”, conform raportului examinatorului de 2.200 de pagini, cu nouă volume.

Sistemele Lehman oferă un exemplu de modul în carenu trebuie structuratun AIS. Raportul examinatorului Anton R. Valukas afirmă: „La momentuldepunerii falimentului, Lehman menținea un patchwork de peste 2.600 de sisteme și aplicații software… Multe dintre sistemele Lehman erau arcane, învechite sau nestandardizate”.

Examinatorul a decis să-și concentreze eforturile asupra celor 96 de sisteme care păreau cele mai relevante. Această examinare a necesitat instruire, studiu și încercări și erori doar pentru a învăța cum să utilizați sistemele.

Raportul lui Valukas a menționat, de asemenea, că „sistemele Lehman erau extrem de interdependente, dar relațiile lor erau greu de descifrat și nu erau bine documentate. A fost nevoie de un efort extraordinar pentru a dezlega aceste sisteme pentru a obține informațiile necesare”.

Linia de fund

Cele șase componente ale unui AIS lucrează împreună pentru a ajuta angajații cheie să colecteze, să stocheze, să gestioneze, să proceseze, să recupereze și să raporteze datele lor financiare. A avea un sistem de informații contabile bine dezvoltat și întreținut, eficient și precis, este o componentă indispensabilă a unei afaceri de succes.